De avonturen van Ad Anthonissen - de stukkenstroom

Een bijdrage van Geerts & Partners

De stukkenstroom, hoe krijg je die op orde?

De mooie kans om mee te kunnen kijken in zoveel verschillende gemeentekeukens was voor mij in 2002 een belangrijke motivatie om als interim-griffier aan de slag te gaan. Ik houd van afwisseling en van reuring. Als het allemaal niet zo lekker loopt, gaan mijn handen jeuken en zie ik volop kansen om mensen in samenwerking (weer) bij elkaar te brengen en processen te stroomlijnen. Een belangrijk proces waar je als griffier invloed op kunt uitoefenen is de stukkenstroom naar de gemeenteraad. Hoe soepeler en tijdig die stroom loopt, hoe beter het democratische besluitvormingsproces is. Zorgen voor een goede stukkenstroom is dus bij uitstek een verantwoordelijkheid waarmee je als raadsgriffie(r) het belang van gemeenteraad en burgers dient. 

Er gaan op een gemeentehuis heel wat stukken rond in de organisatie. Stukken die achtereenvolgens vaak op meerdere agenda’s terugkomen voordat er in de raad een besluit over wordt genomen. Even los van de kwaliteit van de inhoud, heeft een goede stukkenstroom in eerste instantie dus alles te maken met een goede planning. Die begint in de ambtelijke organisatie onder leiding van de secretaris. Mijn ervaring is helaas dat ambtelijke organisaties niet altijd uitblinken in plannen of zich aan planningen houden. Stukken zijn regelmatig niet compleet en dan moet de griffie erachteraan. Of stukken zijn aangekondigd maar worden niet op tijd geleverd. Ook dan gaat én moet een griffie er achteraan. Dat moet dan vaak nog op vrijdagmiddag wanneer er nauwelijks iemand is. Zo zorgt de stukkenstroom op veel gemeentehuizen voor de nodige ergernis en stress.  

Hoe voorkom je die ergernis en stress en zorg je voor een soepele en complete stukkenstroom? 

Stap 1: Maak een goede planning en houd iedereen daaraan

In een van mijn sollicitatiegesprekken voor een interim-functie kreeg ik letterlijk de vraag: “We hebben problemen met stukken die niet op tijd worden aangeleverd. Kun jij daar wat aan doen?” Jazeker, dat kan ik wel, verzekerde ik de sollicitatiecommissie. De eerste vergadering van de agendacommissie vergeet ik nooit meer. Ik had twee stapels met stukken gemaakt. Ik zei: ‘deze kunnen nu door en de andere stapel schuift door naar de volgende vergadering. “Hoezo Ad?”, was de vraag. Nou jullie hebben me gevraagd de stukkenstroom in goede banen te leiden. Zo doe ik dat. De ene stapel was namelijk te laat aangeleverd. Kijkend naar de inhoud heeft de agendacommissie toen toch nog twee stukken door laten gaan, maar de rest heb ik teruggestuurd naar de organisatie en betreffende ambtenaren; die kwamen aan de orde bij de volgende vergadercyclus. Dan gebeurt er wel wat in de organisatie, kan ik zeggen. Het is een signaal dat het je menens is en het voordeel is dat een organisatie dat dan ziet en merkt. De planning en de afspraken waren duidelijk. Daar houd ik mensen aan.  

Stap 2: Werk samen aan kwaliteit van de besluitvorming

Waar ik het met ambtenaren ook regelmatig over had, was de kwaliteit van de besluitvorming over onderwerpen die zij inbrachten. Als het goed is, nemen ambtenaren de tijd om een gedegen en goed onderbouwd voorstel te schrijven. Zo’n voorstel verdient in de besluitvormingsfase dan toch net zo goed tijd en aandacht. Dus hoeveel tijd gun je het college voor een inhoudelijk weloverwogen oordeel en besluit? De agenda van de laatste B&W vergadering voor de vergadercyclus van commissies en raad zit dikwijls overvol. Zegt het college: ‘ik ben het er niet mee eens, ik wil het stuk volgende week opnieuw op de agenda’, dan kan het niet door naar de raad. Zo komen veel besluiten onder druk tot stand. Als ik dat constateer, dan pleit ik voor een betere planning die wel ruimte biedt voor een inhoudelijke discussie in het college, de commissies en de raad. 

Een goede stukkenstroom naar de gemeenteraad begint dus met een goede stukkenstroom naar het college van B&W. Daar is de gemeentesecretaris met zijn organisatie voor verantwoordelijk. Dus ook voor de tijdige en volledige overdracht van stukken aan de griffie. Dat regel je als griffier met de gemeentesecretaris.  De secretaris is net als jij een gelijkwaardige partner in de driehoek. Je moet het samen doen. 

Tip 3

Mijn tip aan de gemeentesecretaris is altijd: zorg dat je iemand in de organisatie hebt, een soort bestuursadviseur, waar ambtenaren terecht kunnen met (vragen over en de aanlevering van) stukken. Die adviseur doet zaken met de griffie en zorgt ervoor dat de stukken daar op tijd en compleet worden aangeleverd. Zo samenwerken scheelt gegarandeerd een hoop ergernis en stress en de kwaliteit van de besluitvorming wordt er echt beter van. 

Wil je meer over weten over hoe Ad werkte aan een goed georganiseerde stukkenstroom, dan mag je hem altijd bellen.

Wil je weten wat Ad nog meer aan kennis en ervaring te delen heeft?
Volg dan De Avonturen van Ad Anthonissen op onze website. Elke maand zal er een nieuw avontuur van Ad worden geplaatst.

Je kunt hier jouw e-mailadres achterlaten om na het plaatsen van de reeks, de bundel met alle artikelen te ontvangen. In die bundel doen ook anderen een boekje open over hun ervaringen met Ad Anthonissen. Zoals Lars Voskuil en Solita Groen, respectievelijk burgemeester en raadslid/voorzitter werkgeverscommissie griffie van de gemeente Bergen-nh, oud burgemeester Dirk van der Borg en de landelijk bekende bestuurder Bas Eenhoorn.