Besluitvorming Súdwest-Fryslân ‘niet transparant’

Ambtenaren in de gemeente Súdwest-Fryslân zijn over het algemeen tevreden over hun werk, voelen zich veilig, krijgen de kans te doen waar ze goed in zijn en voldoende mogelijkheden om zich vakinhoudelijk te ontwikkelen. Tegelijkertijd schort het aan communicatie tussen teams en vanuit de top, is besluitvorming niet transparant, ontbreekt het aan een duidelijke toekomstvisie en vindt een derde de werkdruk te hoog.

Beter samenwerken
Volgens de ambtenaren van Súdwest-Fryslân moet de gemeente vooral verbeteren in samenwerking (55 procent), communicatie (44 procent) en visie en doelen (33 procent). Dat blijkt uit een onderzoek onder hen dat is uitgevoerd door Effectory en dat op verzoek van de gemeenteraad vorige week is gepubliceerd. De gemeente wilde weten waar zij op dit moment staat als organisatie en wil nu actief aan de slag met de resultaten en prioriteiten. Ruim 70 procent van de 1020 medewerkers vulde de vragenlijst in. De ‘keten openbare ruimte’ bleef enigzins achter met 56 procent. Concerncontrol en leidinggevenden vulden de vragenlijst bijna allemaal in.

Visie op leiderschap
Goede cijfers zijn er voor sociale veiligheid (7,6), inhoud van het werk, management uit vertrouwen en samenwerking (7,5) en bevlogenheid (7,3). Slechter doet de gemeentelijke organisatie het in werkdruk (5,7), resultaatgerichtheid (5,5), beoordeling (5,4) en informatievoorziening (5,0). Een aanbeveling van de onderzoekers is te verkennen wat de visie van de organisatie op leiderschap en professionalisering van medewerkers betekent voor de dagelijkse sturing. ‘Ontwikkel de huidige leiders in de richting van de profielen die bij de visie horen.’

Feedbackcultuur ontwikkelen
Wie de resultaten goed bekijkt valt op dat de afdeling ‘omgeving’ een negatieve uitschieter is. De module ‘beoordeling’ geven zij bijvoorbeeld een 2,3. Ook bij leidinggevenden is de lage score (3,4) hier overigens opvallend. Er is geen duidelijke procedure voor beoordeling, prestaties worden nauwelijks geëvalueerd en men weet ook niet echt waarop men eigenlijk wordt beoordeeld. Een van de andere aanbevelingen van Effectory is om een feedbackcultuur te ontwikkelen en het beoordelen van elkaars functioneren en het elkaar aanspreken op gedrag. Ook zou teams en medewerkers duidelijk gemaakt moeten worden hoe zij kunnen bijdragen aan de algemene organisatiedoelstelling. ‘Dit zal helpen om gevoelens van betrokkenheid (gemiddeld cijfer: 6,3) te stimuleren.’ Verder is het goed om te bepalen wat de rol van een leidinggevende hierin precies is.

Veel ontevredenheid bij afdeling 'omgeving'
Op ‘leiderschap’ geeft de afdeling omgeving trouwens een 3,9. Kennelijk is de ontevredenheid over de direct leidinggevende daar groot, want de score op het zorgen voor goede samenwerking tussen medewerkers is laag: 3,1. Ook heeft deze geen goed beeld van wat de teamdoelen zijn (3,7) en geeft deze niet het goede voorbeeld (3,7). Ook op andere modules zijn de scores bij de afdeling omgeving veelal laag of laag ten opzichte van de andere afdelingen. De werkdruk is te hoog vindt de helft van die medewerkers. De stelling ‘ik heb vaak meer werk te doen dan ik aankan’ krijgt het cijfer 3,4. De categorie ‘leidinggevenden’ geeft daar het cijfer 4,2 en vindt de werkdruk ook te hoog. Dat geldt goed geteld trouwens voor de helft. De andere helft in beide categorieën vindt de werkdruk ‘goed’.

Informatievoorziening onvoldoende
En dan zijn er nog de resultaten op informatievoorziening die organisatiebreed het cijfer 5 krijgt. De communicatie tussen teams verloopt niet goed (4,4), maar ook top-down laat de communicatie te wensen over (4,6). Beleidsveranderingen worden niet goed uitgelegd (4,4) en besluitvorming is niet transparant (4,6). De gemeente Súdwest-Fryslân heeft na het onderzoek gesprekken gevoerd binnen de teams over de huidige gang van zaken en hoe het beter kan. ‘De scores laten zien dat we goed op weg zijn en bieden duidelijke aanknopingspunten om mee aan de slag te gaan. Wij hebben managers gevraagd de scores te zien als signaal en die te bespreken met hun medewerkers om te achterhalen wat de scores betekenen en wat medewerkers willen en nodig hebben’, laat algemeen directeur Pieter Zondervan weten in een schriftelijke reactie. 

In context plaatsen
Nadat de resultaten in september vorig jaar intern zijn gedeeld, zijn deze besproken en actiepunten benoemd. ‘Daarmee borgen we de belangrijkste leer- en verbeterpunten.’ Trots is Zondervan op de scores over bevlogenheid, betrokkenheid en werkgeverschap. ‘Ook al zien we in de scores over de organisatie heen grote verschillen.’ De 3,4 op het onderdeel ‘beoordelen’ moeten we 'in context plaatsen' en relateren aan het feit dat dit onderzoek halverwege 2019 is gehouden en ‘iets zegt over het beoordelingsproces in het jaar 2018 en daarvoor’. ‘Ten aanzien van de leidinggevenden speelden in 2018 twee zaken: de start van de transitie van de organisatie van domeinen naar ketens en een minder belang in het formele beoordelingsproces.’

Lacune in beoordeling onderkend

Over het hele functionerings- en beoordelingsproces is veel discussie gevoerd, aldus Zondervan. De formele procedure vonden veel leidinggevenden ‘te bureaucratisch’ en voegde weinig toe aan de dialoog tussen medewerker en leidinggevende en tussen leidinggevende en directie. ‘Na de discussie is afgestapt van de centrale, formele procedure. Het vormgeven van de gesprekscyclus is overgelaten aan de teams.’ Ook is afgesproken managementbeoordelingen over 2019 anders te doen. ‘Vanuit de directie is de lacune in de formele beoordeling van teammanagers onderkend en over 2019 een uitgebreid evaluatieproces ingevoerd met 360 graden feedback en een intensieve evaluatie met directie en collega-teammanagers in de huidige ketens. Ook zijn de onderzoeksresultaten met de leidinggevenden besproken en omgezet in actiepunten, zoals vernieuwing van de gesprekscyclus voor leidinggevenden en de vernieuwing van de gesprekscyclus voor de gehele organisatie.’