Doorbraak nodig in ambtenarij Almere

Ambtelijke diensten van de gemeente Almere werken langs elkaar heen en hebben onvoldoende slagkracht. Om aan de huidige eisen van de samenleving en het politieke bestuur te voldoen is een doorbraak nodig. Een veranderplan moet die gaan bewerkstelligen. Dat blijkt uit een tamelijk vernietigend gemeentelijk rapport.

Grote verschillen

Wie het rapport over het veranderplan voor de organisatie leest, krijgt de indruk dat de Almeerse ambtenarij nog in de jaren ’80 functioneert. Gemeentelijke diensten zijn verticaal georganiseerd en hebben nog een grote zelfstandigheid en autonomie. Besluiten op concernniveau worden niet altijd uitgevoerd. Verschillen tussen diensten zijn daardoor groter dan gewenst. Er is veel ruimte voor het in eigen tempo doorvoeren van veranderingen en in keuzes maken bij invoering van concernkaders en beleid. Ook de cultuur verschilt. Iedere dienst heeft eigen kernwaarden, eigen apparatuur en eigen manier van huisvesting en omgang met elkaar. En dan is er nog verschil in mandaatstructuur, financiële controle, inrichting van administratie, ja, zelfs in de kwaliteit van de koffie.

Traditionele overheidsbureaucratie

Dit leidt tot gebrek aan samenhang en versnippering van kennis, werkzaamheden en budgetten. De efficiency is laag, werk wordt dubbel gedaan, er is gebrek aan uniformering en standaardisering en iedere dienst kiest zijn eigen oplossingen. De Almeerse ambtelijke organisatie is een traditionele overheidsbureaucratie: stroperig en weinig slagvaardig. Er is sprake van “over-organisatie”: veel energie en tijd gaat op aan afstemming en overleg. Besluitvormingslijnen zijn lang door stapeling van verantwoordelijkheden. Er heerst een hokjesmentaliteit, problemen worden doorgeschoven. Medewerkers zijn meer ondanks dan dankzij de organisatie succesvol. Deze gang van zaken leidt tot een verlies van het gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid op de werkvloer.

Meer eenheid

Pogingen om de organisatie te veranderen komen nog onvoldoende uit de verf. Om fundamentele veranderingen door te voeren is een doorbraak nodig. Het Almeerse college heeft inmiddels met het veranderplan ingestemd en de raad daarover geïnformeerd. De organisatie moet meer klantgericht en wijkgericht worden en minder in hokjes denken. Het veranderplan kiest voor professioneel vakmanschap, meer eenheid in beleid, organisatie en leiding en betere focus op ambities en concrete uitvoering daarvan. Die samenhangende, slagvaardige organisatie zou de Almeerse burgers beter moeten bedienen.

Tactisch gat dichten

Gemeentesecretaris Richard Wielinga mag de reorganisatie gaan doorontwikkelen en uitvoeren. Hij moet een meer zakelijke en resultaatgerichte cultuur creëren, bedrijfsvoeringsfuncties (zoals de financiën) concentreren, het aantal directeuren terugbrengen om één directie te vormen en zo ook afstappen van de huidige dienstenstructuur. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten meer naar afdelingsmanagers en medewerkers op de werkvloer. Ook het vermogen om gemeentelijke plannen en ambities daadwerkelijk te realiseren moet beter worden ontwikkeld. Planningsoptimisme speelt nogal eens een rol. Dit “tactische gat” moet worden gedicht, bijvoorbeeld door het kritische samen- en tegenspel tussen college en ambtelijke organisatie over ambities en beschikbare middelen te versterken, net als de hitteschildfunctie van het management naar de medewerkers.

Kosten en besparingen

De reorganisatie zal zowel kosten als besparingen met zich meebrengen. Deze worden pas bekend bij de Voorjaarsnota. De ambitie is dat de topstructuur op 1 januari 2018 is ingericht evenals de concentratie van financiën. Op overige hoofdlijnen moet dan voortgang zijn geboekt. Binnenkort wordt het veranderplan geagendeerd in de gemeenteraad. De gemeentesecretaris geeft dan een toelichting.