Koppen van Jut

Steeds meer doorloop onder gemeentesecretarissen

Loopt het niet bij een voetbalclub, dan wordt nooit een speler, soms een bestuurder, maar vrijwel altijd de trainer ontslagen. In gemeenteland is die positie voorbehouden aan de gemeentesecretaris. Vooral rond de jaarwisseling is het vaak bal.

‘Verschil van inzicht over de te volgen koers.’ ‘Niet voldoende op één lijn zitten.’ ‘Uit elkaar gegroeid.’ De redenen om afscheid te nemen van een gemeentesecretaris zijn altijd wat omfloerst omschreven, maar vaak is het een duidelijke keuze van een pas aangetreden college of een nieuwe burgemeester. De ambitieuze nieuwkomers vinden dat de gemeentesecretaris ‘de veranderingsslag’ niet kan maken of ‘te veel de touwtjes in handen heeft’.

Maar het kan ook een kwestie van ‘onverenigbare karakters’ zijn. Is de gemeentesecretaris de nieuwe bestuurlijke kop van Jut? Wel als je naar de afnemende zittingsduur kijkt, die steeds meer in de richting gaat van de collegecyclus. Vier jaar, soms vijf. ‘We zien dat tegenwoordig een kwart van de gemeentesecretarissen gedwongen vertrekt’, zegt René Grotens. Hij promoveerde aan de Vrije Universiteit Amsterdam op leiderschap van gemeentesecretarissen en is sinds 1 januari van dit jaar gemeentesecretaris van Zeist.

‘De laatste tijd is weer een piek zichtbaar. Dat zie je iedere vier jaar terugkomen. Veel gemeenten hebben tot na de raadsverkiezingen gewacht met het benoemen van burgemeesters. De laatste tijd zijn die op hun stoel gekomen. Dan is de vraag: klikt het tussen de nieuwe burgemeester en de gemeentesecretaris? Hebben ze hetzelfde beeld van waar organisatie naartoe moet bewegen? Als dit niet zo is, valt dit vaak niet positief uit voor de secretaris.’

Ook directeur Cees Zeelenberg van werving- en selectiebureau Zeelenberg, dat tevens re-integratie van gemeentesecretarissen na gedwongen vertrek verzorgt, kent het lot van de gemeentesecretaris. Al vindt ook hij het er nu ‘steviger’ aan toegaan dan voorheen. ‘Vaak worden gemeentesecretarissen voor complexe dilemma’s geplaatst. Na een bestuurswissel krijg je een andere visie en setting. Dan zie je knelpunten, verschillen van inzicht en mening ontstaan. Uiteindelijk wordt de gemeentesecretaris gedwongen te vertrekken.’

Daarbij kan een gebrek aan geloofwaardigheid van de gemeentesecretaris een rol spelen. Zeker wanneer die onder een nieuw college een compleet andere koers moet inzetten dan voorheen. Ook gebrekkige grensafbakening kan opspelen. Zeelenberg: ‘Jij bent ambtelijk directeur van de organisatie. Maar sommige bestuurders gaan over die grens heen en bemoeien zich met jouw organisatie. Soms zijn ze er alleen maar onhandig in, soms kunnen bestuurders ook stevig domineren. Dat leidt tot spanning en conflicten.’

Prijskaartje
Vooral tegen de jaarwisseling is het vaak bal. ‘Pas als het college goed is ingewerkt, worden besluiten genomen.’ En dan staat de gemeentesecretaris met kerst ineens op straat. Het hoort enerzijds bij de functie, vindt Zeelenberg. ‘Vergelijk het met de voetbaltrainer.’

Maar soms is de beslissing van het college te kort door de bocht en te veel gebaseerd op emotie. ‘En er zit een prijskaartje aan dat de samenleving betaalt. Het bestuur moet daar gewetensvol mee omgaan.’ Bestuurswissels zijn spannende momenten, bevestigt Herke Elbers, voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) en zelf sinds 2014 secretaris van Amersfoort. ‘Je gaat voor het eerst met elkaar aan de slag en het is dan moeilijk om de gemeentesecretaris ruimte te geven. De gemeentesecretaris managet, het college bestuurt. Het is soms lastig voor het college om dat los te laten.’ Daarbij is de tendens dat alles steeds politieker wordt, vindt Elbers. ‘Alles schuift veel meer richting het politieke domein, terwijl het systeem niet zo is ingericht. Het college is verantwoordelijk, maar de gemeentesecretaris wordt ook ter verantwoording geroepen.’

