Gemeenten, versterk je informatiepositie in het jeugddomein!

Bijdrage van Marloes Janssen.

In het jeugddomein staan gemeenten en regio's voor grote uitdagingen die aangepakt moeten worden. Met een groeiende vraag naar jeugdhulp, langere jeugdzorgtrajecten en toenemende kosten, moeten gemeenten, zorgaanbieders en het Rijk aan de slag met maatregelen waarop zij kunnen sturen conform de Hervormingsagenda. Naast het aanpakken van deze opgaven, is het voor gemeenten ook belangrijk om op het spanningsveld van landelijke samenwerking de juiste informatie te delen. Je wilt als gemeente bijvoorbeeld kunnen laten zien wat je allemaal doet aan de deskundigencommissie die een advies zal uitbrengen over de Hervormingsagenda.

Het belang van datagedreven werken en een duidelijke datavisie kan hierbij niet genoeg benadrukt worden. Deze zijn essentieel om te kunnen beoordelen welke maatregelen wel en niet effectief zijn om beleid, bestuur en inwoners te informeren én om een sterke informatiepositie te verzekeren richting het Rijk en alle andere partners in de Hervormingsagenda Jeugd. Daar doen gemeenten al veel voor, maar toch verloopt het datagedreven werkproces nog niet altijd even vlekkeloos.

Zonder visie geen resultaat

Als datagedreven adviseur Sociaal Domein bij Van Dam Datapartners, adviseur monitoring en datasturing bij de Gemeente Amsterdam en secretaris bij het Netwerk Directeuren Sociaal Domein (NDSD), constateer ik dat het op verschillende plekken lastig is om te sturen op de toegang (vanwege het scala aan externe verwijzers) en op de doelmatigheid (vanwege het scala aan verschillende zorgaanbieders) van jeugdhulptrajecten.

Ik zie dat gemeenten ontzettend hun best doen om deze opgaven in het jeugddomein aan te pakken en vaak al lang aan de slag zijn met een beweging naar de voorkant, bijvoorbeeld door stevige lokale teams op te zetten en vernieuwde manieren van inkopen en contracteren in te richten. Toch blijkt het vaak nog lastig om deze inspanningen ook aan de achterkant zichtbaar te maken, bijvoorbeeld door resultaten uit te drukken in cijfers of door in kaart te brengen welk van deze maatregelen nu iets opleveren. Binnen het jeugddomein kampen gemeenten en regio's met een aantal aanzienlijke problemen met betrekking tot monitoring en dataverzameling, zelfs als zij datagedreven werken al in het beleid hebben opgenomen. Een datagedreven aanpak is een belangrijk middel om inzicht te krijgen in het jeugddomein, maar dit vereist wel een heldere datavisie. In dit artikel zullen we verder ingaan op de knelpunten in het jeugddomein en de redenen om een goede datavisie te ontwikkelen.

Vroegtijdig data-advies

Allereerst wordt monitoring vaak beschouwd als een bijzaak bij nieuwe aanbestedingen. Pas nadat de aanbesteding heeft plaatsgevonden, vinden er interne discussies plaats tussen contractmanagers, beleidsadviseurs, financieel adviseurs en sturingsadviseurs over welke gegevens essentieel zijn voor een dashboard of welke analyses nodig zijn. Dit gebrek aan vooruitziendheid kan leiden tot een gebrekkige dataverzameling en een gebrek aan inzicht in de effectiviteit van de uitgevoerde maatregelen. Een ander knelpunt doet zich voor bij lumpsumcontracten, waarbij automatische datauitwisseling via berichtenverkeer niet langer vanzelfsprekend is. De nadruk op het minimaliseren van administratieve lasten is een belangrijk aspect in de Hervormingsagenda, maar heeft als negatief effect dat cruciale informatie soms niet meer wordt opgevraagd bij zorgaanbieders, met als gevolg dat gemeenten minder zicht hebben op de zorgduur, effectiviteit en kwaliteit. Bovendien kunnen er situaties ontstaan waarin niemand zich verantwoordelijk voelt voor een nauwkeurige administratie, wat de betrouwbaarheid van de gegevens verder ondermijnt.

