Succesvolle migratie cliëntregistratiesysteem

In samenwerking met myneva heeft KWIZ voor De Binnenvest een conversie gedaan. Bij een conversie wordt er data vanuit een oude inrichting in een Elektronisch Cliënt Dossier (ECD) overgezet naar de nieuwe inrichting. Een conversie is vaak een essentieel onderdeel van de implementatie van een nieuwe inrichting. Informatie uit de oude inrichting is direct beschikbaar voor de medewerkers, zodat zij door kunnen gaan met de begeleiding van de cliënten. Daarnaast kan de informatie gebruikt worden voor de kerncijfers en meegenomen worden in de BI-tools die de organisatie gebruikt.
Polina van Lierop, product owner myneva bij De Binnenvest neemt ons mee in het conversieproces.

Overstap naar MOVO 3.0

“In de zomer van 2023 heeft De Binnenvest de beslissing genomen om over te stappen naar een nieuwe versie van ons cliëntenregistratiesysteem myneva: MOVO 3.0. Met meer dan 200 toegewijde medewerkers die jaarlijks meer dan 2000 cliënten helpen, was de noodzaak voor een systeem dat efficiëntie, nauwkeurigheid en de algehele kwaliteit van de zorgverlening zou verbeteren, nooit groter", aldus Polina van Lierop.

"De overstap naar MOVO 3.0 was vrij complex, omdat er zowel interne procesverbeteringen als ook het overstappen van maatwerk naar een standaardinrichting voor de registratie werden doorgevoerd. Naast de standaardinrichting waren er ook organisatie-specifieke processen die maatwerkoplossingen nodig hadden. Deze uitdaging vereiste een aanzienlijke inspanning voor de conversie naar het nieuwe systeem."

Transitieproces

"In dit kritieke stadium kwam onze samenwerking met KWIZ en met name de bijdrage van Johan, migratiespecialist bij KWIZ, als een baken van licht", vervolgt Polina. "Johans gestructureerde aanpak, diepgaande begrip van onze behoeften en het vermogen om zonder uitgebreide uitleg precies te weten wat er nodig was, maakten hem tot een onmisbare schakel in dit transitieproces. Zijn eerdere betrokkenheid bij de conversie in 2017 betekende dat hij de organisatie en haar unieke behoeften al kende, wat de overgang aanzienlijk vergemakkelijkte."

"De daadwerkelijke conversie, gestart op 29 februari, verliep verrassend soepel. Elk obstakel dat we tegenkwamen werd snel geïdentificeerd en aangepakt. De overstap naar MOVO 3.0 heeft ons in staat gesteld om onze cliënten nog beter te helpen, met verbeterde interne processen die zowel efficiëntie als effectiviteit waarborgen. Het is een sprong voorwaarts die onze capaciteit om te zorgen voor de meest kwetsbaren in onze samenleving aanzienlijk heeft vergroot en een bewijs van wat mogelijk is wanneer expertise, toewijding en een gedeelde visie samenkomen".
"We zijn KWIZ en Johan enorm dankbaar voor hun steun in deze reis!”, sluit Polina tevreden af.

Meer informatie?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van conversies, de inzet van data-analisten of het bouwen van rapportages of dashboards voor jouw organisatie? Neem dan contact op met Johan Knol. 

Alvast verder lezen over conversies? Klik dan hier!