Ambtenaren kunnen werk doen zonder kantoor
Waar de wifi en de koffie goed is, daar is mijn kantoor. Het is het motto van de moderne ‘zwerfambtenaar’ die altijd aan het werk is, maar ook altijd vrij. Zelf je tijd indelen waar en wanneer je maar wilt, de waarde zit immers in de mensen en niet in het kantoorgebouw. Deelgemeente Overschie werkte al jaren flexibel maar ging een stapje verder. Ze wilde kijken of het ook helemaal zonder het fysieke deelgemeentekantoor kon. Een maand lang zat het slot op de deur van het kantoor en moesten de 22 ambtenaren zich maar redden op straat. Conclusie: het werkt. Gezellig? Niet altijd.
Meer in samenleving
Het is de medewerkers over het algemeen goed bevallen om elke dag een werkplek elders te zoeken. Al was het alleen maar omdat de ambtenaren en bestuurders meer bewoners dan gebruikelijk hebben gesproken. Door ‘ontheemd’ te zijn hadden ze het gevoel meer in de samenleving te opereren in plaats van verschanst vanuit een kantoor te werken. Wel bleek dat het de deelgemeente nog ontbreekt aan voldoende flexibele werkplekken.Ook vergt het wel wat organisatie. Ontmoetingen met collega’s moeten elke dag goed gepland worden. ‘Ik heb al een aantal keren een tijdje in mijn auto zitten werken omdat dat afspraken niet aansloten,’ vertelt gemeentesecretaris John Engelen. Goede communicatie is overigens van levensbelang bij deze manier van werken. Overschie maakt dan ook veel gebruik van digitale oplossingen. Zie onder dit artikel een overzicht.
Eenzame receptioniste
Wat na het experiment bleek was dat het niet voor alle functies even succesvol is om zonder kantoor te werken. De mensen van de facilitaire dienst zijn bijvoorbeeld de enige die wel op het kantoor moeten zijn om bijvoorbeeld leveranciers en post te ontvangen. Een maand lang in een spookgebouw werken met z’n tweetjes bleek geen feest. Ook receptioniste Mandy van Dijk was wat eenzaam in haar Schiedamse keuken zonder aanspraak van collega’s of burgers. Zij is het eerste telefonische aanspreekpunt en kan dus niet onderweg zijn tijdens haar shift. Ze was gebonden aan één locatie; haar huis. ‘Het is even wennen, maar het lukt allemaal wel zo vanaf een afstand,’ zegt Mandy. Ik mis mijn collega’s alleen wel. Ik heb gemerkt dat ik niet volledig thuis wil werken. De helft dat zou perfect zijn.
Fifty-fifty
Voor Het Nieuwe Werken geldt kennelijk de gulden middenweg, de vrijheid om de helft op kantoor en de helft elders te werken zou volgens de ambtenaren precies goed zijn. Dat beaamt arbeidseconoom Ronald Dekker, verbonden aan instituut Reflect dat onderzoek doet naar flexibel werken. ‘Ik geloof niet in een volledig virtueel kantoor, er zal altijd een psychologische behoefte blijven bestaan aan een fysieke omgeving. Het is ook overzichtelijker: thuis is thuis en werk is werk. Dat wil overigens niet zeggen dat dat per se 40 uur moet. Ik schat dat beleidsambtenaren fifty-fifty buiten het kantoor zouden kunnen werken, dat is de kritische grens.’
Winst voor werknemer en werkgever
In die gulden middenweg zit de winst voor zowel werkgever als werknemer, aldus Dekker. Bij flexibel werken ligt de productiviteit hoger, personeel is blijer omdat privé en werk beter kunnen worden gecombineerd en voor de werkgever is het aantrekkelijk dat er op de werkplek kan worden bezuinigd. Maar de arbeidseconoom benadrukt dat er meer moet zijn dan bezuinigingsdrift alleen wil Het Nieuwe Werken binnen een organisatie slagen. Maar een belangrijke aanbeveling in de evaluatie van het Overschiese project is om te onderzoeken hoeveel vierkante meter er afgestoten kan worden. En dat is toch een lucratieve bevinding voor Overschie, die net als alle gemeenten enorm moet gaan bezuinigen.
Lees in het magazine Binnenlands Bestuur van 26 juli een reportage over het kantoorloze experiment in de deelgemeente Overschie Of lees hier>>
Bekijk hiernaast de fotoreportage van het experiment
Overschie gebruikt deze digitale hulpmiddelen:
| Collaborate | Op deze app kun je verschillende 'rooms’ aanmaken waar je collega's virtueel kunt ontmoeten. Je kunt collega's in deze kamer uitnodigen en elkaar dan informeren over een bepaald project of beleidsterrein. Het is een tijdlijn waarop iedereen zijn of haar berichten, documenten, foto’s en locaties deelt |
| Path | Deze app lijkt op Collaborate. Het verschil is dat er geen kamers te maken zijn, dus er is slechts één groep die berichten kan posten en mee kan lezen. Alleen collega’s worden tot de groep toegelaten(dus geen bestuurders, raadsleden of vrienden). Wordt NIET gebruikt voor werkgerelateerde zaken, alleen voor dingen in de privésfeer |
| Soort gratis sms-dienst. Te gebruiken om berichten naar één of een beperkt aantal collega's te sturen, zonder dat iedereen meeleest. Een goede back-up voor het geval Collaborate eruit ligt | |
| Notability |
Een toepassing om correspondentie digitaal, maar wel met een echte handtekening te ondertekenen |
| GoToMeeting |
Easy online meetings, video-conference app. Iedereen kan hiervoor uitgenodigd worden en kan vanaf z'n eigen werkplek meekijken/-luisteren/-praten en zelf gezien worden |
| Persoonsgebonden ICT-budget |
Alle ambtenaren mogen zelf hun apparatuur van een toegewezen budget aanschaffen. Er is geen ICT-afdeling, reparatie wordt uitbesteed. Voor ieder apparaat is er een 3-jarige verzekering. Als er iets gestolen is wordt het naar redelijkheid en billijkheid opgelost. |
| De Gemeente-wet | Biedt de mogelijkheid om besluitvorming via de mail te doen. Overschie maakt hier veel gebruik van |
Reacties: 15
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
De meeste ambtenaren hebben tegenwoordig toch geen dossier meer, laat staan dossierkennis.
