Ambtenaren lichten Rotterdam voor 2 miljoen op

Rotterdamse ambtenaren hebben de gemeente Rotterdam in een periode van bijna tien jaar voor zeker 2 miljoen euro opgelicht. De gebrekkige administratie van de gemeente was daar debet aan. Inmiddels zijn vijf ambtenaren ontslagen en vier medewerkers zijn geschorst. Dat schrijft de Rotterdamse wethouder van Financiën Arjan van Gils in een brief aan de gemeenteraad.

Onderzoeken
Externe onderzoekers van Strated Consulting hebben een ‘verificatie- en verdiepingsslag’ uitgevoerd op de onderzoeken die al waren gedaan door de Rijksrecherche en de interne onderzoekseenheid van de gemeente naar de fraude rond vooral wegwerkzaamheden in de openbare ruimte, meldt Van Gils. Daarbij hebben zij ook gekeken naar mogelijk onderliggende zaken. Alleen de samenvatting van de bevindingen en conclusies van de onderzoeken wordt met de gemeenteraad en de pers gedeeld. De onderzoeksrapporten zelf worden niet verspreid. ‘Reden hiervoor is dat in deze rapporten gedetailleerd informatie staat over personen, bedrijven en de organisatie. Het verspreiden van deze rapporten kan negatieve gevolgen hebben voor de juridische procedures die gevolgd gaan worden.’

Afdeling Uitvoering Werken
Het valt de onderzoekers van Strated Consulting op dat binnen het cluster Stadsbeheer tijdens een lange periode door meerdere medewerkers, voornamelijk afzonderlijk van elkaar, in verschillende teams malversaties (vermoedelijk) hebben plaatsgevonden met meerdere leveranciers. Het gaat vooral om financiële gedreven fraude, zoals ophogen van facturen, maar ook om lekken van (vertrouwelijke) informatie tijdens een aanbestedingstraject aan één van de inschrijvers. De afdeling die centraal staat is de Afdeling Uitvoering Werken, onderdeel van Directie Openbare Werken van cluster Stadsbeheer. De fraudes zijn door medewerkers van de afdeling Uitvoering Werken begaan.

10 jaar fraude
De fraude heeft plaatsgevonden over een periode van bijna tien jaar: van 2009 tot en met minimaal medio 2018. Bij een van de constructies was de ambtenaar de spil tussen de hoofdaannemer en de onderaannemer. Door de door hemzelf vervalste en door de bedrijven aangeleverde valse facturen goed te keuren (evenals zijn leidinggevende) werd de gemeente geld afgetroggeld. De ambtenaar kreeg in ruil daarvoor sportfietsen, schoenen en horloges om die via Marktplaats weer te verkopen, zodat hij er contant geld aan overhield. Ook betaalde de onderaannemer een deel van de inrichting van zijn huishouden.

Eigen bedrijfje
De ambtenaar had eerst een eigen e-mailadres bij het bedrijf van de onderaannemer, waarvandaan hij de opgehoogde productieverantwoordingsstaten (pv’s) stuurde. Vanaf 2016 deed hij dat vanuit een eigen bedrijfje. Voor dat werk betaalde de onderaannemer hem. Vorige maand pas kreeg de gemeente een anonieme tip dat deze onderaannemer nog steeds werd ingeschakeld voor werkzaamheden voor de gemeente Rotterdam via een schijnconstructie. Daarop is hoofdaannemers te kennen gegeven dat dit bedrijf onder geen beding meer mag worden ingezet.

Geld 'lenen'
Een andere ambtenaar ontving contant geld van een bedrijf dat hij bij particulieren diensten liet verrichten, zoals het opknappen van tuintjes, om zelf het geld hiervoor op te strijken. Ook ‘leende’ hij geld bij het bedrijf om een boot te kunnen kopen, deels via een rekening van zijn vrouw. Ook zou het bedrijf voor de verbouwing van zijn huis en voor de opstal van zijn aanhangwagen hebben betaald. De ambtenaar schakelde het bedrijf ook in voor werkzaamheden voor zijn watersportvereniging, waarbij het gebruik mocht maken van goederen van de gemeente. De ambtenaar kreeg daarvoor betaald door de vereniging. Van terugbetalingen door de ambtenaar is in beide zaken niets gebleken.

