Europese verkiezingen organiseren: zo doe je dat!

Auteur bijdrage: Joost Verboven

Op 6 tot en met 9 juni 2024 zullen miljoenen Europeanen naar de stembus gaan om hun vertegenwoordigers voor het Europees Parlement te kiezen. In Nederland is dit op 6 juni. Het organiseren van deze verkiezingen vereist zorgvuldige planning, coördinatie en uitvoering om ervoor te zorgen dat het proces eerlijk en transparant verloopt. Onze verkiezingsexperts bij Van Dam Datapartners zijn bedreven en ervaren in het organiseren van deze (en andere) verkiezingen. Maar wat houdt het organiseren van een verkiezing daadwerkelijk in? In dit artikel beschrijft projectleider verkiezingen Joost Verboven wat er allemaal komt kijken bij dit omvangrijke proces.

Contactpersoon

Als projectleider verkiezingen ben je vaak de contactpersoon voor de buitenwereld: stemmers die vragen hebben, politieke partijen die hun posters moeten aanleveren, de leverancier van verkiezingsborden, de drukker van alle stembescheiden, de Rijksoverheid, de Kiesraad, collega’s die meewerken aan de verkiezingen; al deze personen en instellingen komen bij jou uit met hun vragen en informatie, en deze informatie moet je op de juiste manier verwerken en/of doorgeven aan de juiste persoon.

Mensen

Naast locaties is het belangrijkste element tijdens verkiezingen: mankracht! Er zijn voldoende personen gerekruteerd om de verkiezingen vlot en soepel te laten verlopen, waaronder voorzitters, plaatsvervangend voorzitters, stembureauleden, stemmentellers, facilitaire medewerkers, leden van het gemeentelijk stembureau en medewerkers die zorgen dat de uitslagen in de verkiezingssoftware OSV worden ingevoerd. Dit werven gebeurt via interne kanalen zoals mails, telefoontjes, berichten op intranet en persoonlijke gesprekken, maar ook extern via social media, mails, kranten en berichten op de gemeentelijke website. 

Alle verkiezingsfunctionarissen krijgen uitgebreide trainingen om ervoor te zorgen dat ze bekend zijn met de procedures en dat zij hun taken correct kunnen uitvoeren. Speciale aandacht is besteed aan het waarborgen van de integriteit, veiligheid en transparantie van het verkiezingsproces. Ook gebruiken we een telmethode, waarvoor de voorzitters en plaatsvervangend voorzitters nog een extra training moeten volgen.

Locaties en materialen

Bij eerdere verkiezingen is gebruikgemaakt van stemlokalen. Hierbij is rekening gehouden met toegankelijkheid, veiligheid en capaciteit. Verkiezingen moeten namelijk toegankelijk zijn voor alle kiezers, inclusief mensen met een handicap, ouderen en minderheidsgroepen. Speciale voorzieningen, zoals braille-stembiljetten en rolstoeltoegankelijke stemlokalen zijn beschikbaar. Met alle stemlokalen zijn afspraken gemaakt over de tijden van het op- en afbouwen van het stemlokaal door de gemeente, het openen en sluiten van de locatie op de verkiezingsdag en andere zaken waar we rekening mee dienen te houden.

Er zijn voldoende stemhokjes, stembussen en andere benodigde apparatuur besteld voor elk stemlokaal. Ook materialen die niet of niet goed meer functioneerden, zijn vervangen.

Stembiljetten, stembussen, stempels, potloden en ander stemmateriaal zijn tijdig besteld. Er is ook een reservevoorraad beschikbaar om eventuele tekorten op de verkiezingsdag te voorkomen. Alle materialen worden in stemkoffers gedaan, die vervolgens een dag vóór de verkiezing door de voorzitters worden opgehaald op het gemeentehuis.

De belangrijkste materialen, naast het welbekende rode potlood, zijn toch wel de stempassen en de stembiljetten. Je staat in nauw contact met de drukkerij om ervoor te zorgen dat de juiste mensen een stempas ontvangen en dat hierin geen fouten worden gemaakt, zowel in de selectie als in de teksten op de stempassen en de stembiljetten.

D-day

Als alle voorgaande zaken geregeld zijn, dan komt de grote dag: de verkiezingen zijn daar. Dit is de dag waarop alles op rolletjes moet verlopen en waarin je eigenlijk hoopt het nieuws niet te halen; dat is dan namelijk vaak een slecht teken.

Om 21.00 uur sluiten de stembussen en gaan de stembureauleden tellen. Zij geven, nadat ze eerst een telling hebben gedaan op lijstniveau, een voorlopige uitslag door aan de gemeente. De gemeente geeft deze voorlopige uitslag vervolgens weer door aan het ANP. Tijdens de Europese Verkiezingen rust er een embargo op deze voorlopige uitslag. Omdat in andere landen tot en met zondag gestemd wordt en deze niet beïnvloed mogen worden door uitslagen in andere landen, mag de voorlopige uitslag pas zondagavond openbaar worden gemaakt.

Uitslagverwerking

Nadat alle tellingen zijn uitgevoerd, worden de stembussen en stembescheiden weer terug naar het gemeentehuis gebracht. Op vrijdag vindt er vervolgens een zitting van het Gemeentelijk Stembureau (GSB) plaats. Zij controleren of de ingevulde processen-verbaal juist en volledig zijn ingevuld. Zijn er verschillen in de telling gevonden, dan kan dat leiden tot een hertelling van de stemmen van dat stembureau. Ook voor het uitvoeren van deze telling zijn mensen aanwezig. Na de telling worden de uitslagen in de Ondersteunende Software Verkiezingen (OSV) ingevoerd, op laptops. Hier wordt de definitieve uitslag van de gemeente vastgesteld en geprint. Vervolgens moeten alle processen-verbaal naar het hoofdstembureau (HSB) worden gebracht, en ook ter inzage worden gelegd op het gemeentehuis. Ook moet de uitslag geüpload worden in een beveiligde omgeving, alles om controles op het proces te kunnen uitvoeren indien nodig.

Draaiboek en evaluatie

Als het nodig is, kan er ook een draaiboek worden opgeleverd voor de gemeente. In dit draaiboek staat specifiek beschreven wat, wanneer, en door wie een taak in het verkiezingsproces gedaan moet worden. Ook vindt er een evaluatie plaats als de gemeente dat wenselijk vindt. Dit kan in de vorm van een enquête onder stembureauleden of onder stemlocaties of via een lijst met evaluatiepunten die je als projectleider bent tegengekomen in het proces.

Na de verkiezingen

Als alle stemmen zijn geteld, de uitslag is gepubliceerd en de bezwaarperiode is voorbij, dan is het verkiezingenfeestje weer over. Het is dan aan de gekozen politici om de beloftes die ze in hun campagnes hebben gedaan waar te gaan maken. Of ze herkozen zullen worden, zal na de volgende verkiezingen blijken en ook dan staan wij uiteraard weer klaar om alles vlekkeloos te laten verlopen.