Burgers hebben niets te schaften met schotten

Met oploopjes, spiegelbijeenkomsten en arena-sessies leert de gemeente Nijmegen haar ambtenaren ontschot te werken. Burgers en bedrijven moeten last noch weet hebben van schotten. ‘Ze hebben een vraagstuk en dat moet worden opgelost.’

Vraagstuk
‘Wij moeten ons richten op het vraagstuk en de mensen achter dat vraagstuk, in plaats van op de manier waarop wij hier zijn georganiseerd. Dat is onze klus’, stelt de Nijmeegse gemeentesecretaris Berend van der Ploeg.

Structuur ondergeschikt
De Waalstad is jaren geleden begonnen met het slechten van de schotten. Beleidsmatige afdelingen werden samengevoegd en vier jaar geleden werden in één klap alle directies opgeheven. In de ruimtelijke kolom is nog winst te behalen, want ‘we hebben gemerkt dat die structuur ons in de weg zit’. Maar, zo benadrukt Van der Ploeg: ‘Het gaat niet om de structuur, maar om de cúltuur. De structuur is echt van ondergeschikt belang.’ Al erkent hij wel dat het zeker kan helpen als in zo’n structuur de schotten weg zijn. ‘We zijn op onderdelen de structuur nog aan het aanpassen omdat we denken dat het helpt bij de cultuurverandering die we willen realiseren.’

Spiegelgesprekken
Met een keur aan ‘hulpmiddelen’ (interventies) worden de 1.600 Nijmeegse ambtenaren scherp gehouden en enthousiast gemaakt om grenzeloos samen te werken. ‘Zo houden we tweewekelijks een oploop, de ‘carrousel’, om collega’s te informeren wat er in de stad speelt.’ Ambtenaren vertellen daar waar ze mee bezig zijn en waar ze tegenaan lopen. In de zogeheten spiegelgesprekken wordt vooral gekeken ‘naar wat er in een stad fout gaat als we te verkokerd werken. We kijken dan met alle ambtenaren die bij een vraagstuk zijn betrokken, vaak ook met betrokken bewoners, terug op een proces. Die bewoners zijn nooit te beroerd om te zeggen wat er in deze organisatie fout gaat’, voegt Van der Ploeg er lachend aan toe. ‘Vaak klagen ze dat de ambtenaren langs elkaar heen werken, omdat de ene ambtenaar niet van de ander weet wat hij aan het doen is. Die spiegelgesprekken helpen ons heel erg in hoe we het anders moeten doen.’ Een variant daarop zijn de zogeheten arena-sessies van Stadsbeheer, waarbij burgers vertellen wat er goed of slecht is gegaan bij de uitvoering van een project.

Concrete casussen
Het leren van fouten en het vervolgens anders (‘grenzeloos’) aanpakken, is een belangrijke rode draad binnen het ‘ontschottingsprogramma’. Dat is ook een van de redenen waarom de directieraad één keer per maand een concrete casus bij de horens vat, waarbij een proces of project wordt ontleed. Van der Ploeg: ‘Hoe loopt het en waar zijn we als directieraad nodig om door de kokers heen te breken om dingen voor elkaar te krijgen.’ Die concrete casussen zijn belangrijk, wil Van der Ploeg ook andere gemeenten meegeven. ‘Dat is inmiddels de les die ik heb geleerd in het lokaal bestuur: in concrete casussen leer je hoe je organisatie werkt. Daar komen hartstikke leuke dingen uit, veel leuker dan uit modellen, systemen en theorieën. Daar heb ik steeds minder mee.’

Dwars door structuur
Naast dit soort interventies om de ambtelijke organisatie te ontkokeren en scherp te houden, is het volgens Van der Ploeg belangrijk om aan elkaar te laten zien hoe je – dwars door structuren en organogrammen heen − leuke dingen voor de stad voor elkaar kunt krijgen. De voormalige Honigfabriek is daar volgens hem een goed voorbeeld van. De plannen die de gemeente als eigenaar van het karakteristieke complex met het pand had, moesten door de crisis in de ijskast worden gezet. Via herbestemming is het terrein inmiddels omgetoverd tot hotspot aan de Waal. Ideeën voor de tijdelijke invulling kwamen uit alle gaten en hoeken van de organisatie. ‘Dat kan je verzinnen in kolommen, maar dat krijg je nooit voor elkaar. Hieruit blijkt maar weer dat je elkaar nodig hebt; dwars door die structuur heen.’

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur 19 van deze week.