Informatie-infarct dreigt voor overheid

Een goede en betrouwbare informatiehuishouding is van groot belang voor de overheid. Juiste beleidsinformatie, correcte kengetallen: het gaat bij goed openbaar bestuur om transparantie en zorgvuldigheid, en iedereen zou daarvan doordrongen moeten zijn. Maar daarvan is absoluut geen sprake, blijkt uit het gezamenlijke advies van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur. 'Politiek en ambtelijk management gaan tamelijk zorgeloos met dit belang om'.

De status van informatiearchivering moet omhoog, stellen de raden in het advies Informatie: grondstof met toekomstwaarde. Van beleidsmedewerker tot topmanager, van politicus tot uitvoerend ambtenaar, iedereen moet het belang van een adequate informatiehuishouding onderkennen. Er moet een commissie komen die een duidelijke visie opstelt waarin de verschillende functies van overheidsinformatie - variërend van erfgoed tot bedrijfsvoering en de burger die z'n recht zoekt - met elkaar in evenwicht worden gebracht. En de coördinatie voor zowel informatievoorziening als archiefbeheer moet bij één ministerie komen te liggen.

Digitalisering is voor de veranderingen in de informatiehuishouding van groot belang, blijkt al vijftien jaar. Maar de gevaren zijn inmiddels ook duidelijk. Het leidt sneller tot een grotere chaos dan bij papier, zeggen de opstellers van het rapport. 'En er is geen tweede kans. Papier is geduldig, soms wel honderden jaren, terwijl digitale gegevens verdampen waar men bij staat.' Joost Aerts, woordvoerder van de Algemene Rekenkamer: 'ICT wordt vaak gezien als een quick fix. Maar dat is het niet, zeker niet in een complexe bestuurlijke omgeving.'

Rob Kramer, hoofdinspecteur Archieven van de Erfgoedinspectie: 'Het is makkelijker om er ongelukken mee te begaan. Deleten is zo gebeurd. Digitale informatie is heel vluchtig als je er niet zorgvuldig mee omgaat. De overheid moet zich daar veel meer van bewust zijn.' Zijn eigen dienst voorspelt al jaren een dreigend 'informatieinfarct', een term die ook opduikt in het vorige week gepresenteerde advies. Hij kan zich prima vinden in de gepresenteerde boodschap. Kramer: 'Er is steeds meer informatie beschikbaar, maar we hebben er steeds minder grip op. Het kost moeite om bij de juiste informatie te komen, het loopt echt vast en dat is gevaarlijk voor het goed functioneren van de overheid.'

Controle

In de huidige Archiefwet ligt de nadruk te veel op het behoud van archiefmateriaal als erfgoed, stelt het rapport. Het belang van het op orde hebben van alle informatie in het kader van de openbaarheid van bestuur, wordt minder onderkend. Onterecht, stellen de onderzoekers. Juist in een tijd waarin verschillende overheden onderling en overheid en bedrijfsleven meer samenwerken, dient de informatiehuishouding perfect te zijn. Er wordt veel informatie gedeeld en dat vraagt afstemming over de uitwisseling van gegevens en roept de vraag op wie er uiteindelijk verantwoordelijk is voor het bewaren van gegevens, als er geen unieke eigenaren van informatie meer zijn.

'Een sterk onderschat proces', vindt Rob Kramer 'er zijn echt goede spelregels nodig voor de hele informatiehuishouding.' Kramer pleit voor grotere aandacht van het management en voor betere interne controle bij de overheid: 'zoals een auditdienst de financiële handel en wandel bekijkt, zou je auditdiensten en controllers ook op de informatiehuishouding moeten zetten. Dit verdient dezelfde aandacht als de financiële huishouding van de overheid.'

Open haard

Saskia van Dockum, directeur van het Utrechts Archief, ziet hier wel een probleem opdoemen. 'Ik ben bezorgd of we dat wel kunnen bemensen. Het kost de grootste moeite om vacatures goed op te vullen en de opleiding staat onder druk. De Archiefschool is nu ondergebracht bij de Hogeschool Amsterdam (HBO) en ik denk echt dat academische denkkracht noodzakelijk is op dat niveau.' In Utrecht verloopt de samenwerking tussen de toezicht houdende archiefdienst en de gemeente prima, vindt ze.

'Onze inspecteurs zitten in een vroeg stadium aan tafel om mee te praten over duurzaam beheer, over de systemen die moeten worden aangeschaft en welke informatie je op welke manier opbergt. Welke mails moet je bewaren, wat doe je met oude websites: allemaal zaken waar we over mee praten. De burger moet kunnen terugkomen op dingen die tegen 'm zijn gezegd.' Ze verwijst naar de commotie rondom de 'openhaardpassage' in de film Fitna. Van Dockum: 'Stel dat daar een beetje over heen en weer was gemaild. We moeten nieuwe manieren vinden om met digitalisering van informatie om te gaan.'