Uitgebreid prognosemodel voor kinderopvang

Impuls Kinderopvang is een opvangorganisatie met meer dan 60 locaties in Amsterdam-West en -Noord. Impuls maakt in hun bedrijfsvoering al enkele jaren gebruik van een monitor met dashboards en rapportages ter ondersteuning van het management en de medewerkers. Sinds kort heeft Impuls haar dashboards uitgebreid met een prognosemodel. Hiermee hebben zij niet alleen inzicht in en grip op de huidige situatie, maar kunnen zij ook de toekomstige instroom, kindbezetting en personeelsbehoefte voorspellen. Dit maakt dat ze eerder kunnen anticiperen op nieuwe ontwikkelingen, en de effecten van personeelstekorten kunnen minimaliseren.

Uitgebreid prognosemodel voor kinderopvang (pdf)

Dashboards zorgen voor betrokkenheid en inzicht “In 2019 zag ik in een managementblad een foto van Jan-Kees de Jager, die aan de hand van een dashboard enthousiast rapportages toonde en data inzichtelijk maakte”, vertelt Corine van der Vlist, manager bedrijfsvoering en controller bij Impuls. “Dat wil ik ook, een managementrapportage met alle actuele stuurinformatie overzichtelijk samengebracht, dacht ik toen. Onze indertijd net nieuw aangestelde bestuurder dacht daar gelukkig hetzelfde over. Zijn aanjagende rol heeft ervoor gezorgd dat we snel aan de slag konden.”

En snel aan de slag zijn ze dan ook gegaan. “We zijn een organisatie met een maatschappelijk hart en willen onze tarieven zo laag mogelijk houden voor de klant. Daarom moeten we scherp op kosten, effectiviteit en efficiency sturen. Indertijd werkten we veel met Excel en dat was behoorlijk tijdrovend. Nu we alle cijfers op het gebied van financiën, HR en bezetting inzichtelijk maken in één monitor, bespaart dat de hele organisatie veel tijd. En we merken dat het meer financiële bewustwording creëert bij de medewerkers.”

“Nu we alle cijfers op het gebied van financiën, HR en bezetting inzichtelijk maken in één monitor, bespaart dat de hele organisatie veel tijd.”

De wijk- en locatiemanagers werden stap voor stap meegenomen in het proces en de voordelen van datagedreven werken. Zo hebben ze onder andere met het team een online datagame gespeeld. Inmiddels hebben alle locatiemanagers toegang tot de dashboards.

Corine licht verder toe: “Onze medewerkers krijgen veel eigen verantwoordelijkheid en autonomie. Eenduidige, betrouwbare en toegankelijke data zijn daarom key. We zagen meteen dat het dashboard meer inzicht en betrokkenheid geeft. Medewerkers op de groep worden zich steeds meer bewust van het verband tussen bijvoorbeeld een lagere bezetting, en minder positieve cijfers. Ze leren pro-actiever te sturen op de bezetting; het effect op de cijfers van één kind minder op een groep is nu ook voor medewerkers makkelijk inzichtelijk. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor verzuim; locatiemanagers zien nu direct wat de invloed is op de KPI’s als er door verzuim extern ingehuurd moet worden.”

De volgende stap: de toekomst inzichtelijk

Na de succesvolle implementatie van de dashboards, zette Impuls een nieuwe stip op de horizon; een prognosemodel. Binnen Impuls werd gewerkt met wijkprognoses. Die werden vanwege het tijdrovende karakter maar eens per 2 á 3 jaar gemaakt. Eén medewerker was al snel een week bezig met één wijk. Impuls bedient 14 wijken, dus dat betekende dat het 3 maanden duurde om alle wijkprognoses te maken. In samenwerking met Van Dam & Oosterbaan is toen het prognosemodel ontwikkeld. Corine van der Vlist: “Naast inzicht in actuele data, kunnen wij met dit model nu ook de vraag naar kinderopvang per wijk prognosticeren. Zo zijn marktontwikkelingen, personeelsbehoefte en kindaantallen zichtbaar voor de komende 10 jaar. Het voorspellen van de toekomstige behoefte naar kinderopvang maakt dat we als organisatie sneller kunnen sturen op veranderingen in de markt.”

Hoe werkt het prognosemodel?

