Raadsgriffies en informatietekort

In Binnenlands Bestuur nr. 16 van 1 september 2023 was te lezen hoe raadsleden een informatiesysteem missen. Wij denken dat de griffie een actievere rol moet nemen. Door als griffie de informatiepositie van de raad zelf te orkestreren, weten leveranciers beter waar onze behoefte ligt en hoeven raadsleden niet terug te vallen op ‘houtjetouwtjeoplossingen’. 

Door dualisering in 2002 zijn de rollen, taken en posities van de gemeenteraad en het college gescheiden. Beide organen hebben een organisatie ter ondersteuning gekregen; de raadsgriffie in de huidige vorm werd geboren. Bij het takenpakket van de griffie is een duidelijke behoefte aan ondersteuning te formuleren. In die lijn is het zaak de verkenning te starten hoe het informatieplatform voor de raadsleden eruit ziet. 

Het is hierbij belangrijk te onthouden dat de – autonome – informatiepositie van de raad door de griffie ondersteund wordt. Het is dus geen gesprek voor de informatiemanager van de gemeentelijke organisatie. Het is ‘van de griffie’. De griffie is momenteel vaak de ‘brievenbus’ waar deze informatie binnenkomt waarna het wordt doorgezet naar de raad. Een sterke autonome informatiepositie ontstaat wanneer er voldoende, kwalitatief goede en toegankelijke informatie beschikbaar wordt gesteld voor de raad.

Daarbij is onze conclusie dat het raden niet ontbreekt aan een ambtelijk apparaat dat veel dossierkennis heeft. Veel ambtenaren zijn, soms na wat mokken, wel degelijk beschikbaar voor de raadsleden. Zaak is nu om als griffie de raad de mogelijkheid te bieden zelfstandig, autonoom dossierkennis op te doen. Dit gebeurt niet door te wachten op innovatie vanuit marktpartijen of overkoepelende organisaties. Beter besteden we onze tijd aan het verbeteren van de informatievoorziening bij de griffie. Door binnen de griffie een informatiespecialist aan te stellen kan er op een specifieke manier naar de informatievoorziening van de raad gekeken worden. Een informatiespecialist kan orde scheppen in het houtje-touwtjesyteem en kan onderzoeken wat de behoeften zijn van zowel de raad als de griffie. 

Waar het in de huidige manier van informatievoorziening aan ontbreekt is een centraal punt waar een raadslid naar toe kan wanneer deze zich wil laten informeren. Vanuit dat centrale punt moet een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende soorten informatie waar een raadslid behoefte aan heeft. Wil een raadslid weten wanneer een bepaald onderwerp op de agenda staat? Wil een raadslid kennis over een lopend dossier? Wil een raadslid een vraag stellen? Er zijn veel deugdelijke informatiesystemen die een raadslid in dit soort informatie kan voorzien. Het is nu aan de griffie om aan de slag te gaan om deze systemen in kaart te brengen en te orkestreren hoe zij, als ondersteuning van de raad, komen tot een perfect informatieplatform. 

Arend Meijer en Elma van Lier, respectievelijk raadsgriffier en griffiemedewerker van de gemeente Montferland.