Praktische AI Tools voor iedere dag

Auteur kennisbijdrage: Maria Ivanova

Als Business Intelligence Consultant bij Van Dam Datapartners maak ik bijna dagelijks gebruik van diverse AI-tools.  Deze tools helpen mij niet alleen bij brainstormen, programmeren, het maken van samenvattingen en het verbeteren van teksten, maar kunnen ook op tal van andere manieren worden ingezet om werkzaamheden efficiënter te maken. In dit artikel geef ik een overzicht van verschillende AI-tools die bedoeld zijn om mensen te ondersteunen bij hun werkzaamheden.

AI kan voor veel verschillende doeleinden worden gebruikt, maar hoe ga je te werk bij het zoeken van de geschikte tools? Waarschijnlijk zoek je naar de gewenste functionaliteit, bijvoorbeeld ‘AI-tool data-analyse’. Daarom presenteer ik in dit artikel AI-toepassingen op basis van de verschillende functionaliteiten binnen AI. Dit is uiteraard geen volledige lijst van alle bestaande AI-tools, maar biedt een overzicht om je een beter inzicht te geven in de mogelijkheden voor AI-integratie in je werk en organisatie. AI biedt een kans voor maatschappelijke organisaties om zowel hun productiviteit te verhogen als de kwaliteit van hun diensten te verbeteren. Door bepaalde taken te automatiseren, komt er meer tijd vrij die kan worden besteed aan verdere optimalisatie van de dienstverlening, het opleiden van medewerkers, of het verkennen van nieuwe technologieën.

Eenvoudige tools voor dagelijks gebruik:

Genereren

Generatieve AI, een van de bekendste vormen van AI, kan nieuwe inhoud genereren op basis van gebruikersinput, zoals bijvoorbeeld ChatGPT. Tekst, beeld of geluid, de opties zijn talrijk. Misschien herken je situaties waarin je een lange formele e-mail moet schrijven, maar juist vandaag de juiste woorden niet kunt vinden. Gelukkig kun je tegenwoordig AI om hulp vragen! Dit geldt niet alleen voor tekst, maar ook voor afbeeldingen en geluid.

De meeste generatieve tools maken inhoud op basis van de zo genoemde ‘prompts’; de instructies die jij als gebruiker formuleert om AI-gegenereerde resultaten te krijgen. Met de juiste prompts kan je zelfs code laten genereren in verschillende programmeertalen, om je analyses, websites of Power BI DAX-functies te verrijken. Als je meer wilt weten over het gebruik van prompts en generatieve AI voor programmeren en analyses, kan je hier meer over lezen in het artikel ‘Prompt Writing | Voor efficiënt programmeren’ van onze collega Axel.

Met behulp van generatieve AI kan je veel meer dan alleen e-mails schrijven. Denk aan content voor je sociale media, vacatures, sjablonen of scripts op basis van een presentatie die je gaat geven.

Afbeeldingen, filmpjes en audio kan je ook creëren met AI-tools. Met AI-video’s en -afbeeldingen kun je bijvoorbeeld je presentaties, socialemediaprofielen en websites een krachtige boost geven. Audiotools bieden mogelijkheden zoals voice-overs, muziek en melodieën, zodat je inhoud een blijvende indruk maakt.

Als hoofdbeeld van dit artikel zie je een voorbeeld van een afbeelding die specifiek voor dit artikel is gegenereerd op basis van de volgende prompt in Microsoft Copilot: ‘maak een afbeelding van een manager die een artikel over AI-tools leest’.

Tip:
Om je resultaten verder te optimaliseren, kan je tegenwoordig ook je eigen bestanden uploaden, zoals een foto of een pdf-bestand, en deze gebruiken als onderdeel van je prompt. Zo kan je jouw resultaten personaliseren.

