Datageletterdheid – Stap 3: Informatiebehoeften bepalen

In deze reeks artikelen laat ik je zien hoe datageletterdheid centraal staat in het proces van datagedreven werken. Elke 2 tot 3 weken post ik een artikel en neem je daarin stap voor stap mee in het belang van datageletterdheid binnen datagedreven werken.

Vandaag behandel ik stap 3: informatiebehoeften bepalen. In de eerste twee artikelen stond ik stil bij data-strategie, systemen & technologieën, datakwaliteit en betrouwbare data. Een niet opvolgende stap in het proces van datagedreven werken maar een stap die voortvloeit uit de data-strategie is het bepalen van de informatiebehoeften. Immers, in de data-strategie staat beschreven hoe de organisatie om gaat met het werken met data en hoe data een ondersteunende rol speelt in de algemene organisatiedoelstellingen. Vanuit daar wordt de slag gemaakt naar afdelingen, teams, functieprofielen, eindgebruikersgroepen en uiteindelijk naar jou als medewerker in relatie tot informatiebehoeften. Niet iedereen heeft dezelfde informatiebehoeften. Het helpt als je als organisatie verschillende eindgebruikersgroepen definieert ten behoeve van het bouwen van rapportages en dashboards. Op die manier kun je eenvoudig verschillende doelgroepen efficiënt bedienen met informatie. Te denken valt aan de klassieke drie organisatorische lagen volgens de informatiepiramide:

 

• Directie/management = strategisch
• Beleid = tactisch
• Uitvoering = operationeel 

Wat is een informatiebehoefte eigenlijk?

Informatiebehoefte: dat waar je als eindgebruiker binnen een organisatie, vanuit alle rollen en vanuit alle organisatorische lagen, in voorzien dient te worden zodat jij je werk zo goed mogelijk kunt uitvoeren. Jij weet wat je nodig hebt, wat je wilt zien aan informatie, hoe je dat wilt zien, ten opzichte waarvan, waarom, hoe het er uit moet zijn en wanneer je het wilt hebben.

 

 

Hoe bepaal ik mijn informatiebehoefte?

Vraag tien collega’s met hetzelfde functieprofiel naar hun informatiebehoeften en je krijgt tien verschillende antwoorden op de vraag: wat is je informatiebehoefte?

 

Om je informatiebehoefte te bepalen moet je bewust zijn van wat jij zou moeten weten vanuit jouw rol (stap 1: behoefte). Neem hier uiteraard de tijd voor. Laat je niet beperken door wat dan ook. Niet door mogelijk gebrek van de benodigde data, moeilijke berekeningen, privacy, samenwerking met anderen, juistheid/volledigheid van de data, visualisaties etc. Wat zou je dan graag willen weten? En wat is leuk om te weten en wat ‘moet’ je echt weten? Vervolgens is het verstandig om zelf met je nuchtere verstand op onderzoek uit te gaan om bronnen vast te stellen die jouw data verzamelen of registreren (stap 2: bron). Onderzoek bestaande rapportages en google op publieke data (paar voorbeelden van publieke data noemen). Wacht niet tot je precies hebt wat je nodig hebt maar onderzoek en verken in ieder geval de mogelijkheden. Een slimme volgende actie is om het gesprek aan te gaan met je directe collega’s en samen te sparren over wat je graag wilt zien en wat je eventueel nog mist. Probeer dit zo concreet mogelijk vast te leggen. Een paar keer de ‘waarom’ vraag stellen kan je hier ook bij helpen. Waarom wil ik dit eigenlijk zien? Wat ga ik doen als ik deze informatie heb? Wat kan ik dan wél wat ik nu niet kan? Ga vervolgens alleen of samen met je collega’s (eindgebruikersgroep) het gesprek aan met degene die de data voor jou uit de systemen kan ontsluiten dan wel de bestaande rapportages en dashboards heeft ontwikkeld (stap 3: opslaan & stap 4 ontsluiten). Ga met hem of haar ook het gesprek aan en vertel wat je graag zou willen zien. Tegenwoordig zie je bij organisaties steeds vaker een verbindend type tussen beide werelden. De eindgebruikers en de bouwers. Deze types krijgen steeds innovatievere namen maar een erg treffende vind ik ‘kennismakelaar’. Deze kennismakelaar verbindt beide afdelingen met elkaar en spreekt beide talen, zowel die vanuit de business als die vanuit IT. Er zit namelijk vaak een gat tussen hoe iemand vanuit de business naar informatie kijkt en hoe een bouwer er naar kijkt. Een gesprek tussen beide is dus een must. Als je dit niet doet gaat de bouwer er vanuit zijn of haar eigen wereld naar kijken en interpreteert de informatiebehoefte anders dan hoe de eindgebruiker het interpreteert. Resultaat is dat er een verschil zit tussen vraag en aanbod. Uiteindelijk heb je (veel) tijd en middelen geïnvesteerd en is het resultaat dat de eindgebruiker niet (optimaal) zal werken met de opgeleverde informatie. En dan heb ik de tijd die men besteedt aan het uiten van ontevredenheid over elkaar achter elkaars rug om niet meegerekend. De bouwer heeft na een goed gesprek, of wellicht meerdere gesprekken, een goed beeld van de informatiebehoefte en gaat er mee aan de slag. Hij of zij weet waar de data is opgeslagen en ontsluit deze ten behoeve van een goede data-analyse (stap 5: analyseren). Deze stap kan opgesplitst worden in enkele tussenstappen waarbij de bouwer met een aantal beknopte analyses een eerste versie bij de eindgebruiker toetst of dit aan de verwachtingen voldoet. Dit is vooral aan te raden bij compleet nieuwe rapportages/dashboards. De bouwer rapporteert vervolgens aan de eindgebruiker middels een rapportage of dashboard (stap 6: rapporteren). De eindgebruiker kan nu iets doen met de opgeleverde informatieproducten zoals sturen, verantwoorden, informeren etc. (stap 7: handelen). Ten slotte gaat de eindgebruiker bij zichzelf te rade en bepaalt of de opgeleverde informatieproducten doorontwikkeld, aangescherpt of verdiept dienen te worden en gaat hierover in gesprek met collega’s en met de bouwer (stap 8: terugkoppeling).

