Persconferenties in crisistijd: 'Voorbereiding is key'

Elke gemeente zou een draaiboek moeten hebben om binnen een paar uur een persconferentie te organiseren in het geval van een ramp of crisis. En het maken van zo'n draaiboek hoeft niet eens veel tijd te kosten.

Te laat

Dat is de belangrijkste boodschap van Suzette Hendriks en Stefan Baan, die het zakboek ‘Hoe organiseer je een persconferentie (tijdens een ramp of crisis)?’ schreven. De praktische handleiding wordt vandaag gepresenteerd. 'Ook in een kleine gemeente kan een ramp voorkomen', aldus Baan. 'En als je op dat moment niet voorbereid bent op een persconferentie, dan ben je eigenlijk al te laat.'

Overstromingen

Hendriks en Baan werken beide bij V&R, een trainings- en adviesbureau op het gebied van veiligheid en crisismanagement. Het idee voor het boek ontstond toen Hendriks de veiligheidsregio Limburg Noord ondersteunde bij de crisiscommunicatie rondom de overstromingen in de zomer van 2021. 'We hebben in vier dagen tijd zeven persconferenties georganiseerd, die live werden uitgezonden op het journaal', vertelt Hendriks. 'Toen hebben we ervaren hoeveel werk dat is.'

Kostbare tijd

Omdat er nog geen handleiding was, ging er veel kostbare tijd verloren. Dus besloten Hendriks en Baan zelf het initiatief te nemen om zo’n handleiding te maken. Op basis van interviews met experts vanuit onder andere de media en de wetenschap is vervolgens het zakboek tot stand gekomen.

Draaiboek

Een van de belangrijkste lessen is dat er een draaiboek moet klaarliggen voor het geval dat er binnen korte tijd een persconferentie moet worden opgezet. 'De voorbereiding is echt key. In ons boekje beschrijven we de afwegingen die komen kijken bij het organiseren van een persconferentie: heb je een locatie, heb je techniek, ga je staan, ga je zitten, welke kleding doe je aan, wie nodig je uit? Dat moet je binnen een paar uur bedenken, maar dat zijn allemaal vragen waar je van tevoren over na kunt denken. En die voorbereiding hoeft echt geen weken te kosten.'

Roze jurk

Want als de praktische zaken niet in orde zijn, is het lastig om de focus op de inhoud te houden. 'Als je een setting hebt die afleidt van de inhoud, dan doe je het niet goed', zegt Baan. Hendriks geeft een voorbeeld: 'Burgemeester Wobine Buijs van Oss heeft veel lof gekregen over haar speech na het Stint-ongeluk. Maar ze heeft ook kritiek gekregen over haar roze jurk. Dat zijn dingen waar je van tevoren over na kunt denken.'

Moedertaal

Goed voorbereid zijn op het geven van een persconferentie wordt in de toekomst mogelijk nóg belangrijker, verwacht Hendriks. 'De Wet veiligheidsregio's is aangepast. In artikel 7 staat dat de communicatie tijdens een ramp of crisis zoveel mogelijk moet worden omgezet naar gebarentaal. Een persconferentie leent zich daar goed voor. Een transcript is lang niet altijd voldoende voor dove en slechthorende mensen. Hun moedertaal is namelijk niet Nederlands, maar Nederlandse Gebarentaal. En ook voor laaggeletterden kan een persconferentie beter werken dan een geschreven statement.'