Tools:
Microsoft Copilot, Gemini, ChatGPT, Claude, Jasper, Dall-E, Midjourney, Suno

Transformeren

• A. Tussen verschillende bestandsformaten
  De basis van generatieve AI wordt gevormd door prompts ofwel instructies die jij als gebruiker meegeeft. Deze worden meestal als tekst geformuleerd. Als gebruiker zou je kunnen denken dat AI alleen tekst naar andere formaten kan vertalen, maar in de werkelijkheid zijn er veel nuttige AI-toepassingen die andere bestandsformaten naar tekst kunnen transformeren. 
  Beeld naar tekst en audio naar tekst zijn twee opties die veelvoorkomende repetitieve taken kunnen automatiseren:
• Beeld naar tekst: Om het gebruik van papier te verminderen kan AI worden ingezet om papieren documenten te scannen en direct om te zetten naar tekst. Tegenwoordig kan AI niet alleen digitale tekst herkennen maar ook handschrift. Zelfs licht beschadigde documenten kunnen door AI snel worden omgezet naar tekst. Dit betekent brede toepassingsmogelijkheden voor deze technologie, bijvoorbeeld bij het digitaliseren van archieven, brieven of geschreven notities van medewerkers.
  Tools:
  Microsoft Office Lens, Adobe Acrobat Reader
• Audio naar tekst: We zitten vaak genoeg in vergaderingen waarbij iemand moet notuleren of waarbij je zelf notulen wilt maken. Hoewel onze luistercapaciteiten vaak worden beïnvloed door lawaai of stress, is AI altijd fit genoeg om geluid naar tekst te transformeren. Met dezelfde spraak-naar-tekst AI-tools kun je ook interviews, video's, telefoongesprekken met inwoners, presentaties en workshops transcriberen.
  Tools:
  Happy Scribe, Descript
• B. Binnen een bestandsformaat
  De diversiteit aan tekstsoorten is groot en daardoor zijn er ook veel opties om tekst met AI te transformeren. Zo vindt niet iedereen het gemakkelijk om de belangrijkste punten uit een tekst te halen. Dit vermogen hangt vaak ook af van ervaring en kennis van de relevante context. AI-taalmodellen zijn hierin gespecialiseerd en kunnen snel documenten, artikelen, wetten of verslagen samenvatten.
  Wat vertalingen betreft, kunnen gebruikers tegenwoordig kiezen uit verschillende tools die goede resultaten leveren met minimale aanpassingen AI kan niet alleen korte teksten snel vertalen, maar ook hele PDF's, presentaties en tabellen. Je hebt dus veel mogelijkheden om diverse bestanden door AI te laten vertalen.
  Tools:
  Microsoft Copilot, Gemini, ChatGPT, Claude, Jasper

Verbeteren

Naast het genereren van inhoud kan je ook tekst, beeld en audio verbeteren met AI. AI-tools kunnen je bijvoorbeeld helpen met spelling, grammatica en stijl. Je hoeft alleen je tekst te plakken of te uploaden en een duidelijke instructie ofwel prompt mee te geven over wat je wilt verbeteren.

Als je foto’s wilt bewerken hoef je niet eerst Photoshop onder de knie te krijgen, AI kan je snel helpen. Verschillende AI-tools bieden allerlei opties om je afbeeldingen te verbeteren. Sommige accepteren geschreven instructies, terwijl andere suggesties genereren. Hieronder zie je het voorbeeld van eerder in dit artikel, bewerkt door Canva-AI op basis van de prompts: ‘maak de blazer rood’ en ‘vul het kopje met koffie’. Ook voor audio met veel achtergrondgeluid kan AI een oplossing bieden door het ongewenste geluid te verwijderen.

Tools: Canva AI, Fotor, Auphonic

Creativiteit

Soms kunnen creatieve taken een uitdaging zijn. De oplossing is om je door AI te laten inspireren. Je afbeeldingen, teksten en andere AI-gegenereerde media kan je als inspiratiebron zien voor je eigen projecten. Of betrek AI bij je brainstormproces. Denk hierbij niet alleen aan het maken van content voor sociale media maar ook aan ideeën voor het aanpakken van uitdagingen, projectmanagement of innovatie.

Maak een discussie van je interacties met AI-taalmodellen en houd je prompts zo gedetailleerd mogelijk. Een veelgebruikte manier om waardevolle inzichten van AI te verkrijgen is om feedback te vragen. Misschien heb je een e-mail geschreven, waar je niet helemaal tevreden over bent. AI kan suggesties doen die je kunnen helpen bij het schrijven van effectievere e-mails en daarbij zou je mogelijk een beter beeld kunnen krijgen van de verbeterpunten.

