Parttime vliegende kiep

In vergelijking tot werknemers in het bedrijfsleven zijn gemeenteambtenaren honkvast. Daar moet verandering in komen. Tien gemeenten in de regio Utrecht wisselen daarom onderling personeel uit. Eerste deel van een serie over de flex-ambtenaar.

Personeelsuitwisseling van tien Utrechtse gemeenten

Flexwerk
De moderne ambtenaar wil graag meer mobiliteit in zijn of haar werk. Dat mag zowel in of buiten de eigen organisatie zijn. Een serie over de opmars van flexplekken, flexpools en flexwerken.

Stel dat je op zich erg tevreden bent met je werk, maar dat je na ruim twaalf jaar toch wel zin hebt om ergens anders te kijken. Wat doe je dan? Ontslag nemen is een te rigoureuze optie, want ja, je hebt eigenlijk niets te klagen over je huidige baan. Een tijdelijke klus bij een andere organisatie, dat zou wel wat zijn. Zo redeneerde Astrid Teeuw (48), financieel adviseur bij de gemeente Zeist. Het project ‘Slim met Switch’, waaraan tien gemeenten in de regio Utrecht meedoen, bood uitkomst. Binnen 24 uur nadat Teeuw zich aanmeldde, werd ze gebeld of ze interesse had in een klus in Amersfoort. Daaraan werkt ze nu twaalf uur per week (zie kader). ‘Van twee kanten bevalt het heel goed. Vooral de combinatie van een uitdagende klus en een nieuwe werkomgeving spreekt me aan.’

Ook Simone van der Marck, gemeentesecretaris in Woudenberg, is enthousiast. Ze vindt Slim (Samen Leverancier in Mobiliteit) met Switch een mooie aanvulling op de eigen interne mogelijkheden voor medewerkers om ‘nieuwe rollen en taken’ te vervullen. ‘Door dit project krijgen mensen meer kansen om zich te ontwikkelen.’ Zeker voor een kleine gemeente als Woudenberg (12.500 inwoners, 68 fte) is dat aantrekkelijk, zegt Van der Marck. In vergelijking tot werknemers in het bedrijfsleven zijn gemeenteambtenaren relatief oud (gemiddeld ruim 48 jaar) en honkvast. Daar moet verandering in komen, vinden veel gemeenten. En daarom zijn er verspreid over het land diverse initiatieven om ambtenaren ‘in beweging’ te krijgen.

Anneke van Londen, werkzaam bij de gemeente Leusden, is de bedenker en projectleider van Slim met Switch. Zij heeft het project in 2015 opgezet ‘vanuit een financiële gedachte’. ‘In Leusden moesten we acht ton bezuinigen en zeker als kleine gemeente ben je dan kwetsbaar. Wanneer een ambtenaar met specifieke kennis vertrekt, vang je dat niet zomaar op binnen je eigen organisatie. Dan kom je meestal uit bij externe krachten van de bekende bureaus, waar je gauw 100 tot 150 euro per uur voor betaalt.’

Dat moet goedkoper kunnen, dacht Van Londen. ‘Als we in de regio nou eens een eigen bureautje zouden opzetten waar gemeenten specifieke kennis kunnen inhuren voor zo’n 60 euro per uur, zouden we een hoop geld kunnen besparen.’ Maar het bleek in de praktijk lastig om de ‘BMC’s van deze wereld’ de pas af te snijden, zegt de projectleider. In de zomer van 2015 liepen de initiatiefnemers tegen allerlei juridische problemen aan, van een btw-verplichting tot vennootschapsbelasting. ‘Het was zo complex dat we externe adviseurs moesten gaan inhuren. De weten regelgeving maakte het simpelweg onmogelijk om een eigen bureau op te zetten’, zegt Van Londen.

