Steeds meer taken, steeds minder mensen  

Begin juli trok gemeentesecretaris Berlinda Aukema van Oldambt bij haar college aan de bel: het ambtelijk apparaat van zo’n 430 medewerkers (360 fte) dreigde te bezwijken onder de hoge werkdruk. De noodkreet leidde tot een brandbrief van het college aan de raad: om de werklast te verminderen, moet er iets gebeuren, en de organisatie moet robuuster worden.

Afstoten

Burgemeester Cora-Yfke Sikkema: ‘We willen heel veel, maar we zijn nu aan het inventariseren waar we taken kunnen uitstellen of zelfs afstoten. Dat is ingewikkeld omdat 80 procent van ons werk uit wettelijke taken bestaat. Dat wordt nu ambtelijk uitgewerkt, en voor de begrotingsvergadering van november komen we met een voorstel aan de raad. Daarbij gaat het vooral ook over hoe we de werkdruk kunnen verlagen.’

Wakker

‘Ik kan er wakker van liggen’, zegt Aukema. ‘We hebben te veel opgaven en moeten het met te weinig mensen doen.’ Sikkema: ‘Je werkt voor je inwoners, en hoe kun je dat dan op orde houden met alles wat op ons afkomt? De taken worden steeds ingewikkelder en we moeten de organisatie daarop beter aanpassen.’ Er is, zegt ze, meer denkkracht in de organisatie nodig. 

Graanrepubliek

Met bijna 40.000 inwoners is Oldambt een middelgrote gemeente, in 2010 ontstaan uit een samenvoeging van de gemeenten Winschoten, Scheemda en Reiderland. Na de gemeentelijke herindeling van 2010 was Oldambt opeens een relatief grotere gemeente en daarmee een ­aantrekkelijke werkgever, vertelt Aukema. Vanaf 2010 werd op de organisatie bezuinigd omdat de bedrijfsvoering efficiënter kon. Nu kampt de gemeente met een omgekeerd probleem: vacatures zijn moeilijk op te vullen en met name jonge ambtenaren vertrekken vaak binnen een aantal jaren. Aukema: ‘Na latere herindelingen zijn gemeenten Midden-Groningen, Westerkwartier, Eemsdelta en het Hogeland weer groter dan wij zijn. Die hebben nu als werkgever meer te bieden. Dat is de wet van de remmende voorsprong.’

Vertrekken

In Oldambt zijn de carrièremogelijkheden kleiner, omdat er weinig doorstroming is. Burgemeester Sikkema: ‘De jongere collega’s doen hier ervaring op, maar omdat de hogere functies veelal bezet zijn, vertrekken ze naar grotere gemeenten waar ze meer kansen hebben.’ Ook corona heeft een rol gespeeld, aldus Sikkema. ‘Dat heeft iets gedaan met de loyaliteit. Mensen hebben twee jaar thuisgewerkt. De binding met de organisatie werd daardoor minder, omdat ze hun team en de collega’s minder zagen. En als je dan schaarste hebt op de arbeidsmarkt, en grotere gemeenten en de provincie bieden meer kansen en een hoger salaris, dan ga je weg als je wat ambitieuzer bent.’

iPad

Aukema: ‘Wij voeren exitgesprekken met ambtenaren die vertrekken en daar komt uit dat mensen te weinig doorgroeikansen ervaren. En dat wij minder goede secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen bieden, denk aan een iPad, een laptop of een riante kilometervergoeding. Daar hebben we minder geld voor. In een krappe arbeidsmarkt zie je veel headhunters die ook onze mensen direct benaderen en mooie aanbiedingen doen.’ De gemeente heeft actief gewerkt aan verjonging van het ambtenarenapparaat door oudere werknemers goede vertrekregelingen te bieden ‘maar daar zitten ook grenzen aan.’

