Impactanalyse MOBW in de regio Lekstroom

Sinds 2013 hebben gemeenten Nieuwegein, Houten, Lopik, Vijfheerenlanden en IJsselstein – de regio Lekstroom – hun krachten gebundeld middels een samenwerking op het Sociaal Domein. Om handen en voeten te kunnen geven aan de aanstaande doordecentralisatie van de Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen (hierna: MOBW), heeft de regio Lekstroom een Impactanalyse laten uitvoeren door Van Dam & Oosterbaan. In dit paper geven Marijke Bosma, programmamanager Sociaal Domein Lekstroom en Irma van den Heuvel, projectleider MOBW Lekstroom inzicht op de problematiek die in de regio Lekstroom speelt die leidde tot de keuze voor een Impactanalyse, het proces dat is doorlopen en de resultaten.

Introductie Lekstroom

De regio Lekstroom is ruim 7 jaar geleden ontstaan; in eerste instantie als samenwerking op het gebied van inkoop van Jeugd en WMO. Inmiddels wordt op veel disciplines in het Sociaal Domein samengewerkt.

 

Bijzonder aan deze samenwerking is, dat zij niet is gebaseerd op een gemeenschappelijke regeling, en geen formele structuur kent. Wel is er een centrale backoffice (de Regionale Backoffice Lekstroom), waarin inkoop, administratie en contractering gezamenlijk zijn ondergebracht. Deze organisatie heeft zo zijn consequenties, zo vertelt Marijke: “Doordat voor het inhoudelijke deel geen formele structuur bestaat, is veel overleg nodig. Dit is goed voor het onderlinge team gevoel en de gezamenlijkheid, maar soms minder voor daadkracht en snelheid. Maar de Lekstroom is er de afgelopen jaren steeds beter in geslaagd om goed en innovatief samen te werken rondom belangrijke opgaven in het Sociaal Domein ”

 

Het overleg wordt voor MOBW op Lekstroomniveau vormgegeven in een projectgroep MOBW, waarin de beleidsadviseurs WMO van de verschillende gemeentes plaatshebben. Daarnaast is er een schil om deze projectgroep heen, waarin ad hoc disciplines als Werk en Inkomen, en de beleidsadviseur Wonen aansluiten. De besluitvorming vindt plaats in de verschillende colleges, de voorbereidende besluiten worden afgestemd in het Bestuurlijk Platform Sociaal Domein Lekstroom (BPSDL).

 

Daarnaast is er een bovenregionale overlegstructuur, geïnitieerd door Centrumgemeente Utrecht. De 16 gemeenten rond Utrecht (ook wel de U16 genoemd) nemen hieraan deel. De structuur bestaat zowel uit bestuurlijk als uit ambtelijk overleg, en voor specifieke onderwerpen sluiten ook andere partners aan, zoals zorgaanbieders en woningcorporaties. Ook wanneer er binnen aanpalende overlegtafels raakvlakken zijn, sluiten deze aan.

 

Aanleiding Impactanalyse

De doordecentralisatie MOBW stond al geruime tijd op de agenda bij de U16, maar dit leidde nog tot onvoldoende inzicht en snelheid. Er kwam onvoldoende concrete informatie op tafel om tot een stappenplan te komen om de doordecentralisatie te kunnen voorbereiden binnen de regio Lekstroom. Bovendien voelde de regio de noodzaak om de kansen, risico’s en consequenties van doordecentraliseren inzichtelijk te maken om zo als regiogemeenten tot een goed besluit te kunnen komen. De vraag was, hoe de regio Lekstroom dit proces kon versnellen, en daarbij een leidende rol kon nemen.

 

 

Irma: “Naast concrete financiële informatie waar wij inzicht in wilden hebben, waren we ook op zoek naar data als instroom en uitstroom, zorgduur, en type cliënten. We wisten dat deze data werd geregistreerd, maar het was voor ons onvoldoende inzichtelijk wat de individuele uitgaven van de U16 gemeenten waren. Juist omdat de financiële impact groot kan zijn, was dit voor ons van essentieel belang.”

 

We besloten de Impactanalyse uit te voeren, om zo de stand van zaken op dat moment weer te geven, en voor de bestuurlijke besluitvorming een onderbouwing te kunnen leveren voor het tempo van de doordecentralisatie.