Het maakt dus geen bal meer uit. Alles is in procedures gestopt. Begrip, kennis en aandacht zijn al uit het ambtenarenbestaan verdwenen.
Het blijft een bezuiniging die je marketing technisch gezien heel goed kunt voorkopen als voordeel voor de werknemer.
Ik ben een voorstander dat iedereen het inricht zoals hij/zij het zelf wenst. Persoonlijk vind ik het prettig om werk en privé door elkaar heen te laten lopen, maar kan mij ook goed voorstellen dat dit niet voor iedereen geldt.
En als je dan zo'n verhaal moet verkopen met een foto van een mevrouw achter de keukentafel is dat toch wel de limit.
Wat was er mis met de oude gewoonte waarbij individuele medewerkers, in overleg met hun leidigngevende en hun naaste collega's, voor bijzondere perioden of klussen (een deel van hun tijd) thuis aan de slag gingen?
Oké, dat levert geen niet-meer-nodige werkplekken op, maar is dat werkelijk kostenbesparend als je thuiswerken materieel en financieel faciliteert en ook zorgt voor minimale arbeidsomstandigheden? Als zo'n medewerker naar de buurgemeente vertrekt, breek je dan zijn/haar thuiswerkkamer weer af of verkoop je die aan de ontvangende werkgever? En als het all-hands-on-deck is hoe huisvest je dan al je medewerkers in je mini-stadskantoortje?
Hoe beoordeel je iemands productiviteit en hoe gaat de werknemer om met dingen die op kantoor langs hem/haar heen gaan?
Zo maar wat vragen, die ik nog niet een twee drie beantwoord zie.
Zolang invoering eigenlijk alleen maar om kostenredenen wordt ingezet is er volgens mij geen enkel ander voordeel wat hout snijdt.
De betreffende beslissingen m.b.t. de gebruikte tools zijn duidelijk over één nacht ijs genomen. Het ware beter geweest te rade te gaan bij gespecialiseerde bureau's en verwante instellingen, die al jaren met HNW bezig zijn. Ik heb heel veel communities onderzocht, die op alle servers goed werken en die er niet zo maar uitliggen, er zijn betere alternatieven voor realtime collaborating (realtime delen van documenten, videovergaderen, werkgerelateerd chatten - ook met externe deskundigen- dan Path of Facetime(!) (alleen voor Ipadgebruikers), ook betere alternatieven voor niet-werkgerelateerd realtime videobellen, chatten, delen van documenten met behulp van communities.
Al snel, eind augustus, begin september komt een boek over samenwerkingstools/Het Nieuwe Werken uit, waarin heel goede, zakelijke oplossingen, tevens kosteloos, voor ELK device en op elke server te gebruiken. Het heet "Efficiënt werken met Gratis Webtools." Geschikt voor gemeenten, besturen, mkb, vrijwilligers, enz.
In de gemeente Molenwaard heeft men, als eerste Nederlandse gemeente, besloten om het voortaan helemaal zonder gemeentehuis te doen. Erg interessante aanpak en oplossingen gehoord onder meer betreffende thuiswerken. In de diverse kernen van de gemeente kunnen ambtenaren vergaderen in lokale ruimtes (van bestaande horeca tot voetbalkantine waar de gemeente ook lopende koffierekeningen e.d. heeft) - de band tussen ambtenaren en de lokale gemeenschap wordt zo uiteraard dagelijks aangehaald én het bespaart de gemeente kosten. Ook op andere gebieden wordt 'ontregeld' in Molenwaard / met frisse blik naar bestaande vraagstukken gekeken: Als je 's winters koek en zopie wilt verkopen als ondernemer, naast bevroren waterwegen waar geschaatst wordt, dan heb je daar geen vergunning meer voor nodig om je verkoopkar te stallen (er wordt alleen aan de ondernemers gevraagd om voldoende ruimte te houden voor de brandweer / ziekenauto voor het geval dat nodig is). Dat werkt tot dusver uitstekend. Paspoorten worden afgeleverd bij burgers thuis door een gespecialiseerd koeriersbedrijf (dat strengere beveiligingsmaatregelen hanteert dan BZK en de gemeente voorschreven!), medewerkers krijgen een mobiele telefoon zonder belminuut-limiet (de gemeente vraagt ambtenaren om hier verstandig mee om te gaan - in twee jaar tijd is er slechts één incident geweest met iemand die teveel belde maar dat is dus verwaarloosbaar), etc., etc.
Zelf zeg ik vaak: 'Waar aandacht is, zijn regels overbodig' (en andersom: waar regels zijn, vergeet men makkelijk om zélf na te denken). De gemeente Molenwaard geeft daarvan een aantal mooie voorbeelden!
Hoe berekend de werknemer zijn vierkante meterprijs?
Dit is toch oneerlijke concurrentie ....