Bewaren videotulen geen appeltje-eitje

Videotulen, opnamen van raadsvergaderingen in combinatie met relevante informatie zoals agenda’s, besluiten en metadata, moeten worden bewaard voor toekomstig gebruik. Binnenlands Bestuur, de Vereniging van Griffiers en softwareleverancier NotuBiz zochten uit hoe ver lokale overheden zijn met het archiveren van videotulen. De meeste zijn de oriëntatiefase nog niet voorbij. 

Door de coronacrisis is het archiveren van videotulen een actueel onderwerp geworden voor gemeenten, provincies en waterschappen. Van vergaderingen moet een verslag worden bewaard. Dat mag een schriftelijk verslag zijn, maar ook een video-opname van een vergadering, en juist dat laatste komt van pas in tijden van videovergaderingen en webcasts (online uitzendingen). Een video-opname geeft belangstellenden een completer beeld van wat er tijdens de vergadering is besloten en op welke gronden dan geschreven notulen.

Toch is het maken van ‘videotulen’ geen kwestie van simpelweg de opnameknop indrukken. Hoewel de samentrekking anders doet vermoeden, zijn videotulen niet simpelweg notulen in videovorm. Videotulen bestaan uit een videoverslag van een besluitvormingsproces, inclusief alle informatie eromheen: de vergaderagenda’s met agendapunten, voorstellen met bijlages, audiovisuele opnames met indexering, ondertiteling en schriftelijke verslagen. Om al deze informatie als een handzaam en bruikbaar pakketje veilig te stellen voor de toekomst, is kennis, organisatie en tooling nodig.

Door middel van een enquête onderzochten Binnenlands Bestuur, de Vereniging van Griffiers en softwareleverancier NotuBiz de stand van zaken rondom videotulen. Hoe ver zijn gemeenten met het archiveren van videotulen? Weten ze wat er wettelijk van ze wordt verlangd? Tegen welke uitdagingen lopen ze aan? De enquête stond in juni en juli 2021 op binnenlandsbestuur.nl en werd ingevuld door honderdvijftig deelnemers. Onder hen bevonden zich veel griffiers en informatieadviseurs, maar ook raadsleden en beleidsmedewerkers.

De meesten van hen waren op het moment van invullen werkzaam bij een gemeente. Uit het onderzoek blijkt dat de meeste lokale overheden zich nog oriënteren op de mogelijkheden voor archivering van videotulen. Het overgrote deel heeft een vorm van tijdelijke bewaring ingericht, in het bestuurs-, raads- of stateninformatiesysteem (BIS, RIS, SIS) dan wel bij de leverancier die webcasts van de raadsvergaderingen voor ze organiseert. 30 procent van de ondervraagden geeft aan dat de organisatie bezig is met de aankoop of inrichting van een e-depot, een digitaal archief waar de videotulen in de toekomst duurzaam zullen worden opgeslagen.

Duurzame toegankelijkheid

Niki van de Loo en Mariska Petray, respectievelijk productmanager en productowner bij NotuBiz, de uitvoerder van het onderzoek, zijn niet verrast over deze bevindingen. ‘Veel archieven zijn nog bezig met de aanschaf van een e-depot, dus de inrichting daarvan is nog niet helder’, zegt Van de Loo. ‘Dat ontslaat gemeenten echter niet van de plicht om zich alvast te verdiepen in het archiveren van videotulen. Wij sluiten ons aan bij de aanbeveling van het Nationaal Archief om bij de aanschaf van een nieuwe applicatie al na te denken over het archiveren van informatie. Maak het direct belangrijk, dan zit je niet met een probleem als het zo ver is dat je moet gaan archiveren.’

Volgens het Nationaal Archief moet informatie ‘vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar’ zijn voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Het sleutelwoord in dezen is duurzame toegankelijkheid. Hoe zorg je dat mensen ook in de toekomst een duidelijk beeld krijgen van wat zich in de vergadering heeft afgespeeld? Dat betekent dat het niet voldoende is om videotulen naar een documentmanagement- (DMS) of zaaksysteem te exporteren, zoals normaal gesproken wel met schriftelijke notulen gebeurt. Daarin is veel informatie afkomstig uit het BIS, RIS of SIS namelijk niet meer beschikbaar en interpreteerbaar.

