Gemeente heeft protocol voor geheimhouding nodig

Vertrouwelijkheid en vertrouwelijke inzage zijn ook op allerlei verschillende manieren geregeld. Sommige gemeenten leggen daarbij de nadruk op mondelinge informatie, in andere gemeenten zijn vooral voorzieningen getroffen voor stukken op schrift. In heel veel gemeenten is er overigens helemaal niets geregeld of afgesproken op dit punt en wordt alleen bij incidenten over het vraagstuk gediscussieerd.

Het algemene beeld van de geheimhoudingspraktijk is in ieder geval nogal rommelig en dat wordt mede veroorzaakt door de gecompliceerde wettelijke voorzieningen op dit punt. Algemeen aanknopingspunt is dat de gemeenteraad een recht op informatie heeft. Burgemeester, college en collegeleden zijn verplicht om inlichtingen te verstrekken en aan de raad verantwoording af te leggen. Uitzonderingen op deze plichten kunnen schadelijk zijn voor de controle van de gemeenteraad.

Om die reden voorziet het wettelijke regime in een tamelijk stringente beperkingsclausule. Met een beroep op het ‘openbaar belang’ kan informatie geheim worden gehouden, waarbij dit criterium streng moet worden uitgelegd. Maar bij de afweging of vertrouwelijke inzage wordt gegeven, vindt vrijwel altijd een inschatting van risico’s plaats. Hoe groot is de kans dat de informatie alsnog op straat komt te liggen? Kan erop worden vertrouwd dat de raadsleden - en dan ook alle - de gevraagde vertrouwelijkheid aan zullen houden?

Bij de inschatting van dit risico door colleges van B en W of door de burgemeester is tevens de vraag van belang wie deze geheimhouding kan opleggen en - vooral - welk orgaan daaraan een einde kan maken. Hier doen zich naar regel en praktijk merkwaardige verschijnselen voor. Elk bestuursorgaan kan geheimhouding opleggen en die ook weer beëindigen. Opmerkelijk is echter dat als het verzoek om geheimhouding zich richt tot de raad als orgaan, die geheimhouding door de raad moet worden bekrachtigd en ook verderop door de raad kan worden opgeheven.

Achtergrond van deze regeling is dat openbaarheid voor gemeenteraden cruciaal is. Het politieke debat moet een publiek debat zijn, waarbij openheid en toegankelijkheid basiseisen zijn. Colleges kunnen dit belangrijke bekrachtigings- en opheffingsrecht van de gemeenteraad echter gemakkelijk ontwijken en wel door de informatie vertrouwelijk aan raadsleden ter inzage te geven, maar niet aan de raad als orgaan. In die gevallen is bekrachtiging niet nodig en opheffing van de geheimhouding door de raad niet mogelijk.

Vanuit de colleges kan een en ander derhalve op verschillende manieren worden geplooid, zodanig dat een sterke, soms veel te sterke geheimhoudingspraktijk ontstaat. Vooral indien heldere criteria ontbreken wanneer informatie moet worden gericht aan de raad of aan raadsleden, worden gemeenteraden vaak en snel op achterstand gezet.

Iedere gemeenteraad zou dan ook een protocol moeten ontwikkelen waarin de gecompliceerde wettelijke bepalingen helder en overzichtelijk worden uitgewerkt. Op basis van goede onderlinge afspraken tussen raad en college kan een goede geheimhoudingspraktijk ontstaan, die recht doet aan de eis van openbaarheid enerzijds en anderzijds aan de noodzaak om sommige informatie geheim of vertrouwelijk te houden.