Geheim is pas geheim als er geheim op staat

Het gemeentebestuur heeft de mogelijkheid om geheimhouding op te leggen van vergaderstukken of van delen van vergaderingen. De geheimhouding is echter vaak niet duidelijk, niet goed onderbouwd en een systeem om de geheimhouding op te heffen, ontbreekt in veel gevallen. Dat blijkt uit een verkennend onderzoek van de Amsterdamse rekenkamer.

Beperkt kabinet
Stukken zijn ‘actief openbaar’, ‘kabinet’ of  ‘beperkt kabinet’. Lang niet alle ambtenaren en bestuurders in het Amsterdamse gemeentebestuur zullen in een oogopslag zien wat daarmee wordt bedoeld. In het eerste geval, zo mag duidelijk zijn, is er geen sprake van geheimhouding. `Kabinet´ houdt in dat het om een geheim stuk gaat, dat alleen wordt verspreid onder het college van B en W en nog een aantal mensen daaromheen. Dat zijn bijvoorbeeld leden van de screeningscommissie, de wethoudersassistenten, de loco gemeentesecretaris en de afdeling voorlichting. ´Beperkt kabinet´ betekent dat de stukken extreem gevoelige informatie bevatten en alleen worden verspreid onder de collegeleden, de gemeentesecretaris, de notulist en de directeur communicatie.

Strikt geheim
Verwarrend, zo concludeert de Amsterdamse rekenkamer in een verkennend onderzoek. Op die manier maak je de kans dat stukken terechtkomen bij mensen voor wie ze niet bestemd zijn, onnodig groot. De oplossing die de rekenkamer voorstelt is dan ook simpel: vervang deze termen door ‘geheim’ en ‘strikt geheim’. Die oplossing is dermate voor de hand liggend dat het college van B en W van Amsterdam al heeft besloten deze aanbeveling over te nemen.

Geheimhouding opheffen
Een ander door de rekenkamer gesignaleerd probleem is dat er geen duidelijk systeem is om de geheimhouding die op stukken rust op te heffen. Zo kan het gebeuren, blijkt uit de verkenning, dat kwartaalrapportages, memo´s en jaarverslagen nog steeds het predicaat geheim dragen, terwijl iedereen ze al op internet kan bekijken.

Deels geheim
Extra moeilijk wordt het wanneer slechts een deel van een rapport geheim is. Regels over hoe een gemeente daarmee moet omgaan, ontbreken in Amsterdam. De oplossing die de rekenkamer voorstelt is dan ook eenvoudig: ook als maar een deel van een rapport geheim is, vermeldt dat wel op de omslag van het stuk.

Niet onderbouwd
Van alle stukken die tot geheim werden verklaard in de afgelopen jaren, bleek bij bijna de helft de onderbouwing te ontbreken. En wanneer de geheimhouding wel wordt onderbouwd, gebeurt dat soms in bewoordingen die voor de gewone sterveling niet direct even duidelijk zijn, bijvoorbeeld met de uitdrukking ‘financiële stukken zijn kabinet’.
 

Financieel nadeel
Het aantal stukken dat als geheim wordt bestempeld, neemt de laatste jaren overigens af, zo blijkt uit de verkenning. Het totaal aantal agendapunten dat geheime stukken bevatte in openbare en besloten raadscommissies lag tussen april 2009 en maart 2010 nog op 51. Het jaar daarop waren het er nog maar 43. In de meeste gevallen ging het om stukken waarbij de gemeente mogelijk financieel of economisch nadeel zou ondervinden wanneer de informatie openbaar zou worden.  Daarnaast werden dossiers geheim verklaard die te maken hadden met benoemingen van bestuursleden, leden van raden van toezicht en andere organen.

Naar aanleiding van het verkennend onderzoek heeft de Rekenkamer Amsterdam een handreiking opgesteld voor het omgaan met geheimhouding.