Kabinetsmedewerkers streven naar de perfecte bijeenkomst

De Kring van kabinetsmedewerkers is afgelopen voorjaar als vereniging opgericht door een groep van 25 kabinetsmedewerkers, onder meer uit Tilburg, Vlaardingen, Soest en Drechterland. Zij volgden aan de Bestuursacademie een leergang over kabinetszaken. De Kring telt nu vijftig leden.

‘Onze functie is zwaarwegender geworden’, vertelt voorzitter Jacqueline Carpentier, die als bestuursondersteuner werkt in het Noord-Hollandse Drechterland, in het gemeentehuis in Hoogkarspel. ‘Burgers vragen meer dan vroeger. Ze zijn kritischer hoe je iets organiseert. Alles moet perfect zijn. Elke keer als je een officiële gebeurtenis hebt, zoals een nieuwjaarsreceptie, een lokale veteranendag of een dodenherdenking zit iedereen er bovenop. Burgers geven ook meer commentaar, zeker als evenementen die je organiseert fout lopen.’

Duidelijke spelregels en oog voor protocol zijn hulpmiddelen om die kritiek te voorkomen. Het oprichten van de Kring van kabinetsmedewerkers helpt de gemeenteambtenaren die de burgemeester ondersteunen daar ook bij. ‘Er is een gebrek aan kennis. Sommigen van onze leden zijn al tien jaar met hun werk bezig, anderen veel korter. Ik zelf ben in 2006 in deze functie begonnen. Wij zijn ons hier nooit zo bewust geweest van protocol. Na de leergang dacht ik al dat het een stuk beter kan.'

'Door de vereniging hebben we een netwerk waardoor we van elkaar kunnen leren. We kunnen daardoor een kwaliteitsslag maken in ons werk. Volgende maand houden we een workshop met het Kapittel (college voor onderscheidingen, red.). Dat komt ons vertellen hoe je het beste de procedure voor het aanvragen van een koninklijke onderscheiding kan inrichten. Als je daarover een dag brainstormt, kun je burgers beter helpen bij het aanvragen van een lintje.’

Integriteit

De gemeente kan zich door de vereniging ook beter presenteren. ‘Een nieuwjaarsreceptie kun je niet altijd op dezelfde manier doen. Je hebt te maken met de verwachtingen van je burgers die geprikkeld willen worden. Door het uitwisselen van ideeën kun je iets nieuws doen. Uiteindelijk willen wij ons ook als een leuke, goede gemeente profileren en niet als een autoritaire gemeente die de burgers alleen aan regeltjes wil houden.’

Een belangrijk punt waar de Kring van kabinetsmedewerkers ook aandacht voor vraagt, is integriteit. De kabinetsmedewerkers en bestuursondersteuners zijn de ambtenaren die als rechterhand van de burgemeester en soms ook van wethouders dicht bij het vuur zitten.

‘Hoe ga je om met cadeaus? Wat moet je accepteren? Moet je daar of daar wel aanwezig zijn? Ik denk dat ook kabinetsmedewerkers zich meer bewust moeten zijn van het belang van integriteit. Als wij merken dat een burgemeester of wethouder over de schreef gaat, moet je dat in het geval van een burgemeester tegen de burgemeester zeggen. En als het een wethouder betreft, moet je dat tegen die wethouder zeggen.’