Tools voor de lokale driehoek als team

De toolkit lokale driehoek moet de burgemeester, de griffier en de gemeentesecretaris, de constante factoren binnen een gemeente, meer als een team laten samenwerken met meer oog voor de lange termijn. Concreet zijn het drie ‘praatplaten’ om zelf het gesprek in de driehoek aan te gaan en het zo gestructureerd en laagdrempelig te kunnen hebben over de gezamenlijke visie en het samenspel.

Versterken

De toolkit is gemaakt door De Galan Groep, in samenwerking met de Vereniging van Griffiers, de Vereniging van Gemeentesecretarissen, het Nederlands Genootschap van Burgemeesters en Democratie in Actie en moet de lokale driehoeken in Nederlandse gemeenten helpen versterken. Het ligt aan de mensen in de driehoeken hoe zij communiceren en hun visie op de samenwerking maakt uit hoe de driehoek functioneert en de strategie wordt bepaald. Veelal wordt naar de korte termijn gekeken, terwijl het ook goed is om het lange termijnperspectief vast te houden: waar wil de gemeente procesmatig naar toe?

Praatplaten

De praatplaten moeten houvast geven voor een goed onderling gesprek. Er is de zelfevaluatietool: welke driehoek ben je en zou je willen zijn? Dan is er de strategietool: wat vind je nu wat je samen te doen hebt en maak daar samen een beeld van. De samenspeltool zoomt in op de individuele spelers: wat ben je voor burgemeester en hoe zet je dat in? Hoe breng je de verschillende kwaliteiten samen? En dan is er nog de opgavetool, waarbij er aandacht is voor inhoud, proces en relatie bij elke opgave. De toolkit gaat vergezeld van oefenbladen voor de laatste drie tools.

Eyeopener

Bij de totstandkoming van de toolkit waren twee burgemeesters, twee gemeentesecretarissen en twee griffiers betrokken. Een van hen is Bert Wijbenga, sinds een half jaar burgemeester van de gemeente Vlaardingen. Hij noemt het ‘betekenisvol’ om als voorzitter van de raad goed samen te werken met de griffier en voor de uitvoering vanuit de besluitvorming van het college met de gemeentesecretaris. ‘Ik hoorde tijdens de laatste burgemeestersconferentie dat de effectiviteit van de burgemeester sterk kan toenemen als er niet alleen bilaterale contacten zijn tussen professionals, maar er ook een teamconcept is. Dat was voor mij een eyeopener.’

Goede driehoek

Dat teamconcept is niet zo vanzelfsprekend, merkte Wijbenga in zijn carrière. En er staat bijna niets over op schrift. ‘Er is veel geschreven over persoonlijke, staatsrechtelijke zaken en over bilaterale samenwerking, maar niets over wat een goede driehoek maakt. Met de toolkit zijn we in dat gat gesprongen.’ De eerste vraag die Wijbenga stelde aan de gemeentesecretaris en de griffier was: zijn wij een goede driehoek? ‘Die vraag bleef in de lucht hangen. Ieder keek naar het eigen functioneren en het contact met mij, maar het idee van een team..? Je kunt jezelf dus afvragen: help je elkaar wel voldoende? Vul je elkaars competenties en mindere kanten aan? Daag je elkaar uit? Zie je de opgaves van de stad als gemeenschappelijk? Haal je daar het beste uit? Als dat beter kan, dan pakken we dat op. We gebruiken de toolkit met een begeleider om te bepalen wat al lukt en welke stappen vooruit we nog kunnen zetten.’

Samenspel

‘Het is belangrijk dat de driehoek in positie is, omdat daar het samenspel tussen ambtenarij, B&W en de raad is’, vult Renée Wiggers, voorzitter van de Vereniging van Griffiers en griffier van de provincie Overijssel, aan. ‘Om dat samenspel gestroomlijnd te laten verlopen moet je elkaar weten te vinden. Niet alleen praktisch, maar ook strategisch op de lange termijn: wat is belangrijk voor de inwoners? Wat zijn de doelen en hoe kunnen we die het beste organiseren? Hoe kunnen we elkaar het beste ondersteunen om die positie te pakken? In goed overleg vindt dan die afweging plaats. Dat is heel belangrijk, want je stijgt even uit boven de dagelijkse zaken.’

