Weststellingwerf laat brieven onbeantwoord

Burgers en bedrijven in de Friese gemeente Weststellingwerf beklagen zich over de reactietermijn van de gemeente. Zij moeten soms maanden wachten op antwoord, maar krijgen wel drie keer een ontvangstbevestiging.

Negen maanden wachten
De Vereniging Historie Weststellingwerf heeft negen maanden moeten wachten voor het antwoord kreeg op de vraag die ze gesteld hadden aan de gemeente. Na drie keer vruchteloos brieven sturen, schakelde de vereniging VVD-raadslid Roelof Theun Hoen in. ‘Ze hebben in maart een brief gestuurd en kregen meteen een ontvangstbevestiging met de mededeling dat het antwoord zes weken op zich kon laten wachten. Toen er geen antwoord kwam hebben ze opnieuw een brief gestuurd en na die zes weken weer. De ontvangstbevestigingen bleven binnenkomen, maar de antwoorden niet.’

Misschien meer brieven zoek
Hoen ging verbolgen te rade bij de ambtenaar, maar die bleek niets van de brief te weten. Het leidde maandag tot raadsvragen en een burgemeester die sprak over “een ernstige situatie”. ‘Hij beloofde onderzoek te doen en tot een passende oplossing te komen. ‘Waarschijnlijk is het een systeemfout. De brief is inmiddels wel gevonden.’ Intussen bleek ook een andere bewoner al een half jaar te wachten op antwoord. ‘Ik dacht nog even dat de brieven gevoelig lagen, maar de ambtenaar kon de brief echt niet voor de geest halen. Het is een rare situatie. Ze gaan de hele lijn nu goed doorlichten. Misschien komen er nog meer brieven boven water.’

Ingewikkelde antwoorden
De gemeente Weststellingwerf laat in een reactie weten over een goed document management systeem te beschikken. ‘We onderzoeken of het een systeemfout is of dat een ambtenaar een brief te lang heeft laten liggen. Het gaat, zoals het nu lijkt, om enkele brieven van burgers en instellingen en ook om ingewikkelde antwoorden waarbij de beantwoording meer overleg en tijd vergde dan de afgesproken termijn.’ Afspraak is dan dat er contact wordt opgenomen met de instelling of burger, dat is in deze gevallen niet goed gegaan, aldus de gemeente.

Waarschijnlijk menselijke fout
‘De terugkoppeling naar de vraagstellers heeft te lang op zich laten wachten. Het is goed dat de gemeenteraad het ambtelijk apparaat op deze kwestie heeft geattendeerd. Naar aanleiding hiervan is direct actie ondernomen.’ Waarschijnlijk is er sprake van een menselijke fout, verheldert een woordvoerder. ‘Het onderzoek gaat zich dus richten op de eigen medewerkers.’ De brieven zijn in ieder geval geen ingewikkelde oneigenlijke Wob-verzoeken. ‘Nee, daar zijn we heel scherp op en daar reageren we ook niet op.’