 

Concretiseren informatiebehoeften

Enkele aspecten van een goed concrete informatiebehoeften zijn:

• Smart KPI’s en PI’s (hierover in een volgend blog meer)
• Een naam, nummer, definitie en eventuele toelichting
• Gekoppelde normen
• Mogelijke bron(nen) van de data
• Mogelijke berekeningen die moeten plaatsvinden
• Speelt privacy een rol in realisatie van de informatiebehoefte
• Wat dient er precies gemonitord worden?

 

Informatiebehoeften zijn dynamisch

Organisaties, de maatschappij en iedereen en alles om je heen beweegt en is in ontwikkeling en daarmee ook jouw informatiebehoefte. Jouw informatiebehoefte is dynamisch. En jouw informatiepositie zal altijd bestaan uit een deel wat je wilt zien en wat gevuld is, een deel wat je wilt zien en (nog) niet gevuld is, een deel wat je niet weet dat wel ergens gevuld is en een deel wat je niet weet en (nog) niet gevuld is. De kunst is om eerst zo bewust mogelijk te worden van jouw informatiebehoefte, wat wil jij zien? En om te weten bij wie moet je zijn om jouw informatiepositie te versterken. Als je die twee tools in handen hebt dan kom je er zeker!

 

Informatiebehoeften in relatie tot datageletterdheid

Hoe datageletterder je bent hoe eenvoudiger het voor jou is om je eigen informatiebehoeften te concretiseren en er voor te zorgen dat ze vervuld worden. Het helpt je als je goed kunt formuleren wat je zou willen zien. Als je vanuit jouw rol goed kunt bepalen wat je zou moeten zien om je werk effectief te kunnen uitvoeren en je kunt hier het gesprek over aan gaan met collega’s en met de bouwers dan heb jij binnen no time de gewenste inzichten om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Verder helpt het je om het verschil te kunnen maken tussen ‘must-haves’ & ‘nice-to-haves’ oftewel de dingen die je moet zien en de dingen die leuk zijn om ze te zien. Hoe bewuster je bent van je eigen informatiebehoeften hoe eenvoudiger het is voor een ander om jou hierbij te helpen. Het is niet erg als je moeite hebt om je eigen informatiebehoeften te bepalen of te concretiseren. Zolang je het gesprek er over aan gaat met je collega’s en met de bouwers hoe beter. Pak enkele data/indicatoren/grafieken/rapportages/dashboards die je in je handen kunt krijgen die ook maar iets van raakvlak hebben met jouw informatiebehoeften en ga vanuit daar het gesprek aan en stel de volgende vragen:

 

• Waar kijk ik naar?
• Wat kan ik hier mee?
• Wat mis ik nog?
• Wat zou ik graag anders willen zien?
• Klopt deze data?
• Weet ik hoe dit is samengesteld?
• Wat weet ik over de bron?
• Welke berekeningen zitten hier achter?
• Kunnen we deze data zelf reproduceren en zo nee wie dan wel?
• Over welke periode gaat dit?
• Wat is de definitie van de termen die ik zie?

 

Stel vast wat je anders zou willen zien en hoe dit er fictief uit te komen zou zien. Zie je dit liever in een tabel of in een grafiek? Ga met je collega’s en met de bouwers dit gesprek aan en maak afspraken over wanneer je een nieuwe versie van een rapportage of dashboard zou willen zien. En blijf vervolgens de 8 stappen toepassen in een cyclische aanpak.

 

Meer weten?

Wil je meer weten over datageletterdheid en datagedreven werken? Of ben je benieuwd naar alle stappen binnen het proces van datagedreven werken? Download dan de gratis whitepaper ‘Datageletterdheid & Datagedreven werken: voor niet technische mensen’.

 

Wil je meteen al aan de slag om je eigen datageletterdheid en je kennis over datagedreven werken te vergroten? Vraag dan een gratis demo aan van onze E-learning datageletterdheid & datagedreven werken: de basis. Dit kan via Academy@vandamoosterbaan.nl.

 

Wil je contact met mij om even te sparren over datageletterdheid of datagedreven werken? Bel me gerust op 085- 112 4371 of stuur me een mail via peterfrans@vandamoosterbaan.nl.