Raadsleden zoeken zich suf

Raadsleden ontberen een deugdelijk informatiesysteem. Zodoende moeten ze terugvallen op houtje-touwtjeoplossingen en knutselen veel raadsleden hun eigen archief in elkaar. Binnen de G4 kijkt men naar koepelorganisatie VNG en Binnenlandse Zaken voor een ict-oplossing.  

Het is een opvallende passage in een brief van de G4 uit juli 2023. De voorzitters van de presidia en het dagelijks bestuur van de gemeenteraden van Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht slaan alarm over de werkdruk van raadsleden en pleiten daarbij onder meer voor ondersteuning bij voorzieningen op ictgebied. De vindbaarheid van informatie is cruciaal voor het raadswerk, schrijven ze, maar juist op dat onderdeel laten de systemen de raadsleden in de kou staan.

De gemeenteraad beschikt niet over een goed digitaal informatiesysteem. Het gevolg is dat raadsleden heel wat afzoeken. Wat is er twee raadsperiodes geleden besloten over het beleidsstuk dat nu weer langskomt? Wat vonden mijn politieke voorgangers van dit onderwerp, dat vroeger onder een andere terminologie aan de orde kwam?

Het zoekwerk neemt te veel tijd in beslag, terwijl het raadslidmaatschap een parttime ambt is. ‘Als je je werk serieus neemt, wil je praten op basis van kennis van zaken’, zegt Merel van Hall, raadsgriffier en directeur Raadsorganen bij de gemeente Utrecht. ‘Je moet snappen waar het over gaat. Vervol gens wil je een mening vormen en een politiek standpunt bepalen. Dat is heel moeilijk als je het met heel beperkte informatie moet doen en daarna zelf op zoek moet.’

Waar het college wordt ondersteund door een grote ambtelijke organisatie met dossierkennis en een geordend digitaal archief, geldt dat doorgaans niet voor de raadsfracties. Vooral nieuwe fracties hebben het zwaar. Waar de gevestigde raadsfracties in de loop der jaren een eigen archief ontwikkelen, kunnen nieuwe fracties daar nog niet op bogen. Dat levert een ongelijkwaardige situatie op, die pas een beetje wordt opgeheven tegen de tijd dat de vier jaar er bijna op zitten. Veel raadsleden ontwikkelen gaandeweg een eigen archief-structuur met eigen dossiers. Ieder nieuw raadslid begint daardoor eigenlijk weer bij nul.

Livestream

Hoe zijn ze in deze situatie beland? Toen de digitalisering van gemeenten goed op gang kwam, ongeveer twintig jaar geleden, leek het verstandig om een onderscheid te maken tussen het werk van de gemeentelijke organisatie en dat van de raad. Gemeentelijke dossierkasten werden vervangen door digitale archieven. Raadsvergaderingen op basis van pakken papier veranderden in vergaderingen met livestream en digitale stukken, die raadsleden zelf konden opslaan en ordenen. Dat is sindsdien niet wezenlijk veranderd.

‘In feite zijn we nog hetzelfde aan het doen als in 1890, toen een bode op de fiets alle stukken bij de raadsleden afleverde’, zegt Gijs Corten, plaatsvervangend griffier en senior-adviseur bestuurlijke positionering in Utrecht. ‘Onze moderne vergadersystemen zijn het digitale equivalent. Je krijgt de stukken aangeleverd, die komen op een agenda te staan en daarmee kun je vergaderen. Het vergadersysteem op zich werkt prima, maar de wereld is veranderd. De rol van een raadslid is tegenwoordig veel dynamischer.’

Beginnende raadsleden staan regelmatig versteld dat de samenwerkingsomgevingen die ze kennen van hun reguliere werkgever ontbreken in het raadswerk. Ook van een degelijke digitale overdracht is geen sprake. Van Hall: ‘Een raadslid van de Partij voor de Dieren stelde bij haar vertrek haar mailbox open voor haar fractiegenoten, zodat ze een soort archief hebben om op te leunen. Dat zou eigenlijk niet moeten hoeven.’ Onderdeel van het probleem is het ontbreken van een agendasysteem. Omdat de beveiligingsnormen wel met de tijd zijn meegegaan, mag de werktelefoon niet worden gemengd met die van het raadswerk, en die van het raadswerk absoluut niet met de privételefoon. Dat leidt ertoe dat een raadslid met een mond vol tanden staat als, bijvoorbeeld, een buurtbewoner in de supermarkt een uitnodiging aanbiedt voor een buurtvergadering. ‘Onze raadsleden worden daar knettergek van,’ legt Van Hall uit. ‘Die willen niet drie telefoons hoeven te checken voordat ze weten of ze ruimte hebben in hun agenda.’

