Acht sleutels tot succes om burgerparticipatie te versterken

Nieuwe werkwijze voor gemeenten.

In veel gemeentelijk beleid is de laatste jaren een prominente plek ingeruimd voor burgerparticipatie. En dat is niet vreemd in onze participatiesamenleving, waar het meedoen van burgers centraal staat. Deze nieuwe manier van werken vraagt wel wat van gemeenten, hun medewerkers en het management. Want hoe vlieg je een burgerparticipatietraject – en dus de samenwerking met inwoners en partners – goed aan? Acht sleutels tot succes.

1. Manage verwachtingen
Maak voorafgaand aan je burgerparticipatietraject duidelijk wat burgers ervan kunnen verwachten. Waar praten zij in mee? Hoeveel tijd kost dit hen? En wanneer zijn de resultaten zichtbaar? Verwachtingsmanagement voorkomt teleurstellingen bij stakeholders over de mate van hun invloed of de duur van het traject.

2. Neem de burger serieus
Informeer burgers op tijd over plannen en processen, door besluiten en keuzes uit te leggen en te onderbouwen. Zorg er daarnaast voor dat de afspraken die je tijdens het traject met elkaar maakt, worden nagekomen. En als je input van je inwoners en partners vraagt, benut hun kennis en expertise dan ook. Die transparantie, aandacht en zorgvuldigheid scheppen vertrouwen.

3. Betrek iedereen
Je creëert alleen draagvlak voor je beleid als iedereen kan meedoen; ook als het participatietraject al is gestart. Let er dus op dat alle belangrijke groepen vertegenwoordigd zijn en gehoord worden. En hou het traject open voor partijen die later willen aanhaken.

4. Reken op een investering
Het vroegtijdig betrekken van inwoners, bedrijven en organisaties levert niet per se een kostenbesparing op. Het kan zelfs geld en veel tijd kosten. Wees je daarvan bewust. De winst die je uit burgerparticipatie haalt, zit ‘m eerder in een grotere betrokkenheid, draagvlak, vertrouwen en oplossingen.

5. Maak er één traject van
Veel projecten raken meerdere gemeenteafdelingen. Geef je projectleiders een sterk mandaat, zodat zij een zorgvuldige overdracht kunnen organiseren van de ene projectfase en betrokken afdeling naar de volgende. Regel daarnaast één aanspreekpunt voor het hele traject. Dus vanaf de ontwikkeling van de visie tot aan de uitvoering en het beheer. Dat geeft helderheid aan burgers, maar zorgt ook voor de bundeling en het behoud van projectkennis en -afspraken.

6. Deel kennis en ervaringen
De omslag naar meer burgerparticipatie vergt niet alleen een implementatieplan en trainingen. Het heeft tijd nodig en moet in de nerven van de gemeentelijke organisatie terechtkomen. Leg vast dat je de kennis en positieve ervaringen vanuit trajecten organisatiebreed deelt en ervan leert. Zowel tijdens als na afloop.

7. Creëer korte lijnen tussen wethouder en ambtenaren
Zorg ervoor dat de samenwerking tussen wethouders en de ambtelijke organisatie vlekkeloos verloopt. Alleen die korte lijnen maken eenduidige communicatie naar de burger mogelijk, en dus het slagen van je burgerparticipatietraject.

8. Bepaal de rol van de raad
Maak helder welke rol de gemeenteraad heeft in het proces en informeer je stakeholders hierover. Zo voorkom je deceptie als de raad na het traject opeens iets anders besluit dan besproken is. Burgerparticipatie vraagt niet alleen een andere werkwijze van de ambtelijke organisatie, maar ook van college en raad.

Uit de praktijk
Sinds 2015 slaat de gemeente Leiden steeds vaker de handen ineen met burgers, instellingen en bedrijven. Onder het motto ‘van buiten naar binnen werken’ betrekt de stad stakeholders sterker bij haar planvorming. Dat er inmiddels goede stappen zijn gezet, blijkt uit het rekenkameronderzoek dat KplusV onlangs uitvoerde voor de Leidse rekenkamercommissie. Maar er is ook nog een weg te gaan. De aanbevelingen in ons onderzoeksrapport hebben we veralgemeniseerd tot de acht voorwaarden voor succes hierboven.

Zelf aan de slag?
Wil jouw gemeente burgerparticipatie ook verder vormgeven? Of laten onderzoeken waar je op dit moment staat in je samenwerking met stakeholders? Onze adviseurs Karlijn Bakker en Henry Potman denken en werken graag met je mee.