Tools:
Generatieve AI zoals Bart, Microsoft Copilot, Gemini, ChatGPT

Leren

AI-taalmodellen, getraind op basis van enorme hoeveelheden data van het internet functioneren als kennisbanken die toegankelijk zijn via gerichte vragen. Deze taalmodellen bieden waardevolle mogelijkheden voor advies en ondersteuning bij het leren van nieuwe onderwerpen. Ze kunnen op maat gemaakte leertrajecten ontwikkelen die rekening houden met de specifieke behoeften en bestaande kennis van individuen of teams. Naast het aanbevelen van relevante cursussen en informatiebronnen, kunnen AI-taalmodellen ook tijdschema's opstellen die bijdragen aan een effectieve realisatie van leerdoelen. Verder zijn ze in staat om op basis van persoonlijke interesses ideeën te genereren voor praktische projecten, waarmee vaardigheden op een praktische en toepasbare manier kunnen worden geoefend.
Let op! AI kan som onjuiste informatie genereren. Blijf kritisch en vergelijk met andere betrouwbare bronnen.

Tools:
Generatieve AI zoals Bart, Microsoft Copilot, Gemini, ChatGPT

Onderzoek

Door de groeiende hoeveelheid informatie op het internet kan het soms moeilijk zijn om de juiste informatie te vinden. Bij sommige browsers worden vaak gesponsorde resultaten als eerst weergegeven in de zoekresultaten. Hiervoor kunnen AI-tools ook een uitkomst bieden. Naast je zoekresultaten in Microsoft Edge kan je Copilot zien typen. Het idee is dat je de AI-assistent verdere vragen kan stellen op basis van je oorspronkelijke zoekopdracht om nog betere resultaten te krijgen. Een alternatief is het gebruik van AI-zoekmachines zoals Perplexity AI, die speciaal zijn ontwikkeld om de zoekervaring van gebruikers te optimaliseren.

Eerder in dit artikel hadden we het over het vertalen van tekst, maar een andere manier om de vertaalkracht van AI te benutten is in websites. Als je een bepaald onderwerp onderzoekt, vind je soms interessante informatie in andere talen. Vaak verschijnt er in de rechterbovenhoek van je scherm een optie om de taal te wijzigen, wat je toegang geeft tot een veel breder scala aan bronnen voor je onderzoek.

AI-assistenten

AI is overal, zelfs in de programma’s die je al jaren dagelijks gebruikt. Microsoft heeft vorig jaar bijvoorbeeld Copilot uitgerold. Copilot is een AI-assistent van Microsoft die je kan vinden in Microsoft Bing, maar met een Microsoft 365-licentie kan je deze ook gebruiken in andere veelgebruikte programma’s van Microsoft zoals Excel, Word, PowerPoint. Voor iOS-gebruikers komt er een vergelijkbare assistent in 2025 met de nieuwste versie van MacOS. De AI-assistenten zullen je ondersteunen bij het uitvoeren van je de reguliere taken binnen de programma’s die je kent: inzicht geven in je data, formules voor je invullen of creatieve ontwerpen voorstellen voor je presentatie.

Ingebouwde AI

Naast de producten van het besturingssystemen van je apparaten, hebben ook veel andere bekende programma’s ingebouwde AI-functies ingevoerd. Vaak zijn ze op het eerste gezicht niet zichtbaar, maar je kunt opzoeken welke AI-functionaliteiten beschikbaar zijn voor je meest gebruikte programma’s en tools. Bekende applicaties met AI-toepassingen zijn onder andere Microsoft Teams, Salesforce, Power BI en Google Cloud. In Microsoft Teams kun je bijvoorbeeld live ondertiteling inschakelen, wat vergaderingen nog toegankelijker maakt. Met Einstein AI in Salesforce krijg je diepgaande inzichten in je data, terwijl AI-functionaliteiten zoals ‘Belangrijkste beïnvloeders’ en anomaliedetectie in Power BI je data-analyse aanzienlijk verbeteren. Als je Google Cloud gebruikt, kun je met AutoML eenvoudig je eigen machine learning modellen trainen, zelfs zonder uitgebreide kennis van machine learning of jarenlange programmeerervaring. Het is zeker de moeite waard om vandaag nog te ontdekken welke AI-functionaliteiten beschikbaar zijn in de applicaties die je het meest gebruikt.

