Niet langer een duiventil

Nog één vacature te gaan en dan is de afdeling Vergunningen van Boxmeer weer op sterkte. Met zes recent aangenomen vaste krachten heeft de twintig koppen tellende eenheid niet langer het karakter van een duiventil, waar interimprofessionals in- en uitvliegen. Afdelingshoofd Jack Craenen: ‘Voor de continuïteit was die situatie met al die tijdelijke mensen niet bevorderlijk. Twee dagen hier werken, dan weer twee dagen elders: het kwam de betrokkenheid niet ten goede.’

In de Boxmeerse praktijk van alledag leidde dat tot grotere doorlooptijden bij het afgeven van vergunningen. De pijplijn raakte verstopt. Craenen: ‘Of het nu gaat om een tijdelijke of een vaste kracht: beide moeten worden ingewerkt en zich de werkprocessen eigen maken. Met veel interimmers blijf je aan de gang. Niet ideaal, op een afdeling die toch al onderbezet is.’

Over de kwaliteit van de interimmers was Craenen niet altijd te spreken. ‘Op basis van het cv leek het vaak heel wat, maar in de praktijk viel het tegen. Tijdelijke mensen toetsten meestal puur technisch. Terwijl wij streven naar een situatie waarin er wordt meegedacht met de burger. Niet puur vertellen waarom iets níet kan, maar uitleggen dat er wel vergund wordt als je het zo of zó aanpakt.’ Willem van de Rijdt, coördinator stads- en dorpsraden en voorzitter van de ondernemingsraad in Boxmeer, onderschrijft zijn verhaal: ‘Gelukkig is het roer om. Externen hebben hier hun langste tijd gehad. Je wint met al die tijdelijke mensen geen vertrouwen bij de bevolking. Ze hadden vaak weinig feeling voor wat er in de dorpen leeft.’

Er gleed dan ook heel wat van zijn schouders toen afdelingshoofd Craenen weer vaste mensen kon aantrekken. Temeer daar zijn afdeling veel nieuwe wetten en regels krijgt te verwerken. Vooral de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) vergt extra competenties. De nu aangenomen ambtenaren zijn volgens Craenen geselecteerd op ‘Wabo-bestendigheid’. En tot zijn vreugde ook gemiddeld relatief jong: ‘tot een jaar of 35’. Geen leeftijdsdiscriminatie, wil hij gezegd hebben: ‘Iemand van vijftig kan uitstekend functioneren. Maar het is gemakkelijker een jonge collega in de nieuwe klantbenadering te trainen, dan een persoon die al jaren achtereen op dezelfde wijze werkt.’

Stoelendans

De vacatures van de afdeling vergunningen waren niet de enige. Nadat er intern een stoelendans op gang was gekomen, had Boxmeer in totaal achttien stoelen te bezetten. De achttien openstaande functies, waarvan zes afdelingshoofden, waren bijna allemaal fulltime. Op een totaal van minder dan tweehonderd fte’s. Voor al die functies adverteerde de Oost-Brabantse gemeente in één klap: ‘Topelftal zoekt topbegeleiders!’ Een tweede tranche - nog eens tien tot vijftien vacatures - volgt binnenkort.

Hoe kwam Boxmeer aan al die op te vullen plekken? Volgens Ad Geurts van Kessel, hoofd van de afdeling Personeel en Organisatie, lag het niet alleen aan de aanzuigende werking van het bedrijfsleven. En evenmin aan de geringere doorgroei- en ontplooiingskansen in een kleinere gemeente. Het grote gat in de nagestreefde vaste bezetting werd volgens de personeelschef vooral veroorzaakt door het ‘opsparen’ van vacatures. Een tijdlang ging de gemeente on hold bij de werving van personeel. Eerst moest binnenshuis de tent op orde worden gebracht, want Boxmeer had jaren van problemen achter de rug. Twee keer in korte tijd maakte de gemeente een herindeling door, in 1994 en in 1998. Ieder aangeschoven kerkdorp (in totaal zijn het er elf) bracht zijn eigen cultuur en werkwijze mee.

Van een heldere interne koers was geen sprake. In tien jaar tijd versleet de gemeente vier gemeentesecretarissen. Naast van een groot aantal vacatures was er sprake van een hoog ziekteverzuim, vooral in de ambtelijke leiding. Er werd een reorganisatie ingezet, die drie jaar duurde, niet de beoogde bezuiniging opleverde en er toe leidde dat Boxmeer, volgens het huidige college, de boot miste ‘bij een groot aantal maatschappelijke, technologische en juridische ontwikkelingen, waardoor de organisatie eind 2007 ver achterliep bij de realiteit van vandaag de dag’,

Terwijl intern aan de organisatie werd gesleuteld, bleef de vacaturestop van kracht en werd tijdelijk personeel aangehouden. Een dure oplossing. Medewerkers van de detacheringsbureaus zijn volgens personeelsmanager Geurts van Kessel een factor twee tot drie duurder dan ambtenaren in loondienst. Maar, stelde het college, ‘gezien de krapte op de arbeidsmarkt, de druk op de dienstverlening en de hogere ambities desalniettemin het beste alternatief’.

