Eerste ambtenaren terug naar gemeentehuis

Beetje bij beetje keren ambtenaren terug naar hun gemeentehuis. Maar wie mag eerst, en hoe druk mag het worden? 

Heb je al een datum? Wanneer kan ik terug naar kantoor? Het zijn steeds vaker voorkomende vragen, volgens Miranda ten Lande, senior adviseur p&o van de gemeente Enschede. ‘We krijgen signalen van mensen die eenzaam zijn of mensen die de motivatie van collega’s nodig hebben.’ Het is van groot belang dat leidinggevenden contact houden met medewerkers thuis, benadrukt Ten Lande.

Problematiek
De meeste gemeentehuizen gaan min of meer beperkt open tot 1 september: Voor belangrijke vergaderingen, of voor de noodzakelijke dienstverlening aan de inwoners. Zo hebben Nieuwegein en Zeist ruimtes corona-­proof ingericht voor fysiek klantcontact. ‘Dat is bijvoorbeeld nodig voor de sociale dienst of voor medewerkers die bezig zijn met overlastproblematiek’, zegt Ellie Liebregts, de gemeentesecretaris van Zeist.

Het sociaal team van Zeist houdt nu casuïstiekoverleg in de trouwzaal omdat hun eigen kantoren niet veilig genoeg konden worden gemaakt. Het overleg mag, mits van te voren aangevraagd. In Zeist houdt de werkgroep ‘Anders werken in 2020 en verder’ alle vergaderverzoeken bij. En de werkgroep adviseert over allerlei corona-thema’s: spatschermen, bezoektijden, maximale bezetting in de vitale processen en looplijnen. Die laatste zijn echt nodig volgens gemeentesecretaris René Grotens van Zeist: ‘We hebben een modern maar knus gebouw. Je botst gemakkelijk tegen elkaar op.’

Verkeersdrukte
De ‘verkeersdrukte’ speelt ook een rol in Nieuwegein. ‘Je kunt de kantoortuinen wel weer volledig in gebruik nemen en overal spatschermen hangen, maar dat is niet fijn. En je komt in de knel bij de liften, de trappenhuizen, de toiletten’, zegt Ellie Liebregts. Nieuwegein kiest daarom voor het zoveel mogelijk in acht nemen van de anderhalve meter in het stadhuis en het beperkt plaatsen van schermen.

30 procent
Houd de bezettingsgraad laag, het aantal contactmomenten beperkt en zorg voor een goede routing. Michiel Otto, de directeur van HEVO, het bureau voor advies en bouwmanagement in huisvesting en vastgoed, kent de belangrijkste corona-adviezen die hij aan gemeenten geeft uit zijn hoofd. Bij HEVO zelf wordt gewerkt met een app waarop je een plek kunt reserveren. ‘Je wilt niet verrast worden door de drukte en door de app weet je of je een veilige plek hebt.’

Groningen heeft een bezettingsgraad van 30 procent’, aldus gemeentesecretaris Christien Bronda. ‘We willen opgaan met andere overheden. En het mag ook niet hoger zijn, als we anderhalve meter afstand willen houden. Dat hebben we berekend met de Social Distancing Calculator. We gaan maatwerk leveren voor de verschillende situaties van medewerkers: per functiegroep, voor medewerkers met kinderen of gezondheidsproblemen. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van roosters.’

Van de ambtenaren in Nieuwegein werkt liefst 80 procent thuis. Liebregts: ‘De behoefte om weer naar kantoor te komen leeft wel bij veel collega’s. Maar we zijn terughoudend, ook vanwege onze voorbeeldfunctie. En misschien hebben we het thuiswerken wel te goed geregeld, wat het werk betreft kan het dus vaak ook.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 13 van deze week (gratis inlog)