Ook Grotens ziet die tendens: politieke en ambtelijke verantwoordelijkheid lopen soms door elkaar heen. ‘Als het financieel niet goed gaat in een gemeente of processen zijn niet goed gegaan, dan zie je steeds vaker dat in het publieke debat een schuldige wordt gezocht. Vroeger namen wethouders de politieke verantwoordelijkheid, nu zegt men vaker: we hebben al maatregelen genomen, we nemen afscheid van de gemeentesecretaris.’

Vierjarig contract
Toch ligt de kortere omloopsnelheid van gemeentesecretarissen niet alleen aan hun broodheer, de gemeente. Ook zelf zijn ze mobieler geworden, memoreert directeur Sander Geerts van werving- en selectiebureau Geerts en Partners. ‘Ze gaan voor de opdracht en voor persoonlijke ontwikkeling in plaats van te blijven zitten waar ze zitten. Ze zijn ook bewuster geworden: je moet weg, niet te lang zitten, want dan neemt het afbreukrisico toe.’

‘Ik vind het niet raar om elkaar in de ogen te kijken en te zeggen: wat verwachten we de komende vier jaar van elkaar?’, zegt gemeentesecretaris van Maastricht Piet Buijtels. ‘Het is niet erg dat er bij een nieuw college ook een nieuwe gemeentesecretaris komt.’

Toch zijn er nog wel degelijk gemeenten die dat anders zien. De kersverse gemeentesecretaris van Leiden Pim van Vliet kreeg in 2018 de vraag of ze zich voor vijf jaar aan de gemeente wilde verbinden. Dat was voor haar best een stap. ‘Ik was het niet gewend, maar ik heb volmondig ja gezegd. Het is een langjarige opgave, waarin je maatschappelijke vraagstukken behandelt en de bijbehorende organisatieontwikkeling veel tijd kost. Dat wil je met hen afmaken en dan een nieuw college inwerken.’

Van Vliet merkt dat er tegenwoordig ook andere dingen van de gemeentesecretaris worden gevraagd. ‘In mijn vacature stond: verbindende kracht, omgevingssensitiviteit en bereidheid om extern de functie in te vullen. In het verleden was gemeentesecretaris meer een interne functie.

Nu zocht de gemeente een netwerker. Dat sloot aan bij mijn behoefte. Ik pas ervoor op geen zesde wethouder te zijn, maar het gaat prima op een aanvullende manier.’ Ook Piet Buijtels ervaart verandering. ‘Toen ik in 1992 als gemeentesecretaris begon, liep men in driedelig pak. Het was een ouderemannengezelschap. Sindsdien is de beroepsgroep verjongd en tref je steeds meer vrouwen aan. Een derde is nu vrouw, dat was ooit 5 procent.’ Die trend zet door, denkt Buijtels. ‘Deze tijd vraagt om een ander type gemeentesecretaris met andere kwaliteiten, zoals een goede combinatie van zakelijkheid, goed luisteren en je kunnen verplaatsen in inwoners, bedrijven en bestuur. Die empathie, luisteren, verdiepen in de ander, neem je mee in de kwaliteit van de dienst verlening. Daar moet je een extra snaar voor hebben.’

Hoewel ze in aantal toenemen hoeven dat niet allemaal dertigers en veertigers te zijn, vindt Geerts. ‘In de afgelopen vijf procedures hebben we ook zestigers geplaatst. Dat is niet anders dan tien of twintig jaar terug. Ik heb niet het gevoel dat secretarissen van boven de vijftig niet capabel zouden zijn om een veranderproces in te zetten.’

Open relatie
En dan is er nog de relatie met de burgemeester. ‘De vertrouwensband is heel belangrijk’, aldus Elbers. In de ondersteuning van het college en de aansturing van de organisatie. Je stuurt als gemeentesecretaris ook onderdelen van de openbare orde en veiligheid aan. Dat moet matchen. Maar, stelt Elbers, je hebt elkaar niet altijd voor het kiezen. Als je geluk hebt, mag de gemeentesecretaris over de nieuwe burgemeester adviseren en een rol hebben in de selectieprocedure. Anders moet je het er maar mee doen.

‘Het belangrijkste is om een open relatie op te bouwen: weten waar je van op aan kan.’ De relatie met de burgemeester is van belang, maar vaak is er ook een wethouder met de portefeuille personeel en organisatie. Elbers: ‘Dat is ook een belangrijke relatie. Als gemeentesecretaris heb je met het hele college te maken.’ Van Vliet vult aan dat te eenzijdige focus op de burgemeester een valkuil is. ‘Ik heb wekelijks bestuurlijk overleg met hem en een overleg met de griffier erbij, maar periodiek spreek ik ook wethouders. Cruciaal is dat je steeds het samenspel in de gaten houdt. Verlies de organisatie niet uit het oog. Het is hier niet het college versus het ambtelijk apparaat.’