Eigen regels

Harry van de Loo, de huidige gemeentesecretaris, zag bij zijn aantreden anderhalf jaar geleden een situatie van ‘bijna- ambtenarenzelfbestuur’. ‘Raad en bestuur waren zoekende, de bevolking wist niet waar ze aan toe was. Je merkte dat sommige ambtenaren hun eigen ambities volgden, met oneigenlijke werkzaamheden of stokpaardjes. Iedereen hanteerde z’n eigen regels. Er waren veel oud zeerdiscussies. Het middenmanagement was vrijwel verdwenen. Ik trof een club aan waar niet alleen bovengemiddeld veel tijdelijke mensen rondliepen, maar ook één die niet centraal werd aangestuurd.’

Tot soortgelijke constateringen kwam niet lang daarvoor ook de lokale Rekenkamer, die de aanbeveling deed dat er ‘een baas moet komen die weet wat hij moet doen’. Ambities van het college liepen vast in het drijfzand van de vierde macht. Volgens de Rekenkamer was de organisatie ‘erg voorzichtig, risicomijdend en onvoldoende anticiperend’. De eerste slag die in de analyse van Van de Loo gemaakt moest worden, was ‘het primaat terug leggen bij het bestuur.’ De tweede was het ‘doorbreken van verstarde verhoudingen, om echte veranderingen mogelijk te maken’.

De fut was uit het ambtenarenapparaat, de sfeer gelaten, merkte Rien Klaassen, CDA-wethouder met onder meer de personeelsportefeuille. Hij verbloemt het niet: als werkgever had Boxmeer geen fijne reputatie. ‘Dat spreekt zich rond.’ Ook bestuurlijk leidde het gerommel in de ambtelijke buik tot stagnatie. Waslijsten met raadsvragen groeiden van onderaf aan, terwijl er van bovenaf nauwelijks iets vanaf ging in de vorm van antwoorden.

Besloten werd het hele bedrijf op nieuwe leest te schoeien om nieuw elan terug te brengen. In een belangstellingsregistratie mochten de Boxmeerse ambtenaren aangeven of ze toe waren aan een nieuwe carrièrestap, of verlangden naar een andere plek in de organisatie. Cruciaal was dat het middenmanagement in ere werd hersteld. Er zijn nu drie sectoren - inwoners, ruimte en ondersteuning - die zijn onderverdeeld in veertien afdelingen van om en nabij twintig fte’s, aangestuurd door een teamleider. Er is een heldere rapportagelijn naar het management team en de portefeuillehouders.

Gemeentesecretaris Van de Loo over de organisatieverandering: ‘Toen we de zaak tegen het licht hielden hebben we ons eerst afgevraagd wélke mensen we nodig hebben. Zo kom je tot een heel ander beeld van noodzaak. In de nieuwe organisatie beslissen afdelingshoofden niet meer op eigen houtje om te werven of om personeel in te huren. Dat doen we eens per half jaar, centraal. Dan kijken we niet alleen naar de totale planning- en control-cyclus, maar die koppelen we aan de ICT- en de P&O-cyclus. We wegen mee wat de technologische ontwikkelingen zijn, welke wetgeving en regels veranderen. Tegen die achtergrond houden we ook de gesprekken over de persoonlijke ontwikkeling van individuele ambtenaren.’

Branie

Op de begroting werd geld vrijgemaakt om de vacatures definitief in te vullen. Daar tegenover stond, dat de post inhuur personeel, in 2007 ruim € 1,3 miljoen, met bijna € 1 miljoen omlaag kon. De organisatieverandering leidde tot tijdelijke nieuwe onrust. Maar uiteindelijk gaf het merendeel van ambtelijk Boxmeer zich gewonnen, beweert or-voorzitter Van de Rijdt. ‘Je merkt dat de lol terugkeert. De doelen zijn helder. Er is een duidelijke kwaliteitsslag gemaakt. Op hoofdlijnen steunt iedereen het proces. Het is weer leuk om in Boxmeer te werken.’

De branieachtige personeelsadvertentie was daarbij een gouden greep, vindt Van de Rijdt. ‘Voor de organisatie was dat een signaal dat Boxmeer de problemen uit het verleden serieus aanpakte. En naar de buitenwereld sprak er ambitie uit. Dat schiep vertrouwen.’ Extern werkte het zeker, zegt ook wethouder Klaassen. ‘Er was geen vacature waarvoor zich slechts één kandidaat meldde. Zelfs voor de moeilijkst te vervullen functies hadden we de keus uit twee of drie mensen.’

Met het opvullen van de laatste vacatures heeft Boxmeer nog niet alles achter de rug, verzekert gemeentesecretaris Van de Loo. ‘Verandering zal de constante factor zijn. We blijven voortdurend herijken, herscholen en middelen opnieuw verdelen. Zo blijven we lean and mean, en in staat in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.’