Om dit probleem aan te pakken en effectieve monitoring te waarborgen, is het van cruciaal belang om een adviseur rondom data en monitoring in een vroeg stadium te betrekken bij nieuwe inkoopprocessen, aanbestedingen en contractering. Door de expertise van een business-analist, informatiemanager of monitoringsadviseur in te schakelen, kan worden gewaarborgd dat er vanaf het begin aandacht wordt besteed aan de verzameling van relevante gegevens en de implementatie van een effectief monitoringsysteem. Op deze manier wordt voorkomen dat monitoring een afterthought wordt en dat belangrijke gegevens worden gemist. Met het betrekken van een adviseur wordt ook de verantwoordelijkheid voor de juiste data en het belang van een goede administratie benadrukt. Meer over de rol van de adviseur vind je hier.

Het formuleren van KPI's

Een ander probleemgebied betreft de formulering van KPI’s zonder vooraf na te denken over de meetbaarheid ervan. Dit kan resulteren in een situatie waarbij bij de evaluatie van de prestaties een gebrek aan duidelijkheid ontstaat over welke cijfers bij welke indicator moeten worden ingevuld. Deze ad hoc-benadering ondermijnt de effectiviteit van de gegevensverzameling en maakt het moeilijk om gerichte analyses uit te voeren om de impact van de genomen maatregelen te evalueren.

Een belangrijke oplossing is ervoor te zorgen dat de te meten aspecten ook daadwerkelijk meetbaar zijn. Dit vereist een grondige analyse van de doelstellingen en indicatoren, waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van gegevensbronnen en de haalbaarheid van het meten van bepaalde variabelen. Door realistische, haalbare en meetbare doelstellingen vast te stellen, kan worden voorkomen dat monitoringinspanningen worden belemmerd door onrealistische verwachtingen of ontoereikende gegevens. Wanneer gemeenten meetbare KPI’s opstellen, versterken zij hun informatiepositie. Onze procesmatige aanpak vertaalt de doelstellingen (te bereiken effecten) uit het aanwezige beleid naar KPI’s, inclusief te behalen normen en meetvoorschriften. Ook toetst het of de juiste data beschikbaar zijn. Meer informatie? Kijk vooral even naar de KPI-builder.

Complexiteit in het jeugdstelsel en business cases

Tenslotte is er het knelpunt van de complexiteit van het jeugdstelsel, waardoor het lastig is de effectiviteit van maatregelen te meten. Het bepalen van de effectiviteit van jeugdhulp is moeilijk omdat diverse factoren meespelen, zoals de aard van de problematiek, de beschikbaarheid van passende hulp, de betrokkenheid van het sociale netwerk en de sociale basis en de samenwerking tussen het voorliggend veld, zorgaanbieders en gemeenten. Zelfs als er meetbare KPI’s zijn opgesteld, kan het lang duren voordat de effecten van bepaalde maatregelen zichtbaar worden, waardoor het moeilijk is om op korte termijn te beoordelen of een bepaalde aanpak succesvol is.

Gemeenten kunnen gebruikmaken van business cases om te onderzoeken wat effectief is in het jeugddomein. Door het opstellen van business cases kunnen de verwachte kosten en baten van verschillende interventies worden geanalyseerd en vergeleken, waardoor gemeenten inzicht krijgen in welke maatregelen het meest kosteneffectief zijn en de beste resultaten opleveren. Op basis van deze analyses kunnen weloverwogen beslissingen worden genomen over de inzet van middelen en de prioritering van interventies binnen het jeugddomein. Een voorbeeld van een business case over de inzet van een POH-jeugd GGZ bij huisartsenpraktijken is hier te vinden.

Maatschappelijk. Datagedreven

Gemeenten staan voor grote uitdagingen in het jeugddomein en het versterken van hun informatiepositie is cruciaal. Een duidelijke data-visie is nodig om effectief te kunnen sturen en beleid te evalueren. Echter, er zijn verschillende knelpunten zoals gebrekkige monitoring bij aanbestedingen, verminderde data-uitwisseling bij lumpsumcontracten, het ontbreken van meetbare KPI’s en de moeilijk te meten effectiviteit van beleid.

Oplossingen omvatten het vroegtijdig betrekken van een business-analist, informatie- of monitoringsadviseur bij inkoopprocessen, het zorgen voor meetbare aspecten, en het gebruik van business cases voor effectieve besluitvorming. Het aannemen van een datagedreven benadering en het formuleren van een heldere datavisie zal gemeenten helpen om grip te krijgen op complexe vraagstukken in het jeugddomein en hun informatiepositie te versterken. Als experts in het sociaal domein en jeugddomein zet Van Dam Datapartners zich elke dag in om maatschappelijke organisaties de taal van data te leren spreken.