Common Ground voor optimale informatievoorziening

De overheid staat voor ingewikkelde uitdagingen, wat een grondige verbetering van de bedrijfsvoering en dienstverlening vereist. Bovendien is een overgang naar een moderne informatievoorziening noodzakelijk. Nederlandse gemeenten hebben de handen ineen geslagen om hun informatievoorziening te moderniseren en verbeteren. Samen hebben ze Common Ground ontwikkeld.

Wat is Common Ground?

Met deze informatiekundige visie en strategie kunnen ze de gemeentelijke informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer inrichten. Het is met name makkelijker geworden om onderling informatie uit te wisselen, doordat iedereen data vastlegt volgens dezelfde principes. Dankzij Common Ground kunnen gemeenten hun dienstverlening aan burgers en bedrijven aanzienlijk verbeteren. Ook kunnen ze flexibel inspelen op maatschappelijke uitdagingen en zijn ze beter in staat om te voldoen aan de privacywetgeving.

Data vastleggen bij de bron

In samenwerking met elkaar en externe partijen, zoals IT-bedrijven, zijn Nederlandse gemeenten bezig om de visie Common Ground te realiseren. Dat gaat niet van de ene dag op de andere, want het is een complex proces. Verouderde onderdelen van het informatieproces worden een voor een vervangen. Het principe 'data vastleggen bij de bron' is hierbij het belangrijkste uitgangspunt.

Common Ground kernprincipes

Het idee is helder: als elke gemeente op dezelfde manier en volgens uniforme richtlijnen data vastlegt, wordt het gemakkelijker om die veilig op te slaan, uit te wisselen en terug te zoeken. Zo kunnen alle gemeenten niet alleen hun dienstverlening aan inwoners en bedrijven verbeteren, maar ook hun bedrijfsvoering. Bovendien kunnen ze elkaar helpen en ondersteunen bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken: iedereen spreekt dezelfde taal en gebruikt hetzelfde systeem.

Dit zijn de kernprincipes van Common Ground:

• Data loskoppelen van werkprocessen en applicaties
• Gegevens bij de bron bevragen in plaats van kopiëren en opslaan
• Uniforme gegevensstructuur
• Gebruik van API's voor gegevensuitwisseling
• Eén gemeenschappelijke integratielaag
• Data in de bron houden

Common Ground en AFAS ERP-software

De kernprincipes van Common Ground komen perfect overeen met onze visie op software en bedrijfsvoering. Sterker nog, Common Ground past in onze ERP-software. Door te kiezen voor AFAS ERP, ligt interoperabiliteit binnen handbereik.

Interoperabiliteit binnen het applicatielandschap van een gemeente, maar ook tussen meerdere gemeenten, is essentieel voor een soepele samenwerking. Mensen en afdelingen moeten makkelijk met elkaar kunnen communiceren en informatie kunnen uitwisselen.

Common Ground als gezamenlijke visie en AFAS ERP als softwarepakket maken dit mogelijk. Om te beginnen leidt de keuze voor AFAS ERP tot een gestructureerde implementatie van Common Ground. De visie wordt in logische stappen doorgevoerd in de software. Verder gebeurt dat in heel Nederland op dezelfde manier. Al is de ene gemeente misschien verder in het proces dan de andere, ambtenaren en medewerkers spreken wel dezelfde taal en weten elkaar snel te vinden om te overleggen. Ze gaan werken met dezelfde workflows en richten hun systeem op dezelfde manier in.

Een ander punt is de veiligheid van informatie. In plaats van data steeds te kopiëren, leg je gegevens eenmalig vast op een centrale plek. Voor gegevensuitwisseling werk je met API’s. En onze software maakt het eenvoudig om te voldoen aan de privacywetgeving.

Een sterk verbeterde bedrijfsvoering is een mooi pluspunt van Common Ground en ERP-software. Door te digitaliseren en automatiseren, is er minder handmatig administratief werk te doen en blijft er tijd over voor zaken die echt belangrijk zijn, zoals de volgende stap in de implementatie van Common Ground. Ook leidt het werken met ERP-software tot een verbeterde dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Je werkt als gemeente sneller en maakt minder fouten.