Geef bestuurders feedback met respect

Bewaak de lange lijnen, geef tegenspraak en ambtenaren dienen de samenleving. Het zijn deze drie opvattingen die kleur en duiding geven aan leiderschap in complexe tijden. Dat is althans de oogst van een gang langs ambtelijke leiders van verschillende gemeenten door A&O fonds Gemeenten.

Vijf dimensies van leiderschap

De publicatie komt voort uit reflecties tijdens vijf door A&O fonds Gemeenten georganiseerde bijeenkomsten met gemeentelijke bestuurders en bekende inleiders over verschillende aspecten van modern leiderschap. Leidraad van de bijeenkomsten was het Kompas van Mark Frequin, oud-topambtenaar bij diverse ministeries. Hij onderscheidt vijf dimensies van leiderschap: turbulente tijd, veeleisende samenleving, complexe overheid, politiek-ambtelijk samenspel en ‘het gaat om de persoon’.

Driehoek als 'hitteschild'

Het eerste thema, turbulente tijden, kent twee invalshoeken: toon meer leiderschap en handel in onzekerheid én bewaak de lange lijn. Naast Mark Frequin werd dit thema ingeleid door Fiona Atighi, directeur Dienstverlening bij de gemeente Amsterdam die in gesprek met de gemeentelijke leiders tot een aantal handelingsperspectieven kwamen voor het omgaan met ‘turbulente tijden’. Kies en ontwikkel een effectieve manier die past bij jouw gemeente om tegenspraak te geven aan de politiek. Dat vergt moed, lef en een gezonde dosis humor. Wees open naar de raad over wat wel en niet kan en zeg eerlijk wat je niet weet en wanneer je dat wel weet. Durf te vertragen: trap tijdig op de rem als er veel emoties in het spel zijn. En gebruik de ‘driehoek’ als ‘hitteschild’ Dit zorgt voor een effectieve en ‘slimme’ samenwerking tussen de raad en de ambtelijke organisatie.

Blijf een 'bureaukleven'

Ufuk Kâhya, voormalig wethouder in ’s-Hertogenbosch en Doğukan Ergin, wethouder in Schiedam, bogen zich over de dimensie ‘veeleisende samenleving’. Die samenleving kun je verdelen in drie categorieën: ‘buurtbaronnen’, de welvarende groep die zijn eigen belangen bij de raad behartigt, de ‘zwijgende meerderheid’, die het zelf kan regelen, en de ‘afhakers’, die grote problemen kent en niet zelfredzaam is. Deze realiteit vergt ‘diversiteit’ in de ambtelijke organisatie. Daarnaast bestaat er ‘wij-zij-denken’ tussen bestuur en ambtenarij, terwijl complexe vraagstukken juist vragen om meer en onbevooroordeelde samenwerking. Hier zijn de handelingsperspectieven: ga de wijk in en doe daar kennis en inzichten op. Luister met empathie naar inwoners en kijk naar inhoud in plaats van direct naar de regels. Organiseer en geef tegenspraak en zorg dan voor een veilige omgeving, waarin tegenspraak wordt gewaardeerd. En investeer in de samenwerkingsrelatie tussen bestuur en ambtenaren: blijf eens ‘bureaukleven’.

De grote vijand is 'haast'

SER-voorzitter Kim Putters mocht de dimensie ‘complexe overheid’ bespiegelen en komt dan uit bij ‘ambtelijk vakmanschap’. Laat het zwaartepunt verschuiven van politieke naar maatschappelijke sensitiviteit, als er om sensitiviteit wordt gevraagd. Om tunneldenken te voorkomen is het nodig de juiste en diverse kennis aan tafel te krijgen. Vraag je dus af wie de aanwezigen vertegenwoordigen en of iedereen ook is vertegenwoordigd. De grote vijand bij gemeenten is ‘haast’, want daardoor is er geen ruimte voor reflectie. Het kopen van tijd door af en toe even niets te doen helpt hierbij, aldus Putters. Om lange lijnen te kunnen bewaken als tegenhanger van de kortetermijnpolitiek is niets doen of afwachten soms de beste oplossing. Verder handel je zowel vanuit hoofd als hart én buik en stimuleer en beloon je dit ook bij anderen. Om het gezamenlijke belang te benadrukken stel je een gezamenlijke strategische agenda op. Laat het eigen belang ‘varen’. En investeer in strategisch hr-beleid door op ‘een leven lang ontwikkelen’ te focussen. Zo behoud je medewerkers die ook kunnen samenwerken met andere gemeenten (‘pooling’).

Koesteren van het conflict

Het politiek-ambtelijk samenspel mocht door de bestuurlijke bril worden bekeken door Paul Depla, burgemeester van Breda. Bij hem zijn de kernwaarden: vakmanschap, loyaliteit (professionele nabijheid) en onafhankelijkheid. De professional dient vanuit drie perspectieven naar vraagstukken te kijken: de politiek (ik ben gekozen), de samenleving (dit is mijn stad) en de professionals (ik heb de expertise). Met daarbij een open houding en proactieve verantwoording bereik je volgens Depla het ideale politiek-ambtelijke samenspel. Het gaat om het creëren en onderhouden van een wederkerige relatie tussen bestuur en samenleving. Dit ‘koesteren van het conflict’ vergt ambtelijk vakmanschap. Maar dat blijkt aan erosie onderhevig. Om dit te herstellen zou volgens Depla het ‘grijze gebied’ tussen rigide regels volgen en regels afschaffen beter benut moeten worden. Maak ook de rolverdeling in het samenspel helder. De bestuurders heeft de visie (eiland) en de ambtenaren moeten die mogelijk maken (bouw een boot en vaar erheen).

Persoonlijk leiderschap

Zet hen die je leidt in hun kracht en vraag hen om feedback. Dat haalt Dorine Wesel, adviseur Leadership & Change bij Twynstra Gudde, uit het Kompas van Frequin bij de dimensie ‘het gaat om de persoon’. Als het bij leiderschap om de persoon gaat, moet er verbinding zijn met anderen en kun je een inspiratie voor anderen zijn. Zelfkennis is van belang: leer dus stil te staan en te vertragen. Focus op jezelf en je eigen essentie, zonder uit het oog te verliezen dat het om het grotere geheel gaat. Zo moet er ruimte ontstaan voor de mantra: eerst begrijpen en dan begrepen worden. Erken dat je elkaar niet altijd begrijpt en er ruimte moet zijn om fouten te maken. Wees mild naar jezelf én naar anderen. Bij persoonlijk leiderschap gaat het, kortom, niet om wat je doet, maar om wie je bent. Geef bestuurders dus feedback met respect en leer dat ook aan anderen. Leg in overleggen steeds weer je eigen rol uit en laat ‘en-en’-denken ontstaan. En vraag je bij elke tegenslag of moeilijke kwestie af waar je naartoe wilt en wat daarbij voor jou belangrijk is.