Informatiemanagement voor gemeenten en instellingen

Maatschappelijke organisaties en gemeenten beschikken over een enorme hoeveelheid data. Deze data kunnen worden gebruikt om te sturen, te verantwoorden en inzichten te krijgen in bijvoorbeeld de productiviteit en efficiëntie van de werkprocessen. Voorwaarde hierbij is wel dat de data van goede kwaliteit zijn: ze dienen eenduidig en actueel te zijn en op een correcte manier te worden verwerkt en gepresenteerd. KWIZ ondersteunt diverse maatschappelijke organisaties en gemeenten bij dit proces.

Een voorbeeld hiervan is Neos, een organisatie voor maatschappelijke opvang in Eindhoven. Een vaste data-analist van KWIZ is gemiddeld een dag per week voor Neos aan het werk. Bij deze organisatie zijn we betrokken bij het maken van en meedenken over verantwoordingsrapportages, het opzetten van nieuwe rapportagevormen en het actief meedenken over vernieuwingen in de werkprocessen en de gevolgen hiervan voor bestaande rapportages. Dit doen we voor een deel zelf, door het ontwikkelen van een dashboard, maar ook in overleg met de bouwer van het onderliggende registratiesysteem.

Combineren van registraties uit diverse bronnen

Voor een aantal producten is de organisatie afhankelijk van subsidies van de gemeente Eindhoven. De gemeente heeft een aantal Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) geformuleerd, die de basis vormen voor de verantwoording vanuit Neos. De onderliggende gegevens om deze KPI’s te kunnen monitoren kunnen deels uit het registratiesysteem worden gehaald, maar dienen ook deels bij medewerkers te worden opgehaald, vanuit hun Excelregistraties. We zetten hierbij veel creativiteit in om door middel van het combineren van gegevens uit meerdere bronnen een goed basisbestand te creëren voor de verantwoording aan de gemeente. Tot nu toe is deze manier echter efficiënter dan het aanpassen van het systeem en het maken van nieuwe rapportages. Maar langzamerhand vindt er een omslag plaats naar meer registratie in het systeem zélf. In samenwerking met Neos ontwikkelen we hiervoor een invoerprotocol en passen we de werkprocessen aan. 

Kritische blik op datakwaliteit

Naast creativiteit is er ook een kritische blik noodzakelijk als het gaat om de kwaliteit van de gegevens. Door onze goede inhoudelijke kennis van het registratiesysteem en de werkprocessen binnen Neos vallen onregelmatigheden in de registratie ons op en trekken we aan de bel om herstelacties uit te voeren en een eventuele extra instructie van de betrokken medewerkers te verzorgen.

Nieuwe rapportagevragen

Zoals iedere organisatie is Neos in beweging en komen er af en toe nieuwe informatievragen vanuit de opdrachtgevers of de organisatie zelf. Wij ondersteunen Neos bij het goed uitdenken van het vertalen van deze vragen, ook naar de technische externe partij die het rapport vervolgens bouwt. In die zin vervullen we een rol als informatiemakelaar, omdat wij zowel de voor- als de achterkant van het registratiesysteem goed kennen. We bespreken de rapportagevraag: wat wil Neos zien, waar moet de informatie vandaan komen, wat willen de organisatie of opdrachtgever er uiteindelijk mee? En vervolgens zetten we dit om in een gedetailleerd beschreven programma van eisen. In de praktijk komt het er vaak op neer dat we de vraag met de externe partij nog eens doornemen en verduidelijken.