Selectielijsten

Om een besluitvormingsproces te kunnen reconstrueren, moet ook een tijdelijke digitale archiefbewaarplaats alle relevante informatie bevatten. Dat vereist nogal wat uitzoekwerk van degenen die met dit proces zijn belast. In 80 procent van de gevallen is dat de griffie, in 55 procent een informatiemanager of -adviseur, in 54 procent ook DIV-medewerkers (documentaire informatievoorziening) en in 48 procent een archivaris, blijkt uit de enquête. ‘Gemeenten die al succesvol bezig zijn met het archiveren van videotulen, kennen de werkprocessen binnen de organisatie over het algemeen goed’, zegt Mariska Petray. ‘Ze verdelen de werklast: de griffie checkt of de informatie compleet is, de DIV-medewerkers op welke manier de informatie bij het archief moet worden aangeleverd. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij griffie.’

In de selectielijst 2021 is vastgelegd dat videotulen moeten worden gearchiveerd. Selectielijsten beschrijven welke informatie hoe lang bewaard dient te worden en wat er mag worden vernietigd. Opvallend genoeg weten lang niet alle respondenten dat er selectielijsten bestaan. Slechts 68 procent van de respondenten is op de hoogte van het bestaan van zulke lijsten. ‘Selectielijsten zeggen iets over de kaders waarbinnen je dit werk verricht’, zegt Niki van de Loo.

‘Onbekendheid met die kaders kan ervoor zorgen dat gemeenten informatie onterecht wissen. Dat komt het uiteindelijke doel van videotulen, transparantie over het democratische proces, niet ten goede.’ Uit het onderzoek blijkt dat een e-depot nog node wordt gemist door veel gemeenten. Bij slechts 32 procent heeft het archief een e-depot beschikbaar. Ook worstelen relatief veel deelnemers met het toegankelijk maken van videotulen: opslaan is één ding, maar hoe zorg je dat mensen er ook echt iets aan hebben? Zo schrijft één respondent als voornaamste uitdaging: ‘De langdurige bewaring in context van andere archiefstukken mét behoud van de metadata, zoals spreker/ onderwerp/ tijdstip.’

‘Wij adviseren om álle beschikbare informatie over te dragen aan het streek- of gemeentearchief, ook informatie die nu nog niet goed doorzoekbaar is’, zegt Van de Loo. Over tien jaar is de techniek wellicht zo veel verder dat bijvoorbeeld geautomatiseerd ondertitelen en het semi-geautomatiseerd genereren van metadata de gewoonste zaak van de wereld zijn. Die tien jaar komt niet zomaar uit de lucht vallen. Met ingang van de nieuwe Archiefwet, die in november 2021 is ingediend maar nog niet is aangenomen, moeten videoverslagen na een periode van maximaal tien jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het e-depot van de gemeente.

Eerder was dat twintig jaar. Archieven stellen eisen aan de manier waarop videotulen worden aangeleverd. Gemeenten die het onderwerp te lang op zijn beloop laten, dreigen tegen een flinke berg werk en een hoge kostenpost op te lopen. Hebben gemeenten die zich nog helemaal niet bezighouden met het archiveren van videotulen een probleem? ‘Er mag meer gevoel voor urgentie ontstaan’, zegt Petray. ‘Hier en daar heerst het idee dat de gemeenten nog alle tijd hebben. Maar je hebt een zorgplicht over videoverslagen die nog niet in een archief zijn opgenomen. Ook als de leveranciers van webcasts de videotulen voorlopig nog bewaren, is archiefzorg toch echt een plicht van de gemeenten zelf. Data moet je beschermen tegen wijzigingen door ze   technisch te ‘bevriezen’. Als je niks doet, gaat belangrijke informatie verloren.’

Doorlopend proces

Een enkele respondent vindt het allemaal maar overtrokken (‘een besluitenlijst voldoet mijns inziens ook’). En in vergelijking met het archiveren van videotulen wás het archiveren van papieren informatie ook simpel: een printje verdween in een papieren archiefmap, klaar. Vaak werd een aantal jaren aan informatie tegelijk overgebracht naar het archief. Sommige formulieren van archieven beschrijven letterlijk hoeveel vierkante strekkende meter aan archiefmappen de gemeente kwam aanbieden.

Met digitaal archiveren verandert ook dat. Het biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld per kwartaal te archiveren, of zelfs om per vergadering een aanvullende handeling te verrichten die de archivering direct mogelijk maakt. Van de Loo: ‘Gemeenten moeten nu jaren aan informatie bekijken. Dat is even een klus, maar daarna is het een doorlopend proces. Dit verandert de beleving en de manier van werken. Vooruit strevende gemeenten halen er voldoening uit om de zaken op orde te hebben.’