Rolinvulling

Het gesprek gaat over wat er ambtelijk wordt voorbereid en vervolgens wordt neergelegd bij het bestuur. ‘Je spreekt over de rolinvulling aan de partijen, zoals bij de provincie: wanneer zijn de Staten aan de beurt bij participatie met inwoners? Hoe gaan we dat vormgeven? En hoe linken we dat met wat GS ermee doen? Je moet goed gebruikmaken van de ambtelijke denkkracht en de vernieuwingen die zij bedenken. Je moet elkaars belangen onderkennen, want dan krijg je betere voorstellen en betere processen.’

Lange termijn

Wiggers heeft al eens een cursus gevolgd over samenwerking in de driehoek en bij de provincie past ze nu onderdelen toe die ze daar heeft geleerd, zoals eens in de acht weken een speciale driehoek over strategie en de lange termijn. ‘We kijken dan bijvoorbeeld hoe we het lerend vermogen in de organisatie kunnen vergroten rond experimenten met inwonersparticipatie. Of we kijken of onze ‘reflectiekamers’, waarin we met betrokkenen terugkijken op een beleidsproces, nog beter kunnen.’

Focus

Vanuit de gemeentesecretarissen dacht Michiel van Dalen van de gemeente Buren mee over de toolkit. Hij vindt dat je vanuit de toolkit wordt gedwongen naar het grotere plaatje te kijken en wijst erop dat er voor de lokale driehoek geen selectieprocedure heeft plaatsgevonden. ‘Je wordt bij elkaar gezet. Veel driehoeken gaan dan gewoon aan de slag. De toolkit helpt op een gestructureerde manier te kijken naar opgaven en daarbij rekening te houden met elkaars kwaliteiten. Je leert elkaar kennen, maar verliest de opgaven ook niet uit het oog. Je creëert zo een agenda die je regelmatig terug kan laten komen en daardoor ontstaat focus.’

Vernieuwing

De drie functies kunnen geneigd zijn alleen vanuit hun eigen professie naar een vraagstuk te kijken. ‘Er kan dan een eendimensionaal beeld ontstaan. Als je vanuit verschillende gremia kijkt en die beelden bij elkaar brengt, ontstaat er vernieuwing.’ Van Dalen bespreekt deze vragen ook met het ambtelijk management. ‘Laat hen daar ook over nadenken: welke rollen hebben we? Dat kan ik weer meenemen naar de driehoek. Het is een mooie tool die je ook elders handvatten geeft: niet alleen naar het management, maar ook naar de medewerkers zelf. Het dwingt je om even stil te staan.’

Beschouwen

Gevraagd naar de rollen in de driehoek noemt Wijbenga twee voorbeelden van waar zijn gemeente mee bezig is: een positievere politiek in de gemeenteraad en een versnelling in de groei van het aantal woningen. ‘Op die twee onderwerpen zie je meteen dat je alle drie wat te doen hebt. Toch staat het onderwerp in de driehoek niet op de agenda.’ De griffier gaat bij een raadsvergadering aan de slag, de gemeentesecretaris is bezig met de inhoud en stemt met de burgemeester af. ‘Maar we zouden moeten beschouwen: wat is vanuit ieders rol mogelijk om te doen en hoe dat te versterken? Je krijgt dan een rijkere discussie: je kunt erop anticiperen en alternatieven bedenken voor elkaar. De griffier kan bijdragen aan een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad en een programma voor de raadsleden maken en de gemeentesecretaris kan stukken daarop beter plannen en afstemmen.’

Dienend

De burgemeester is de verbindende schakel. ‘Ik ben degene die vanuit het belang van de stad spreekt en medeverantwoordelijk is voor de besluitvorming. Het hoort bij jouw opdracht om die opgave te realiseren. Zowel de visievorming als de slag in de uitvoering gaat over jouw tafel. Aan het einde van de dag zou ik het niet genoeg vinden als de gemeentesecretaris zegt: de nota is neergelegd en de besluiten zijn uitgevoerd, maar de raad is niet gehoord. De gemeentesecretaris zou dan niet blij moeten zijn. Als de griffier zegt: het proces is doorgelopen, maar er was te weinig ambitie, dan mag de griffie niet tevreden zijn. Het gaat erom een iets grotere verantwoordelijkheid te voelen.’ Voor de burgemeester is de driehoek heel belangrijk voor de politieke opdracht en de opdracht voor de stad. ‘Maar het is een dienend overleg. De lokale driehoek is geen centrum van de macht. De toolkit gaat over het effectiever functioneren van binnen die verantwoordelijkheden.’