Vertraagd

Sikkema en Aukema hoeven niet lang na te denken over de vraag om voorbeelden te noemen wat er gebeurt als ambtenaren in het kleine gemeentelijke apparaat van zo’n 350 mensen vertrekken of uitvallen. Sikkema: ‘Er viel bijvoorbeeld een gat bij de afdeling veiligheid terwijl er net een aantal Bibob-zaken speelde. Die doelen kun je dan niet halen. Gelukkig hebben we nu iemand gevonden, maar het proces is dan wel vertraagd.’

Jeugdzorg

Aukema: ‘De samenleving en de politiek vragen steeds meer. Als je meer aandacht moet geven aan de Bibob en die ambtenaar doet ook horeca en regelgeving, dan is daar weer te weinig tijd voor. Zo ben je steeds met schaarste bezig. Toen de gemeenten in 2015 de jeugdzorg erbij kregen, kwamen daar heel veel nieuwe taken uit voort, maar hebben we er nauwelijks ­nieuwe ­beleidsambtenaren bij gekregen.’

Vertraging

Sikkema: ‘Bij wonen ontstond ook een tekort door vertrek en uitval. Dan krijg je vertraging van alles. Het duurt langer voordat er taken worden uitgevoerd, voordat er stukken liggen en er besluiten op vergunningsaanvragen komen. Via externe inhuur kun je gaten dempen, maar als mensen te lang moeten wachten op bijvoorbeeld een bouwaanvraag, ja, dan worden ze chagrijnig, en dat snap ik wel.’

Robuuster

De organisatie moet robuuster, zegt gemeentesecretaris Aukema: ‘We moeten naar een andere organisatievorm toe. Er zijn nu te veel eenpitters die de organisatie kwetsbaar maken. Neem een Wmo-medewerker die verantwoordelijk is voor alles op het gebied van invalideparkeren. Als die uitvalt, wat dan? We moeten gemakkelijker elkaars taken kunnen overnemen. We hopen dat er dan ruimte komt om meer mensen vrij te spelen voor beleidsontwikkeling om de ­regiefunctie die we hebben beter inhoud te geven.’

Samenwerking

Een verdergaande oplossing die Oldambt met omliggende gemeenten verkent, is samenwerking op gebied van uitvoering en beleidsontwikkeling. ‘Wij zijn te klein voor grote opgaves als het ontwikkelen van beleid voor openbare orde en ­veiligheid, mensenhandel, ondermijnende criminaliteit en vluchtelingenopvang’, zegt Sikkema. ‘We hebben daar geen veertig ambtenaren voor, vaak slechts eentje. Dat geldt ook voor de omliggende gemeenten. We proberen nu als burgemeesters de beleidsontwikkeling te verdelen.’

Mensenhandel

Aukema geeft een praktisch voorbeeld: ‘Per gemeente moeten we beleid op mensenhandel hebben, maar dat zal in Pekela vast niet heel anders zijn dan in Westerwolde of Stadskanaal.’ Sikkema: ‘Dat kun je in de tien gemeenten van de provincie allemaal apart doen, maar je kunt het ook gezamenlijk proberen aan te pakken. Dus ambtenaren in de ene gemeente ontwikkelen beleid op dit gebied, in een andere gemeente op een ­ander gebied en daar kun je dan allebei je voordeel mee doen. Dat is ook aantrekkelijker voor medewerkers: dat je beleid ­ontwikkelt voor meerdere gemeenten.’

Cultuuromslag 

Zo’n nieuwe aanpak vereist een cultuuromslag, zegt Aukema: ‘Je moet verantwoordelijkheid ook buiten je eigen gemeente willen en kunnen neerleggen. Je moet niet in een situatie komen dat afzonderlijke gemeenten hun eigen kleur aan beleidskaders op gebieden als energie, veiligheid of sociaal domein willen geven.’ Sikkema: ‘Uiteindelijk heeft de gemeenteraad het laatste woord. Maar het zou goed zijn als we de kaders gezamenlijk ontwikkelen en het vervolgens lokaal kunnen inkleuren.’