“De adviseurs van &BAS prikkelden ons om openlijk te spreken”

Een bijdrage van &BAS

Ery Kooi, interim-griffier bij de gemeente Nuenen

Een heidag waarop alle deelnemers de vrijheid voelen hun mening te geven. En waarop gezamenlijk knopen worden doorgehakt. Met dat doel voor ogen schakelde Ery Kooi, interim-griffier bij de gemeente Nuenen, &BAS in. “Ik wilde graag dat een onafhankelijke partij deze dag in goede banen leidde. En dat is gelukt. Dankzij de drie adviseurs van &BAS was het niet alleen een zeer inspirerende sessie, we hebben ook concrete afspraken gemaakt waar we als gemeente mee verder kunnen.” 

Sparren en discussiëren 

Even weg van de dagelijkse praktijk en op een externe locatie met elkaar sparren en discussiëren over nieuwe plannen en een nieuwe strategie. Voor de gemeente Nuenen is een heidag op z’n tijd een inspirerende manier om belangrijke, lastige of grote vraagstukken te bespreken om zo tot goede besluitvorming te komen. Ery Kooi, in april 2023 bij de gemeente gestart, organiseerde de sessie in juni 2023 voor de gemeenteraadsleden, wethouders, burgemeester en leden van de griffie.  

Belangrijke onderwerpen op de agenda 

“We wilden drie onderwerpen met elkaar bespreken”, vertelt Ery. “Het integriteitsbeleid, de langetermijnagenda en de evaluatie van ons BOB-vergadermodel. Om samen tot goede afspraken te komen, werd in overleg met de burgemeester een externe adviseur erbij betrokken. Ik kende &BAS nog niet. Wel Geerts & Partners, omdat ik in het verleden via hen naar verschillende gemeenten ben uitgezonden voor interim-opdrachten. Dus zo kwam ik bij &BAS terecht en werd al snel een voorbespreking gepland.”   

Topje van de ijsberg 

Op basis van de voorbespreking met Ery konden de adviseurs de dag goed voorbereiden. “Op de dag zelf zorgden ze voor structuur. Ze hielden de regie en zorgden dat iedereen goed aan het woord kwam. En wat vooral heel sterk was: ze voelden naadloos aan dat niet alle deelnemers het achterste van hun tong lieten zien. Daar grepen de adviseurs direct op in door een intermezzo, een extra sessie, in te voegen. Ze maakten visueel – je kent wel dat plaatje van die ijsberg die voor het grootste deel onder water zit – dat ze vermoedden dat veel zaken, ja, onder water bleven. Belangrijke dingen werden niet openlijk besproken, bijvoorbeeld omdat collega’s elkaar niet wilden kwetsen.”  

Gesprekken gepland 

“Tijdens de ingelaste sessie prikkelden de adviseurs ons om na te denken over hoe we samen zo goed mogelijk kunnen bijdragen aan de politieke en ambtelijke besluitvorming. Wat daarbij wel en niet helpt. Daardoor kwam het een en ander los. Zo zei een van de raadsleden dat hij dolgraag met alle negentien raadsleden afzonderlijk in gesprek wilde gaan. In plaats van ‘Nou, mijn deur staat altijd open’ werden er meteen concrete afspraken gemaakt. De eerste gesprekken zijn al geweest.”  

De volgende heidag 

En de agendapunten? “Ook daar zijn goede afspraken over gemaakt. Voor het BOB-model heb ikzelf inmiddels voorstellen gedaan en die notitie is in het fractievoorzittersoverleg al omarmd. Rondom het onderwerp integriteit is de werkgroep opnieuw in stelling gebracht en de voltallige raad en de integriteitscommissie gaan binnenkort concreet aan de slag om het beleid vorm te geven. En voor de lange termijnagenda is de gemeentesecretaris bezig een nieuw protocol op te stellen. Deze laatste twee onderwerpen – integriteit en lange termijnagenda – worden op de volgende heidag verder besproken. Helaas stopt mijn interim-opdracht kort daarvoor, maar ik kan de dag gelukkig nog wel goed voorbereiden.”  

Lovende woorden 

“Voor de begeleiding door &BAS spreek ik graag mijn complimenten uit. Ook van mijn collega’s heb ik alleen maar lovende woorden gehoord. Tegen andere gemeenten zou ik willen zeggen: nodig de adviseurs uit en laat ze maar vertellen wat ze voor je kunnen betekenen. De kennis en expertise liggen er. Dus geef hen én je organisatie de kans om daar gebruik van te maken.”