Transitie naar datagedreven werken: Risico top 3

Auteur bijdrage: Esrah Jellema

In het tijdperk van digitale transformatie is de overstap naar een datagedreven werkwijze een strategische zet voor vele organisaties. Deze transitie belooft niet alleen verbeterde besluitvorming en operationele efficiëntie, maar brengt ook significante uitdagingen en risico’s voor de organisatie met zich mee. Dit artikel beschrijft de drie belangrijkste risicofactoren voor de organisatiecultuur die zich kunnen voordoen bij de overgang naar een datagedreven aanpak. Ook geven we tips hoe je deze risico's het beste kunt beperken.

1. Weerstand tegen een datagedreven werkwijze

Oorzaak:
Weerstand tegen verandering binnen een organisatie is een veelvoorkomend verschijnsel wanneer traditionele processen en systemen worden vervangen door nieuwe methoden. Dit is dus ook het geval bij de overgang naar een meer datagedreven werkwijze. Medewerkers kunnen zich bedreigd voelen door het verlies van controle over hun werkprocessen of door de angst hun baan te verliezen als gevolg van nieuwe technologieën. Daarnaast bestaat de perceptie dat nieuwe systemen complex en moeilijk te begrijpen zijn, wat bijdraagt aan angst en weerstand. Dit kan de transformatie naar een datagedreven werkwijze bemoeilijkt. Dit wordt versterkt als de voordelen van de verandering niet duidelijk gecommuniceerd worden of als medewerkers zich niet betrokken voelen bij het veranderingsproces.

Preventie:
Het is van cruciaal belang om een verandering geleidelijk te introduceren. Begin met kleinschalige projecten binnen kleinere teams om het nut en de voordelen van een datagedreven benadering (op kleine schaal) te demonstreren. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het maken van business cases. In de businesscase worden de voordelen van de verandering onderbouwd en inzichtelijk gemaakt, wat helpt bij het creëren van draagvlak en het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers. Met een business case breng je de wat, waarom en hoe in kaart én geef je aan wat het de organisatie en medewerkers kan opleveren. Door het op een organisatievraagstuk te betrekken (‘we pakken probleem x aan’) zorg je voor meer draagvlak, dan wanneer je het op persoonsniveau bespreekt (‘jij moet anders werken’).  

2. Gebrek aan vaardigheden en kennis

Oorzaak:
Het gebrek aan technische kennis en vaardigheden bij medewerkers is een kritiek risico bij de overgang naar een datagedreven werkwijze. Dit kan leiden tot implementatiefouten, inefficiënt datagebruik en een verhoogde afhankelijkheid van externe consultants. Deze problemen ontstaan omdat de implementatie van de nieuwe werkelijkheid sneller afgerond is dan dat de ontwikkeling van medewerkers verloopt, waardoor bestaande kennis niet meer voldoet, maar nieuwe kennis ontbreekt. Er wordt vaak onvoldoende geïnvesteerd in training en educatie om het niveau op peil te brengen.

Preventie:
Bied allereerst voldoende training en ondersteuning om de transitie te vergemakkelijken en te werken aan het creëren van draagvlak door duidelijk te communiceren over hoe deze veranderingen de efficiëntie en effectiviteit van het werk kunnen verbeteren. Geef medewerkers ook voldoende ruimte om zelf aan te geven waar ze zich in willen ontwikkelen, of welke kennis ze nog missen om mee te gaan in de verandering. Zo kun je medewerkers helpen op laagdrempelige en bij hen passende wijze kennis te maken met data en datagedreven werken.

Zorg ervoor dat je van tevoren goed weet welke ‘hard skills’ medewerkers nodig hebben in de nieuwe situatie. Komt er een nieuw systeem? Zorg dan dat er een instructie, training en/of knoppencursus beschikbaar is. Wees je ervan bewust dat medewerkers in verschillende posities mogelijk andere vaardigheden nodig hebben. Geef ook duidelijk aan wie binnen de organisatie het aanspreekpunt is voor een specifiek systeem of proces en op welke manier mensen hier vragen over kunnen stellen.

Zorg daarnaast voor een strategische mix van training voor huidige medewerkers en het aantrekken van gespecialiseerde data-experts. Het ‘outside perspective’ van externe professionals kan nieuw licht schijnen op onderwerpen en thema’s die binnen de verandering spelen. Dit zal niet alleen de implementatie versnellen, maar ook zorgen voor een dieper begrip en acceptatie van datagedreven processen binnen de organisatie. Het is cruciaal om kennis duurzaam te borgen in de organisatie om ook op lange termijn succesvol datagedreven te kunnen (blijven) werken. De Academy van Van Dam Datapartners biedt een ruim aanbod aan trainingen om jouw medewerkers op te leiden tot data-experts, ongeacht hun instapniveau.

3. Gebrek aan managementondersteuning en strategische planning

Oorzaak:
Onvoldoende betrokkenheid van het senior management en een gebrek aan duidelijke communicatie kunnen leiden tot misverstanden over de projectdoelen en het niet beschikbaar stellen van de benodigde middelen. Hierdoor ontstaat een gebrek aan richting en steun voor transitie, wat de voortgang kan vertragen en de algehele effectiviteit van de implementatie kan ondermijnen. Zonder actieve ondersteuning en duidelijk gedefinieerde verwachtingen vanuit het management, kunnen interne projectleiders moeite hebben om prioriteiten te stellen en de vereiste middelen te mobiliseren, waardoor het risico op projectfalen toeneemt.

Preventie:
Het is essentieel dat het management volledig betrokken is bij en gecommitteerd aan de datagedreven transformatie. Dit omvat actieve deelname aan planningssessies, het toewijzen van voldoende middelen en het vaststellen van duidelijke, haalbare doelen voor elke fase van de implementatie. Het is daarbij van belang dat het management ook rekening houdt met de mogelijke weerstand tegen de verandering vanuit de organisatie. Regelmatige communicatie en feedbacksessies zijn cruciaal om het project op koers te houden en tijdig aanpassingen te maken. Concreet kan het management dit ondersteunen door frequente review meetings in te plannen, toegang te verschaffen tot aanvullende training voor teamleden, en door een cultuur van openheid en samenwerking te bevorderen. Het uitvoeren van een Nulmeting Datavolwassenheid kan je hierbij helpen! Zo bepaal je waar je staat, wat je ambities zijn en wat er op korte en lange termijn nodig is om deze ambities te verwezenlijken.

Conclusie

De overgang naar een datagedreven organisatie is complex maar noodzakelijk voor organisaties die toekomstbestendig willen zijn. Door proactief risico's zoals organisatorische weerstand, gebrek aan vaardigheden en onvoldoende managementondersteuning aan te pakken, kunnen organisaties niet alleen potentiële valkuilen vermijden, maar ook een sterke basis leggen voor toekomstige groei. Het is daarom van vitaal belang dat elke organisatie een plan op maat maakt dat past bij haar eigen situatie en behoeften, om zo de vele voordelen van een datagedreven werkwijze te realiseren.