Frisse blik
Toch had het idee van personeelsuitwisseling wortel geschoten bij de op dat moment betrokken gemeenten (Amersfoort, Leusden, Nijkerk, Soest, Woudenberg en Zeist). Van Londen: ‘Uit je comfortzone komen is altijd goed, zeker als je jaren bij dezelfde organisatie zit. Al was het maar omdat sommige functies op termijn gaan verdwijnen; misschien zijn de klantcontactcentra over tien jaar wel helemaal gedigitaliseerd. Dan is het goed als je nu al gaat kijken wat je nog meer kan en wat je leuk vindt.’ Als een ambtenaar al tientallen jaren bepaalde werkzaamheden verricht en iedereen tevreden is, hoeft zo’n medewerker natuurlijk niet per se ergens anders te gaan kijken, zegt gemeente secretaris Van der Marck. ‘Maar soms vinden de collega’s of de leidinggevenden dat het helemaal niet zo goed gaat. Dan kan een frisse blik bij een andere organisatie helpen.’

In februari 2016 ging de gezamenlijke ‘klussenbank’ van start. Daar kunnen de deelnemende gemeenten klussen aanbieden én om specifieke kennis vragen. Globaal mogen de klussen drie tot zes maanden duren en is het de bedoeling dat de ambtenaren er zes tot twaalf uur per week aan werken. ‘Dat is te overzien’, zegt Van Londen. ‘In het begin vroeg een gemeente of iemand 24 uur per week aan een project wilde werken. Maar dat is geen klus, dat is een vacature. Daar is de klussenbank niet voor bedoeld.’ De uitwisseling moet volgens Van Londen ‘laagdrempelig’ zijn. Zo wordt er gewerkt met gesloten beurzen; het aanbieden en vragen van de zogeheten ‘klusseniers’ gaat op basis van goed vertrouwen. ‘Iedere gemeente begrijpt dat je niet alleen maar kan nemen.’ Als veel medewerkers klussen buiten de deur doen, moet je zorgen dat je ook mensen binnenhaalt, vindt Van der Marck. ‘Het is de bedoeling dat het een treintje wordt. Als iemand bij een andere gemeente een klus gaat doen, komt er een plek vrij. Die wordt idealiter opgevuld door een andere klussenier.’

Talent ontdekken
Elke deelnemende gemeente beschikt over een matchmaker, een bemiddelaar tussen de klussende ambtenaar en de ‘vragende’ gemeente. Bij de sollicitaties voor de klussen wordt volgens Van Londen niet gekeken naar de leeftijd of ervaring, maar naar de kwaliteiten van de medewerker. ‘Het project is vooral bedoeld om mensen hun talenten te laten ontdekken.’

Als iemand een klus krijgt, regelt hij of zij zelf hoe dat gecombineerd wordt met de eigen werkzaamheden, uiteraard in overleg met een leidinggevende. Hoewel de klussen laagdrempelig moeten zijn, zijn ze volgens Van Londen zeker niet vrijblijvend. ‘Je loopt geen stage, je moet echt wat bijdragen.’

De klussenbank is volgens Van Londen succesvol. Slim met Switch kreeg een prijs van A+O fonds Gemeenten en kort voor afgelopen zomer zijn ook Bunnik, De Bilt, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede aangesloten. Van de huidige ruim zestig klussen staat nog ongeveer de helft open. Van Londen: ‘We moeten richting de 100 procent toe. Het actief aanbieden van klussen en klusseniers gebeurt te weinig, nog niet elke gemeente neemt het project serieus.’

Zo doen sommige hr-medewerkers van de deelnemende gemeenten er hun rol als matchmaker ‘er een beetje bij’, zegt de projectleider. ‘Dat werkt niet. Een matchmaker moet actief in zijn eigen gemeenten op zoek gaan naar klussen en mensen die tijdelijk ergens anders aan de slag willen.’ De Woudenbergse gemeentesecretaris Van der Marck denkt wel te weten waarom sommige deelnemende gemeenten nog niet al te scheutig zijn met het aanbieden van klussen. ‘Er wordt soms gedacht dat je iemand binnenhaalt die nog onvoldoende kennis heeft en daarom ingewerkt en begeleid moet worden. Maar als je een persoon met de juiste competenties weet te vinden, is een klussenier juist een verrijking van je organisatie.’

