FOMO or FOBI, that’s the question

Een beetje overheidsmanager brengt de dagen in vergadering door. Een dag niet vergaderd is een dag niet geleefd. Een lege agenda leidt al snel tot FOMO, de ‘fear of missing out’. Zelf heb ik soms last van FOBI: de ‘fear of being in’ oftewel de angst om door mijn aanwezigheid medeverantwoordelijk te zijn voor iets waar ik geen invloed op heb.

In januari 1915 vergaderde een kabinetscommissie van het Verenigd Koninkrijk over een voorstel om Istanboel met een vloot te belegeren en daarmee Turkije uit de alliantie met Duitsland te duwen. Naast de betrokken ministers was de militaire leiding aanwezig. Minister Churchill gaf een toelichting. De legerleiding zweeg en het kabinet besloot conform. Na een verloren strijd met ruim 400.000 slachtoffers volgde een parlementaire enquête. De militaire leiding verklaarde niets in het plan te hebben gezien. Op de vraag waarom ze hadden gezwegen, was het antwoord dat het plan van de minister was en dat zij hem niet konden tegenspreken. De overige kabinetsleden zeiden het zwijgen van de legerleiding te hebben geïnterpreteerd als instemming. De conclusie van de enquêtecommissie was dat de minister had moeten zorgen dat de inzichten van de adviseurs ‘were clearly put before the council’ en dat de adviseurs ‘should have expressed their views to the council whether asked or not’.

Aanwezig zijn bij een vergadering is niet vrijblijvend. Als gemeentesecretaris dacht ik altijd na wanneer bestuurders een ambtelijke presentatie wilde laten geven in het college van B&W. Wat zijn de technische vraagstukken waar het college doorheen moet om tot een besluit te komen? Hoe sturend is de wethouder op de inhoud van de presentatie? Hoe ervaren zijn de medewerkers die de presentatie moeten geven? Regelmatig heb ik meegemaakt dat een wethouder tijdens een ambtelijke presentatie antwoorden begon te geven op de vragen van collega’s. En dat de ambtenaren zwegen. Dan wordt het tijd voor de voorzitter of de gemeentesecretaris om in te grijpen en de ambtenaren ruimte en veiligheid te geven om hun inzichten te delen. Maar gebeurt dat altijd?

Soms schuif je alleen uit belangstelling aan bij een vergadering zonder dat je een duidelijke rol of verantwoordelijkheid hebt. Achteraf volgt dan het verslag. Je dacht toehoorder te zijn. Maar het verslag zegt van welke onderwerpen je kennis hebt genomen. En het genotuleerd zwijgen kan de schijn van instemming oproepen.

Het probleem van vele vergaderingen is reeds besloten in het woord ‘vergaderen’. Het is verwant aan het Oudnederlands ‘gaderen’ wat ‘verzamelen’ betekent, los van enig doel. Dan het Engelse ‘meeting’. Dat is verwant aan het Oud Engelse ‘meetan’ wat ‘to find out’ betekent. Daar heb je vooral nieuwsgierigheid en kennis voor nodig.

Een tijdje terug had ik behoefte aan ‘meetan’. Met een auto reed ik langs het water van Istanboel naar de Middellandse Zee. Dat is ruim 340 kilometer met aan beide oevers restanten van forten en bunkers. Zelfs een leek ziet dat een vloot daar nooit doorheen komt. Tegen zonsondergang liep ik naar het uiterste puntje van Azië. Een prachtig uitzicht over de Middellandse Zee, Europa, en militaire begraafplaatsen. Rij na rij vol jongens van rond de 20. ‘Their name liveth for evermore’ op het kruis. Een herder leidde zijn schapen naar de schaapskooi. De veldkennis van zijn overgrootvader zou aan de vergadertafel van grote waarde zijn geweest. Maar herders vergaderen niet. Die hoeden over hun kudde.