Contractmanagement als wapen tegen tekorten

Met strak contractmanagement wil de gemeente Westland zowel grip op de kosten als op de kwaliteit van de jeugdzorg en Wmo krijgen. Beleidsdoelen zijn vertaald in toetsbare prestaties. Gesprekrichtlijnen en dashboards boordevol data helpen de contractmanagers zakelijker met aanbieders om te gaan. ‘Bij afzonderlijke aanbieders kunnen we de kosten inmiddels onderbouwd naar beneden krijgen.’

Geen grip

Net zoals in veel gemeenten liep Westland de eerste twee jaar na de decentralisaties financieel nog in de pas. Vanaf 2017 begonnen de uitgaven voor de jeugdzorg echter behoorlijk op te lopen, vanaf 2018 ook die voor de Wmo. Het bureau AEF, dat in 2020 de jeugdzorgtekorten voor alle gemeenten in kaart bracht, liet een jaar eerder zijn licht schijnen over de situatie in het Westlandse sociaal domein. ‘Een van de belangrijkste aanbevelingen aan ons was dat als je wilt sturen eerst grip moet hebben. AEF constateerde tegelijkertijd dat we die grip niet hadden’, vertelt Lucia van den Brande, strategisch regisseur sociaal domein van Westland. ‘Als je grip hebt, heb je het financiële probleem niet opgelost, maar je moet wel grip hebben om de problemen te kunnen gaan oplossen.’ Na het rapport van AEF besloot Westland haar contractmanagement te gaan verbeteren om financieel meer grip te krijgen, maar ook om te zien of ze de goede beleidsinterventies doen.

Valkuilen

‘Contractmanagement vervalt makkelijk in drie valkuilen: vaag, ongefundeerd en vrijblijvend’, weet Jelle Daalderop, die als extern adviseur sociaal domein werd ingehuurd. Daalderop ging met de Westlandse contractmanagers jeugd en Wmo aan de slag om van vaag naar concreet te gaan, met behulp van dat data van ongefundeerd naar gefundeerd en van vrijblijvendheid tot harde afspraken te komen. Het traject heeft vorig jaar een handboek opgeleverd, waarin alle stappen staan beschreven die leiden tot goed contractmanagement. Tijdens het traject zijn al verschillende producten opgeleverd, die continu worden aangevuld of fijngeslepen. Zoals een dasboard met data speciaal voor contractmanagers en een gespreksleidraad.

Huiswerk

Contractmanager jeugd Marianne Klop is met de opbrengst en het handboek aan de slag gegaan. ‘Als we voorheen signalen kregen dat het bij een aanbieder de uitvoering niet zo lekker liep, ging ik vrij open het gesprek met die aanbieder in. Ik kreeg dan te horen wat er speelde en tegelijkertijd wat wij als gemeente niet goed deden. Bij wijze van spreken kwam ik met meer huiswerk terug dan ik huiswerk had meegegeven. We wilden echter als gemeente meer in de lead komen, maar tegelijkertijd de relatie goed houden. De gespreksleiddraad die we hebben ontwikkeld, helpt daarbij.’

Afschalen

In het dasboard zijn min of meer alle beleidsdoelen van de gemeente geoperationaliseerd. Nu is onder meer zichtbaar of en hoeveel cliënten na een zorgtraject weer opnieuw aankloppen voor hulp, of aanbieders bij een verlenging echt goed kijken wat nodig is, of voor een standaard verlenging kiezen. Ook de wijze van op- en afschalen is inzichtelijk. ‘Met dit soort gegevens per zorgproduct en per aanbieder, hebben we meer munitie om het gesprek met de aanbieder te voeren’, aldus Klop.

Kosten omlaag

De gemeente heeft 165 aanbieders voor de jeugdzorg en zo’n 70 voor de Wmo. Er is, op basis van de ingezette koers op contractmanagement, nog geen afscheid van aanbieders genomen. ‘Om een contract op te zeggen, moet er echt wel wat aan de hand zijn’, aldus wethouder Piet Vreugdenhil (sociaal domein, CDA). ‘We hebben geen afscheid genomen, maar voeren wel gesprekken om tot nieuwe afspraken te komen. Zo zette een aanbieder altijd een middelzware vorm van hulp in, terwijl dat volgens de definities een lichte zorgvorm moet zijn’, vertelt Klop. ‘Bij afzonderlijke aanbieders kunnen we de kosten inmiddels onderbouwd naar beneden krijgen’, vult Van der Brande aan. Na analyse van de data, en de bijzonderheden die daarin opvallen, volgen gesprekken met de aanbieder waarna de kosten dalen door andere inzet. ‘Dit vertaalt zich nog niet tot een trendbreuk, in de zin van verlaging van de totale kosten. ‘Maar de grip die we nu hebben en de mogelijkheden tot sturing zijn hiervoor belangrijke randvoorwaarden.’

Nog niet klaar

Op de vraag of er inmiddels de gewenste grip op kosten en kwaliteit is, antwoordt Vreugdenhil: ‘We zijn echt op de goede weg. Ik ga echt niet zeggen dat we al klaar zijn, maar we weten wat we moeten doen. De gesprekken zijn in toenemende mate op het goede niveau, dus we liggen op koers.’ Contractmanager Klop: ‘We hebben veel meer grip, maar er is tegelijkertijd nog heel veel werk aan de winkel.’

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur nr. 16 van deze week (inlog)