Natuurlijk bestaan er allerhande houtjetouwtjeoplossingen, zoals appjes en e-mails voor snel contact, en eigen voorzieningen, zoals Ureka, de zoekmachine die Utrecht ontwikkelde. Maar de basis, een informatiesysteem dat aansluit op de taken van moderne raadsleden, ontbreekt. Dat heeft brede gevolgen. De voorbereiding van een motie neemt veel tijd in beslag door het zoeken naar de juiste informatie. De afstemming tussen fracties loopt soms spaak omdat ze een motie niet goed kunnen toetsen in een samenwerkingsomgeving. En ook het informeren van burgers, toch een kerntaak voor het openbaar bestuur, wordt bemoeilijkt door het ontbreken van een dergelijk systeem.

Kleine stapjes

Aan de leveranciers van raadsinformatiesystemen ligt het niet, haasten Van Hall en Corten zich te zeggen. Die voeren stapsgewijs verbeterpunten door aan de hand van de gebruikersfeedback. Dat leidt tot kleine stapjes. ‘Als je denkt vanuit dossiervorming en het terugvinden van informatie, dan is een vergaderapp gewoon het verkeerde uitgangspunt,’ zegt Van Hall. ‘Je hebt een samenwerkingsomgeving nodig en een informatiesysteem en een manier om te communiceren met inwoners. Daar zijn we niet eens in de buurt, laat staan dat er sprake is van een samenwerkomgeving waar individuen en fracties kunnen samenwerken.’

Kan de Nederlandse Vereniging van Raadsleden uitkomst bieden, of de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)? De eerste is niet toegerust op het voeren van regie op een dergelijke grote opgave en de tweede heeft een andere focus. Ook ontwikkelingen als zaakgericht werken en Common Ground bieden volgens de griffiers geen soelaas. Die zijn volgens Corten bedoeld om processen in de ambtelijke organisatie te stroomlijnen, niet om een raadslid de juiste informatie te verschaffen.

De brief van de G4 over de hoge werkdruk stelt nadrukkelijk dat de afhankelijkheid van commerciële aanbieders van vergadersystemen een probleem vormt. De leveranciers beheren de data van de raden. Dat maakt het lastig om te switchen tussen leveranciers (een zogeheten vendor lock-in). Ook voor de eigen zoekmachine Ureka put Utrecht uit de database van de leverancier. Een eigen beheerd archief zou het makkelijker maken om gegevens beschikbaar te maken voor inwoners. Toch zoeken Corten en Van Hall en de oplossing niet per se in een opensourceoplossing. Corten: ‘Vooralsnog niet, want wie heeft de kracht om dit op te pakken? Raadsondersteuning is natuurlijk een enorme niche. Maar wel een belangrijke, want het gaat over hoe het openbaar bestuur functioneert.’

Klantbeleving

Vooraleerst is het nodig dat er een partij boven de partijen hangt en een strategie bepaalt. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en de VNG zouden samen de aanjager van een ict-oplossing moeten zijn. Die zou in ieder geval generiek moeten zijn, met ruimte voor lokale aanvullingen. ‘Van bovenaf kijken wat er nodig is om de democratie goed te laten functioneren, is net iets anders dan de klantbeleving ophalen, zoals een leverancier doet,’ verduidelijkt Van Hall. ‘Het heeft een normatief karakter. Wat heeft de meeste prioriteit? Gaat het over werkdruk? Kijk dan of we de agenda’s van raadsleden beter kunnen integreren. Of gaat het over samenwerken of politieke profilering? Dat soort zaken zou het ministerie moeten bekijken.’ Commerciële partijen mogen vervolgens best een rol krijgen in de oplossing, zolang die maar generiek is. Corten: ‘We willen geen kleine stapjes meer maken, maar een grote sprong.’