Door LinkedIn papierloos werken
Column Bep WeijenbergFinalist van de BB Serious Game Top InfluencersToen BB startte met haar LinkedIn discussiegroepen heb ik meteen mijn kans gegrepen om snel zoveel mogelijk informatie te krijgen over een vraag die mij op dat moment bezig hield: zou ons college van B&W wel graag over de streep willen halen om digitaal te vergaderen. Zijn er goede voorbeelden hoe andere gemeenten dit hebben aangepakt?
Ook wij denken immers na over Het Nieuwe Werken, zaakgericht werken en slimmer werken. Wie niet! Ik had zelf zo het idee dat met name het gedigitaliseerd laten verlopen van de B&W-besluitvorming wel eens een mooie stap in de goede richting zou kunnen zijn.
Daarmee bedoel ik dan niet alleen dat we ons college een I-pad gaan geven en het dan maar aan henzelf gaan overlaten of ze die als een leuk stuk speelgoed gaan gebruiken, maar daadwerkelijk het papier afschaffen! Dat betekent dus ook van ieder B&W-besluit een digitaal dossier maken, het werkproces volledig digitaal laten verlopen en het ook nog voor elkaar krijgen dat de besluitvorming volledig digitaal verloopt. Het werkproces beschrijven is niet zo’n kunst maar het volledig digitaal laten verlopen is een stuk lastiger.
Kreeg nog diezelfde dag reacties dat de Eerste Kamer was overgestapt op papierloos vergaderen, mét een link naar de Eerste Kamer en hoe daar het proces was verlopen. Mij werd gewezen op de gemeenten Nijmegen, Weesp, Vlagtwedde en Pijnacker-Nootdorp die al waren overgestapt op I-pads en dat het daar goed verliep. Een aantal collega’s waarschuwden mij niet zonder een goed plan van aanpak aan de slag te gaan (voor mij een open deur eerlijk gezegd), voor sponsors in het bestuur te zorgen en collega’s van ICT en DIV erbij te betrekken (ook vanzelfsprekend).
De beste tip kreeg ik van een collega in Heerlen die mij meldde dat ook Heerlen sinds juni op digitaal vergaderen is overgestapt: “wij gebruiken een FTP server en met de App Goodreader laden de collegeleden zelf de documenten, werkt perfect." Heerlen is voor mij in Schinnen naast de deur dus een contact is gauw gelegd!
Een collega uit Nieuwegein reageerde weer op het bericht van Heerlen: Daar had men al de afspraak dat bij het indienen van een B&W-stuk het document inclusief bijlagen als PDF moest worden aangeboden. Daarna was de stap naar FTP en synchroniseren van de mappen daarin met Goodreader op een iPad een fluitje van een cent. Was in Nieuwegein binnen een dag geregeld. Men had daarna nog wel de mappen (per vergadering met daaronder stukken) in een openbaar en geheim gedeelte gesplitst. Ook leidinggevenden konden toen op hun iPads de openbare B&W-stukken direct inzien.”
Zo gaat dat dus in onze tijd van snelle informatie-uitwisseling. Binnen een week een aantal gemeenten van wie je kunt leren en ook nog ondersteuning kunt krijgen. Binnenlands Bestuur: prima initiatief! Collega’s bedankt!
Bep Weijenberg
Concerncontroller gemeente Schinnen
*Lees ook columns van andere BB Top Influencer-finalisten>>
*Al LinkedIn-lid? Zoek de finalisten op in de BB Linkedin-groep of in één van de subgroepen:
ik had hier een hele reactie staan, de controle code ingevoerd, blijkbaar was er iets fout gegaan en dan is de hele reactie weg.
Kort gezegd: neem gewoon contact op met Heerlen, kan met mij, en kom eens een keer kijken hoe het proefproject verloopt