Auto en televisie
Deze ambtenaar werkte bij de gebiedsteams van Uitvoerende Werken. Twee andere ambtenaren die daar directievoerder waren zijn afgelopen zomer ontslagen, omdat zij ook in ruil voor diensten of betalingen bedrijven bevoordeelden. Een derde ontslagen ambtenaar was ondersteuner van de eerstgenoemde ambtenaar en wist ‘op hoofdlijnen’ van zijn praktijken. Ze profiteerde ook, want ze kreeg onder meer een auto en een televisie. Aan eerstgenoemde ambtenaar zijn overigens nog drie malverserende leveranciers te koppelen, bleek in de loop van het onderzoek. Aan een van deze bedrijven heeft de ambtenaar vertrouwelijke informatie gelekt gedurende een aanbestedingsproces, eind 2016. De leverancier heeft toen ook getracht het aanbestedingsproces actief te beïnvloeden.

Minimaal 2 miljoen euro schade
De totale omvang van de directe schade voor de gemeente Rotterdam bedraagt ongeveer 2 miljoen euro, maar dat is met voorbehoud, aangezien de fraude vaak uit een schaduwadministratie gehaald dient te worden. Het bedrag kan nog flink oplopen door indirecte kosten, claims van benadeelde aannemers en gevorderde BTW die moet worden terugbetaald. De gemeente bereidt een procedure van conservatoir beslag voor en heeft richting het Openbaar Ministerie aangegeven dat zij zich zal gaan voegen als benadeelde partij indien en zodra het strafproces aanvangt.

Willens en wetens
De onderliggende oorzaken ligt in eerste instantie bij de ambtenaren en aannemers die willens en wetens frauderen. De onderzoekers vonden geen signalen bij de teams of de afdeling Uitvoerende Werken op basis waarvan leidinggevenden de fraude eerder hadden kunnen zien aankomen of maatregelen hadden moeten nemen. Uit medewerkerstevredenheidsonderzoeken vanaf 2013 bleken geen integriteitsmeldingen, ook niet bij vertrouwenspersonen of integriteitscoördinatoren, waaruit de fraude zou kunnen blijken.

'Hard controls' niet op orde
Toch blijkt uit het onderzoek dat de ‘hard controls’ absoluut voor verbetering vatbaar zijn. Als die geheel op orde waren, had de fraude niet zolang kunnen voortduren. Het gaat dan niet alleen om het voeren van een kwalitatief goede administratie, maar ook om tussentijdse controle op nevenfuncties, het toetsen of voorgeschreven bestekken en goedkeuringsprocedures worden nageleefd en transparantie van gedrag. De aangetroffen administratie bevat feitelijke onjuistheden en was gebrekkig: achteraf is niet alles controleerbaar en aantoonbaar. Verder bleek vertrouwen belangrijker dan controle en was de interne beheersing niet op orde: directievoerders kregen een grote eigenstandige verantwoordelijkheid zonder voldoende ‘checks & balances’. En er was geen organisatiebrede beschrijving van uniforme werkprocessen en -wijzen en geen duidelijke beschrijving van rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Beter verantwoording afleggen
In haar aanbevelingen stellen de onderzoekers dat het ‘UW’ idealiter moet zorgen voor resultaat op straat, maar ook voor ‘een betrouwbare, navolgbare, zinnige verantwoording over gedane uitgaven en uitgevoerde werkzaamheden betreffende dit resultaat’. Korte termijnverbeteringen zullen vooral gericht zijn op beter verantwoording kunnen afleggen. ‘Gevoelsmatig kunnen medewerkers dit ervaren als meer controle en verhoging van de administratieve last. De vrijblijvendheid bij de aanpak van werkzaamheden zal ingeperkt worden. Het is hierbij aan management en leidinggevenden om de langetermijnvisie en het doel goed uit te blijven leggen en te delen met medewerkers.’

Evaluatie integriteitsbeleid 
Wethouder Van Gils schrijft dat hij met Stadsbeheer veel waarde hecht aan de opvolging van de aanbevelingen. ‘De komende tijd worden deze aanbevelingen volgens hem voortvarend opgepakt. ‘Dit geldt niet alleen voor het werkterrein van Stadsbeheer: ook andere organisatieonderdelen zullen hun voordeel doen met de verbeteringen die naar aanleiding van dit onderzoek in gang worden gezet.’ De resultaten van een audit naar ‘hard controls’ worden eind dit jaar verwacht en er komt een evaluatie naar het integriteitsbeleid in brede zin. Het onderwerp wordt ook vaker onderwerp van gesprek tussen concerndirectie en bestuur. Een nieuw jaarplan moet ervoor zorgen dat integriteit ook bespreekbaar wordt binnen de organisatie en dat medewerkers niet-integere zaken melden.