 

Implementatie

De uitvoering van de Impactanalyse heeft plaatsgevonden van juni tot december 2020. Irma: “Van Dam en Oosterbaan was al bekend met onze organisatie. De onderlinge vertrouwensband zorgde ervoor dat we snel konden schakelen en er een goede wisselwerking was tussen onze medewerkers en de externe consultants. Ondanks Covid-19 is de samenwerking met alle betrokkenen in dit proces heel soepel verlopen; zowel binnen Lekstroom als binnen U16 zijn we geen obstakels tegen gekomen. De benodigde informatie kwam snel boven tafel, misschien zelfs wel sneller dan zonder Covid, omdat het soms makkelijker bleek online een afspraak in te plannen dan fysiek.”.

 

Een ander voordeel van de implementatie van deze Impactanalyse is geweest dat de beleidsmedewerkers, maar ook afdelingen als Bedrijfsvoering en het Sociaal team gedurende het hele proces aangehaakt waren, en daardoor al inhoudelijk met elkaar in gesprek zijn over de kwalitatieve bevindingen, de data en de cijfers. Marijke: “Daardoor verwachten we ook voor het vervolgtraject makkelijker en sneller stappen te kunnen nemen.” Irma: “Dit traject is dus ook voor de vijf individuele gemeenten heel waardevol gebleken. Bijvoorbeeld de snelheid die nodig is voor bedrijfsvoering om met concrete informatie te komen om de begroting te kunnen maken, was bij veel beleidsadviseurs nog niet op de radar, maar door de gesprekken die op gang zijn gekomen naar aanleiding van de Impactanalyse wel”

 

Resultaten

Het belangrijkste resultaat dat de Impactanalyse duidelijk maakte, is dat Lekstroom niet per 1 januari 2022 van start moet gaan met de doordecentralisatie. Er blijkt meer tijd nodig te zijn om alle processen en randvoorwaarden op orde te krijgen. Marijke: “De Routekaart – onderdeel van de Impactanalyse – heeft geholpen bij het neerzetten van een realistisch beeld en tijdspad van de te ondernemen activiteiten bij alle betrokkenen binnen Lekstroom. Het rapport heeft het gevoel van urgentie bij alle betrokkenen verhoogd, inclusief bij aanpalende disciplines als inkoop, bedrijfsvoering en juridische zaken. Er is een veel beter beeld ontstaan van wat er lokaal, regionaal en bovenregionaal nodig is om de transitie en de transformatie in gang te zetten, de 0-meting van de basisset voor de verschillende gemeenten is in kaart gebracht, en er worden concrete handreikingen geboden om de juiste stappen te zetten, bijvoorbeeld over de positionering van de sociale teams, afspraken over risicodekking en de inkoopstrategie. De kaders liggen er, en daar kan nu op doorgestapt worden.”

 

Daarnaast hebben de vijf gemeenten materiaal en inzichten gekregen, waardoor het onderlinge gesprek beter op gang is gekomen, en best practices uit alle gemeentes worden uitgewisseld en geïmplementeerd.

 

Bovendien fungeerde de Impactanalyse als reality check voor de betrokken bestuurders. In het uitgebreide rapport bleken op een heel aantal vlakken de cijfers een behoorlijk ander beeld te schetsen dan wat tot dan toe werd aangenomen. Marijke: “Door de grondige, datagedreven onderbouwing van de conclusies uit de Impactanalyse, staan in alle gemeenten van Lekstroom de neuzen dezelfde kant op.” Irma: “Ook op U16 niveau is er nu breed draagvlak voor het uitvoeren van datasimulaties, om de gevolgen van verschillende scenario’s inzichtelijk te krijgen.”

 

Next steps

Uit de resultaten in de vorige paragraaf, is gebleken dat de Impactanalyse een duidelijk beeld heeft neergezet van de  huidige situatie hetgeen wat in de toekomst nodig is om op een juiste manier te kunnen doordecentraliseren. De regio Lekstroom gaat met behulp van de Routekaart het vervolgtraject in gang zetten. Daarnaast gaan we binnen U16 met verschillende simulaties aan de slag, en zal de lokale transformatie op basis van de geïnventariseerde kansen en risico’s op de verschillende onderdelen van de basisset in gang gezet worden.