Geavanceerde AI-tools voor betere dienstverlening

De AI-tools die in dit artikel zijn besproken zijn gebruiksklaar en ontworpen om universele functionaliteiten te bieden voor de behoeften van diverse organisaties. Soms heb je echter een meer geavanceerde AI-oplossing nodig die gericht is op de specifieke context en behoeften van je organisatie. In dit deel van het artikel geef ik een kort overzicht van enkele mogelijke AI-oplossingen voor de publieke sector. Het is goed om te weten dat maatwerkoplossingen vaak meer technische kennis vereisen, zowel bij het gebruik als bij de ontwikkeling.

• A. Geautomatiseerde rapportering
  Transparantie is belangrijk voor organisaties. Transparant opereren en rapporteren kan de reputatie van je organisatie dan ook positief beïnvloeden. Hoewel maandelijkse verslagen een goed idee lijken om transparant en frequent te communiceren, heb je misschien niet genoeg tijd om elke maand een (semi)handmatige rapportage op te stellen. Gelukkig is AI uitstekend in het samenvatten van documenten. Je het rapportageproces automatiseren mits je weet welke documenten je als basis wilt gebruiken voor regelmatige rapporten. Het is dan jouw taak om het werk van AI te controleren en de rapportages naar de juiste ontvangers te sturen.
• B. Ondersteuning bij het invullen van formulieren
  In de publieke sector is het invullen van formulieren door inwoners een vast onderdeel van communicatie. Online formulieren bieden meer flexibiliteit voor inwoners dan papieren versies, maar een nadeel is dat niet iedereen beschikt over voldoende digitale vaardigheden of goed begrijpt wat er precies gevraagd wordt. Hier kan AI bij van pas komen als invulassistent. AI kan direct vragen beantwoorden, waardoor medewerkers minder worden belast en inwoners beter worden geholpen.
• C. Data-analyse
  Vrijwel elke organisatie beschikt over grote hoeveelheden data, waarin vaak waardevolle inzichten verscholen liggen die het potentieel hebben om de dienstverlening te verbeteren. Een voorbeeld hiervan is de analyse van communicatie met inwoners. Zoals eerder genoemd, kan AI telefoongesprekken voor je organisatie transcriberen en opslaan. Deze getranscribeerde teksten kunnen vervolgens met AI-technieken worden geanalyseerd, wat kan leiden tot betere beslissingen en verbeterde diensten. Naarmate je meer data aan je model toevoegt, kunnen nieuwe patronen zich openbaren. Daarnaast zijn er andere bronnen die deze analyse kunnen verrijken, zoals socialemediacommentaren, feedbackenquêtes, en meer.

Conclusie

Kortom, er zijn zeker veel AI-tools die geschikt zijn voor je team of organisatie en het is nu het juiste moment om de diversiteit aan aanbod te omarmen. AI wordt natuurlijk ook daarvoor ingezet om de nieuwste AI-tools te vinden en ze te verzamelen op een website onder verschillende categorieën. Als je de eindeloze wereld van AI wilt verkennen, is de website ‘There’s an AI for that’ de juiste plek.

Als je eenmaal goed geïnformeerd bent, ben je klaar om in actie te komen en AI te integreren in je organisatie. Hoewel je enkele kant-en-klare tools kunt gebruiken zonder al te veel voorbereiding, zou je ook kunnen kiezen voor een meer holistische benadering. Hoe kun je de kracht van AI inzetten om de processen binnen je organisatie te optimaliseren?

Begin met een analyse van de huidige situatie van je organisatie met betrekking tot AI. Identificeer repetitieve en tijdrovende taken, bepaal de interne en externe behoeften (bijvoorbeeld van inwoners), en beoordeel de potentie van bestaande data. Een cruciale volgende stap is om na te denken over ethiek, de betrouwbaarheid van AI-tools, kosten, de bestaande technische infrastructuur, en de kennis binnen je team.