Leren dealen met de werkstress

Gemeenteambtenaren ervaren een steeds hogere werkdruk, schreef Binnenlands Bestuur vorige maand, op basis van een eigen enquête. Hoe houd je het hoofd boven water? Drie coaches zoomen in op de mogelijkheden voor gemeenteambtenaar, leidinggevende en HR-professional.

Structureel overwerken

‘Sinds ik met ambtenaren werk valt me op hoe vaak ze structureel overwerken’, zegt Jolanda Verstraate, sinds dertien jaar verbonden aan CiEP Training en Coaching. ‘Ik vraag ze hun agenda zichtbaar te maken en toe te lichten. Dan wordt al snel duidelijk dat het allemaal niet past. Vanuit betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel gaan ze regelmatig over hun grenzen heen. Dat hou je een tijdje vol, maar uiteindelijk eist het zijn tol.’

Niet gemakkelijker

Uit recent onderzoek van Binnenlands Bestuur bleek dat meer dan de helft van de gemeenteambtenaren de werkdruk als hoog tot zeer hoog ervaart. En dat die werkdruk ook nog eens steeds verder oploopt. Josien Sneek, eigenaar van trainings- en coachingsbureau Ervaren Ambtenaren, relativeert de enquête-uitslagen. ‘Zelf zie ik hier natuurlijk alleen mensen die stuk zijn gelopen op de werklast en ook op de strenge hiërarchie bij overheden. Het is er zeker niet gemakkelijker op geworden. Maar uit de enquête blijkt dat de groep die de werkdruk echt te hoog vindt, relatief klein is. Uit het meest recente Nationaal Werkgeluk Onderzoek blijkt dat mensen hoge werkdruk niet erg vinden, velen vinden het zelfs wel prettig. Dus maak het probleem niet te groot.’

Methodiek

‘Toch lopen veel gemeenteambtenaren rond met de vraag: kan dat nu niet leuker, slimmer, handiger?’ zegt Verstraate. ‘En iedereen worstelt met andere dingen. De een zegt nooit nee, de ander denkt te optimistisch over de tijd die iets kost, weer een ander steekt altijd zijn hand op. We starten onze groepstrainingen daarom altijd op individueel niveau. En we reiken een methodiek aan die zorgt voor structuur, overzicht, regie, bewustwording van eigen gedrag en het bewaken en aangeven van grenzen.’  

Waan van de dag

Structuur? Daar zijn veel ambtenaren niet mee bezig. ‘Die beginnen gewoon, dan komt de waan van de dag binnenzeilen. Ze gaan aan de slag met de spoedzaken, ze moeten nog mailtjes beantwoorden, een rapport schrijven, ondertussen plant iedereen hun agenda vol, en zo raken ze de regie kwijt. Om weer grip te krijgen moet je jezelf vragen stellen: wat is mijn rol, welke resultaten moet ik halen, hoeveel tijd kost het, wanneer ga ik het doen?’

Bang

Ook het gesprek aangaan over wat haalbaar is, vinden ambtenaren lastig, weet Verstraate. ‘Ze vinden zichzelf dan geen goede collega of zijn bang voor een conflict. Maar het is belangrijk en je kunt het leren.’

Politiek venijn

Melissa Schouman is zelfstandig stress- en burnout-coach en richt zich vanwege haar eigen jarenlange gemeentelijke HR-ervaring vooral op overheidsorganisaties. Ze heeft het over ‘het politieke venijn’. ‘In veel beroepsgroepen loopt de werkdruk op, maar bij gemeenten is er meer politieke druk, zijn lontjes korter geworden, is er meer ongeduld en staat men steeds vaker in een crisisstand.’
 

Op de rem

Schouman benadrukt ook het belang van het gesprek tussen medewerker en leidinggevende. ‘De leidinggevende is er niet verantwoordelijk voor dat het hele team steeds de gezonde dingen aan het doen is. Maar regelmatig een gesprek is wel nodig: hoe gaat het met je werkdruk? Maak een vast rondje in het werkoverleg: hoe zit iedereen erbij? Als iemand aangeeft dat het te pittig is, bespreek dan hoe het toch kan lukken. Of bekijk hoe het hele team kan voorkomen dat iemand omvalt. En de leidinggevende kan natuurlijk namens zijn team op de rem trappen.’

Uit de wind

‘Ja, de leidinggevende of manager moet gefundeerd taken tegen kunnen houden en de mensen op de werkvloer uit de wind houden,’ zegt Verstraate. Maar de manager, die heeft het ook te druk. ‘Die weet soms zelf amper het hoofd boven water te houden. Terwijl leidinggeven aan jezelf voorafgaat aan leidinggeven aan anderen. Pas als je jezelf weet te managen, je eigen werk goed weet te plannen en te organiseren, kun je er voor je team zijn.’

Handjes

Het venijn zit hem niet alleen in de politieke context. Het gebrek aan handjes, zo blijkt uit de enquete van Binnenlands Bestuur, is minstens zo’n grote boosdoener. Volgens respondenten is er weinig hoop ‘omdat veel collega’s met bergen ervaring binnen tien jaar vertrekken’. Josien Sneek denkt dat dat voorkomen kan en moet worden. ‘Het probleem is dat gemeenten aan jongeren trekken die toch niet komen. Besteed die energie liever aan het voeren van gesprekken met de mensen die er al werken. Vooral mensen die in de tweede helft van hun loopbaan zitten worden een beetje aan hun lot overgelaten.’

Lees het hele verhaal over de werkstress deze week in BB05 (inlog).