Ook vinden veel ambtenaren het lastig om de eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden los te laten, merkt Van der Marck. ‘Wij moeten het personeel stimuleren om dat toch te doen. Want de mensen die ergens anders een klus doen, komen gemotiveerder terug en blijken beter in staat om hun netwerk uit te breiden. Daar profiteert niet alleen de medewerker zelf van, maar de hele gemeente.’

Astrid Teeuw (48), financieel adviseur gemeente Zeist: ‘Heel goede manier om mensen gemotiveerd te houden’
‘Na ruim twaalf jaar bij de gemeente Zeist merkte ik dat ik een beetje op routine begon te draaien. Ik hoef niet per se weg, want ik kan bij Zeist veel verschillende dingen doen en ik krijg er veel vrijheid. Bovendien wil ik niet alles overhoop halen, maar ergens anders een frisse neus halen, dat leek me wel wat. Slim met Switch bood uitkomst: binnen 24 uur nadat ik me had aangemeld belde een collega uit Amersfoort of ik mee wilde werken aan een webapplicatie voor de begroting van 2018. Daarmee ben ik in mei begonnen en eind oktober zit de klus erop. Ik werk 12 uur per week in Amersfoort en 24 uur besteed ik aan mijn eigen werk.

Van twee kanten bevalt het heel goed. Vooral de combinatie van een uitdagende klus en een nieuwe werkomgeving spreekt me aan. Amersfoort is drie keer zo groot en daarom zie je meer verschillende gezichten. Na al die jaren bij Zeist kent iedereen me of denkt me te kennen. Ik vind het prettig om eens een nieuwe start te maken. Overigens is een grotere organisatie niet per definitie beter of interessanter. Ik heb ook bij de gemeente Utrecht en de provincie Overijssel gewerkt en bij dat soort organisaties kom je gauw in een specialistische hoek terecht.

Bij de gemeente Zeist krijg ik de kans om heel afwisselend werk te doen. Als mijn klus in Amersfoort erop zit, ga ik in Zeist aan een heel nieuwe opdracht beginnen. Het is soms wel een hele jongleertruc om twee ballen in de lucht te houden, maar ik kan het iedereen aanraden om eens bij een andere organisatie te gaan kijken. Ik vind het een heel goede manier om mensen uit te dagen en gemotiveerd te houden.’

Ron Ditewig (51), medewerker klantcontactcentrum gemeente Woudenberg: ‘Een tijdelijke klus bij een andere gemeente is goed voor je ontwikkeling’
‘Ik ben vijfenhalf jaar geleden begonnen op de receptie van de gemeente Woudenberg. Daar heb ik me kunnen doorontwikkelen tot medewerker van het klantcontactcentrum. Omdat ik erg van afwisseling houd, was ik meteen enthousiast over een tijdelijke klus bij een andere gemeente. In Zeist help ik een halve dag per week mee met het in kaart brengen van het gebruik van een gemeentelijke parkeergarage. Op basis van ons onderzoek wordt bepaald welke ambtenaren een parkeerplek krijgen en welke niet. Het is een complexe, maar ook interessante opdracht.

Bij de klus in Zeist moet ik andere kwaliteiten in mezelf aanboren en het is leuk om eens een ander gemeentehuis van binnen te zien. Ook heeft de uitstap ervoor gezorgd dat ik weer met een frisse blik naar mijn eigen werk kijk. Bovendien maak je een goede indruk bij je meerderen, omdat je laat zien dat je ambitie hebt. Een tijdelijke klus bij een andere gemeente is goed voor je ontwikkeling en kan ik daarom iedereen aanraden.

Ik vond het wel lastig om mijn eigen plek te verlaten, want het klantcontactcentrum moet nu eenmaal altijd bemand zijn. Ik wilde mijn collega’s niet in de problemen brengen. Mijn advies aan collega’s en hun leidinggevenden zou zijn om bij een klus altijd goede vervanging te regelen, anders zorgt het voor onrust op de werkvloer.’