Prikkelende introductie nieuwe evaluatiecyclus voor medewerkers van Amsterdam

De gemeenten Amsterdam heeft een nieuwe evaluatiecyclus ontwikkeld voor haar medewerkers, minder statisch en zakelijk. Het wordt meer een persoonlijke beoordeling waarbij de mens écht centraal staat en de leidinggevende een goed en vooral persoonlijk gesprek aangaat met de medewerker. Omdat deze aanpak een flinke omslag betekent voor alle betrokkenen, kiest de gemeente voor een zorgvuldige introductie. Eentje die aansluit bij het persoonlijke en inclusieve karakter van de nieuwe evaluatiemethode.

Michael Zant (Gemeente Amsterdam), Rebecca Sies (RadarVertige) en Heerco Feensta (Gemeente Amsterdam)

Holistische aanpak

Michael Zant en Heerco Feenstra zijn Strategisch Adviseurs Personeels- en Organisatieontwikkeling bij de gemeente Amsterdam. Onder hun leiding is de Nieuwe Amsterdamse Gesprekscyclus (NAG) ontwikkeld. Michael vertelt: ‘In de NAG gaan leidinggevende en medewerker met elkaar in gesprek over onderwerpen die ertoe doen. Zo’n sessie moet gaan over leren & ontwikkelen, gezondheid & vitaliteit, loopbaan & mobiliteit en zingeving & werkplezier. We kiezen bewust voor deze holistische aanpak waarin alle thema’s onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. En omdat zulke gesprekken natuurlijk niet allemaal vanzelf langs de geplande paden verlopen hebben we ook een gesprekshandreiking ontwikkeld voor de broodnodige handvatten.’

Van beoordeling naar evaluatie

De NAG introduceert een paar nieuwe regels, legt Heerco uit. ‘Medewerkers en leidinggevenden hebben één verplicht gesprek, dat in plaats komt van het beoordelingsgesprek: het evaluatiegesprek met een conclusie. Leidend voor dit gesprek is de vooraf opgehaalde 360-graden feedback. Op die manier ontstaat een zo objectief en volledig mogelijk beeld. Verder is er meer ruimte binnen de openingssessie en kan er desgewenst worden besloten tot extra gesprekken. Bovendien is niet alleen de manager verantwoordelijk voor een ontwikkelingstraject, de regie daarvoor ligt nadrukkelijk bij de medewerkers zelf.’

Elke medewerker verdient een goed gesprek

‘We vinden dat elke medewerker een goed gesprek verdient. Binnen de NAG kunnen medewerkers en leidinggevenden samen de gesprekscyclus vormgeven. Met een paar specifieke basisregels zorgen we ervoor dat we de uitvoering stimuleren en borgen’, aldus Heerco.

“Alleen een nieuw beleid heeft een beperkt effect. Voor 80% hangt het af van wat er tussen de manager en de medewerker gebeurt. Zij hebben het succes in handen”

Een flinke verandering

De NAG verschilt nogal van het oude systeem dat gemeentemedewerkers gewend zijn. Daarom heeft de Vakdirectie Personeel & Organisatie besloten om eerst te experimenteren met het nieuwe concept. ‘En dan moeten we het idee natuurlijk eerst goed uitleggen aan de testgroepen’, zegt Michael. ‘Heerco wilde dat anders doen, onconventioneel en creatief. Ik geloof heilig in deze aanpak, maar we waren bang dat er weinig van zou blijven hangen als wij zelf langs de afdelingen gingen. We wilden de NAG knallend bij de medewerkers introduceren. Want een goed begin is het halve werk.’

Bedrijfstheater

Tijdens de introductiedag van de gemeente Amsterdam zagen Michael en Heerco het bedrijfstheater van RadarVertige. Nieuwe medewerkers kregen bij die gelegenheid de basisprincipes van de gemeente voorgeschoteld via acteurs die verschillende prikkelende scènes uit de praktijk speelden. ‘Dat was echt anders, en kwam mede daardoor direct binnen bij de kersverse gemeenteambtenaren. Daar moesten we meteen aan denken toen we over de introductie van de NAG nadachten.’

Kick-offsessies

‘Na gesprekken met leerregisseur Rebecca Sies van RadarVertige wist ik zeker dat we met hun hulp zouden slagen in onze opzet. Samen hebben we toen de inhoud van de kick-offsessies ontwikkeld. Daarin was ruimte voor nagespeelde interviews en regiescènes tussen medewerkers en leidinggevenden. Uiteindelijk werd er zelfs gezongen!’

Regie over gesprek

‘Het succes van de NAG is maar voor een klein deel afhankelijk van beleid, kader en processen’, legt Heerco uit. ‘Het absolute zwaartepunt ligt ontegenzeggelijk bij de interactie tussen manager en medewerker. Daarom zijn die nagespeelde scènes tijdens de kick-off zo interessant. Die leggen de mogelijke pijnpunten meedogenloos bloot. De acteurs laten in een eerste scène bijvoorbeeld zien hoe een evaluatiegesprek behoorlijk fout kan gaan. Vervolgens mag de groep zelf de regie overnemen en vertellen hoe het gesprek wél bevredigend kan verlopen. Ze geven daarbij aan hoe de rollen van manager en medewerker er uit moeten zien. Op diezelfde manier moeten medewerkers uiteindelijk ook de regie krijgen over hun eigen gesprekscyclus.’

Commitment

‘We hebben Michael en Heerco zelf een rol gegeven in de kick-offsessies’, vertelt Rebecca. ‘Hun optreden in een College Tour-achtig interview maakte de boodschap nog krachtiger.’ Heerco vult aan: ‘Het was heel goed om zelf een actieve rol in het geheel te hebben. Dat maakte het nieuwe gesprek een stuk tastbaarder. Bovendien toon je daarmee naar de medewerkers ook je commitment voor het onderwerp.’

De mens centraal

Inmiddels passen managers en medewerkers uit de zes pilotgroepen de nieuwe gespreksmethode toe. ‘Iedereen is heel blij dat de mens veel centraler is komen te staan tijdens de gesprekken en er nu veel meer speelruimte is. Er zijn zelfs al medewerkers die experimenteren met andere gespreksvoorbereidingen, bijvoorbeeld met een moodboard. Het lijkt erop dat de boodschap goed is aangekomen’, stelt Michael tevreden vast.

Evaluatie

De Vakdirectie Personeel & Organisatie evalueert momenteel de Nieuwe Amsterdams Gesprekscyclus. Maar Michael en Heerco krijgen erg positieve feedback en zien zelf hoe vruchtbaar de kick-offsessies verlopen. Daarom hebben ze er alle vertrouwen in dat de NAG goed valt bij de medewerkers. ‘Als de Nieuwe Amsterdams Gesprekscyclus er uiteindelijk komt, zal dat voor meer dan 15.000 medewerkers van Amsterdam gaan gelden. Dat is een mooie stap voorwaarts in de doorontwikkeling van ons goed en inclusief werkgeverschap.’

Wilt u tips om uw organisatieverandering succesvol te introduceren bij uw medewerkers? Informeer bij Rebecca Sies (06 1517 6001) of Bart Verhagen (020 643 3813).