Leiden nam Zeelenberg in de arm in de zoektocht naar een opvolger voor secretaris Jan Nauta. Dat werd Van Vliet. Ze vertelt dat ze moest ‘pitchen’ voor een dubbele commissie. ‘Bedoeling was dat je pitchte op je persoonlijkheid en alleen daarover werd bevraagd. Dat vond ik best vernieuwend.’ In de commissie zaten acht gemeentemensen inclusief de burgemeester en mensen van Zeelenberg. ‘Wat voor mij ook meewoog was dat ik als hoofd concernstaf bij de formatiegesprekken had gezeten en een positieve indruk had van de bestuurscultuur in Leiden.’ ‘Het is altijd even wennen bij een nieuwe burgemeester’, stelt Buijtels. ‘Menselijke trekjes zitten soms in de weg. Je moet het treffen. Belangrijk is dat je van elkaar waardeert waar je goed in bent. Maar over het algemeen hebben we goede burgemeesters, hoor.’

Hard trappen
Als oud-voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen is de bijna gepensioneerde Buijtels nog steeds betrokken bij het wel en wee van zijn beroepsgroep. Hij hecht eraan vast te stellen dat veruit de meeste gemeentesecretarissen niet met een conflict weggaan en goed samenwerken met burgemeester, wethouders en de samenleving. Toch zou een rol van de secretaris bij de selectie van een burgemeester een goed idee zijn.

Ook Zeelenberg vindt het een overweging om ergens in de procedure een kennismaking tussen de gemeentesecretaris en de burgemeester in te plannen. ‘Soms gebeurt dat informeel, maar eigenlijk te weinig. Het is heel belangrijk dat er een goede match is tussen de burgemeester en de secretaris. Zie het als een tandem, waar twee hard trappen om in dezelfde richting vooruit te komen. Soms lukt dat echter niet en dan is vertrek van de gemeentesecretaris vaak niet meer te voorkomen.’

Klikkende ambtenaren
Soms spelen ook andere actoren een rol bij het vertrek van een gemeentesecretaris. Als ambtenaar kun je een nieuwe burgemeester vertellen hoe de organisatie eigenlijk in elkaar zit. René Grotens: ‘Als er spanning is tussen de gemeentesecretaris en ondernemingsraad, zie je wel eens dat de OR zich rechtstreeks tot het bestuur richt. Ook dan wordt het lastig voor de gemeentesecretaris.’ Een voorbeeld van karaktermoord is het vertrek van Marcel Hermans als gemeentesecretaris van Edam-Volendam per 1 mei 2018 na drie jaar dienst. Officieel was het: een nieuwe uitdaging oppakken en zijn carrière elders voortzetten. Maar Hermans bleek niet bij iedereen geliefd, schreef de website Groot-Waterland. In 2017 kwam hij in het nieuws, nadat een anonieme brief was verschenen van ‘het merendeel van de medewerkers en ambtenaren van de gemeente Edam-Volendam’. Daarin werd hem ‘Noord-Koreaans leiderschap’ verweten. Hij zou zorgen voor een angstcultuur. Het college ontkende de beschuldigingen aan Hermans’ adres.

-50
Tussen 1 januari 2018 en 1 juli 2019 vertrokken/vertrekken vijftig gemeentesecretarissen, interimmers niet meegerekend. (bron: Personalia, VNG-website). Twaalf gemeentesecretarissen moesten (min of meer) gedwongen vertrekken, dat is dus bijna een kwart van het totaal. Maar net als bij voetbaltrainers is er ook een gemeentesecretariscarrousel. De meeste kunnen binnen afzienbare tijd in een andere gemeente aan de bak. Vijftien gemeentesecretarissen gingen of gaan met pensioen. Twee zaten lang op dezelfde plek: Rien Bogerd van de gemeente Urk stopte begin 2018 na 31 jaar en Willem van den Berg van de gemeente Heemstede na 29 jaar. Opvallende gepensioneerden zijn Irma Woestenberg, gemeente ’s-Hertogenbosch, na vijftien jaar aldaar en na 45 jaar overheidsdienst. Ineke Lissenberg werkte 47 jaar voor de overheid, waarvan de laatste tien jaar als gemeentesecretaris van Zeist. Eervolle vermelding voor Jan Goedegebure: vijftien jaar gemeentesecretaris in Kampen, bijna vijftig jaar in overheidsdienst.