Door het combineren van openbare en eigen databronnen worden langetermijnontwikkelingen in kaart gebracht. Wordt er een toename aan kinderen verwacht in een bepaalde wijk? Of verplaatst de populatie zich naar andere wijken? En moet er juist geïnvesteerd worden in VVE of volstaat reguliere kinderopvang ook? Al deze scenario’s hebben effect op locaties, kindbezetting en de personeelsbehoefte. Met hulp van het prognosemodel kunnen kinderopvangorganisaties voorspellen of bijvoorbeeld een nieuwe locatie geopend moet worden, en kan deze behoefte onderbouwd worden richting de gemeente omdat de cijfers een feitelijke weergave zijn van de verwachting. De gemeente kan daarop dan anticiperen door te investeren in huisvesting. Hierdoor ontstaat een betere samenwerking.

“Als organisatie kunnen we sneller sturen op veranderingen in de markt.”

Direct concrete resultaten

Impuls heeft het prognosemodel in mei gelanceerd en plukt er nu al de eerste vruchten van; op basis van voorspellingen van het model zijn zij in gesprek met twee schoolbesturen. “In eerste instantie twijfelden we over deze nieuwe locaties, omdat volgens de huidige cijfers de kindaantallen in deze wijken afnemen. Maar uit het model bleek dat er de komende jaren veel nieuwbouw gepland staat, en er sprake is van relatief veel tweeverdieners. Dit gaf ons echt nieuwe inzichten; de vraag is er nu misschien nog niet, maar over een paar jaar wel. Dan moet je er tijdig bij zijn en nu alvast in gesprek gaan met de schoolbesturen en gemeente”, vertelt Corine.

Een tweede inzicht was de toekomstige personeelsbezetting. “Door het prognosemodel werd inzichtelijk dat de uitstroom aan pensioengerechte medewerkers de komende vijf jaar fors hoger ligt dan waar we rekening mee hielden. Bovendien neemt de vraag naar kinderopvang toe én is er sprake van een krappe arbeidsmarkt. Het oplopende tekort is een feit, maar we kunnen dit nu direct vertalen in concrete data. Dit maakt dat we als organisatie anticiperen op onder andere de vacaturecapaciteit en bijbehorende wervingscampagnes in zowel het heden als de komende jaren. Cruciale informatie waarop we de bedrijfsvoering kunnen inrichten.

We hebben onze samenwerking met MBO-instellingen verder geïntensiveerd om studenten aan te trekken. Daarnaast investeren we nog meer in onze huidige medewerkers, en verbreden we onze blik door te zoeken naar managers met ervaring buiten de kinderopvangbranche. Dit laatste heeft als bijkomend voordeel dat deze managers vaak al gewend zijn om datagedreven te werken. Al deze maatregelen moeten ervoor zorgen dat we kunnen inspelen op de toekomstige kindbezetting. Zo kunnen we ieder kind de aandacht blijven bieden die het verdient.”

Tips voor anderen

“Het prognosemodel geeft inzicht en handvatten om tijdig te anticiperen op de toekomst. Dankzij de data kun je de verschillende klantprofielen per wijk in kaart brengen waardoor behoefte en aanbod beter aan kunnen sluiten. Dit betekent meer tevreden kinderen en ouders. Mijn advies aan andere kinderopvangorganisaties is om oog te hebben voor de ontwikkelingen in de markt. Gebruik als organisatie je gezonde verstand en ondersteun dat door middel van data. Daarnaast is samenwerken met onder andere scholen, gemeenten, sportverenigingen, buurtcentra en brancheverenigingen de sleutel tot succes. Samen heb je meer kennis en kun je elkaar ondersteunen in het delen van data maar ook het flexibel inzetten van personeel”, aldus Corine.

“Ik ben er trots op dat we als organisatie in samenwerking met Van Dam & Oosterbaan dit model hebben kunnen ontwikkelen. De datagedreven aanpak zorgt ervoor dat we steeds beter zicht hebben op de effecten van keuzes op de lange termijn. We kunnen betere en meer weloverwogen keuzes in strategie en begroting maken. Hierdoor kunnen we effectiever en efficiënter werken en meer impact hebben in het leven van de kinderen en hun ouders. Daar doen we het uiteindelijk voor!”