Bedrijf regelt alle scholing Bergeijk

P&O-adviseur Henny de Vocht van Bergeijk zegt het maar zoals het is. Als enige opleidingsadviseur van de Brabantse gemeente moest hij zijn prioriteiten ‘wel eens’ elders leggen dan bij opleidingen. ‘Het voeren van sollicitatiegesprekken bijvoorbeeld of werkzaamheden die te maken hebben met wat ik maar de waan van de dag noem’, zegt hij. Het is waarschijnlijk één van de redenen waarom jaar in, jaar uit 40 procent van het budget van Bergeijk voor opleidingen onbenut blijft.

‘En het is toch al niet bepaald hoog’, zegt Wilko Remmits, afdelingshoofd bedrijfsvoering. ‘Er is 1,5 procent van de loonsom voor gereserveerd, zeg zo’n 100 duizend euro. Daarmee zitten we aan de lage kant. Het budget dat gemeenten in Nederland voor scholing en opleiding bestemmen, ligt gemiddeld op 2 procent van de loonsom.’

Maar dat P&O niet altijd evenveel werk maakt van de opleidingen van ambtenaren, is niet de enige oorzaak dat er geld blijft liggen. Ook de verantwoordelijke afdelingsmanagers en de medewerkers zelf, laten het nogal eens bij het keurig noteren van de opleidingsbehoefte tijdens de functioneringsgesprekken – ook wel POP-gesprekken geheten.

‘Vanaf dat moment is niet duidelijk bij wie nu eigenlijk het initiatief ligt tot het aanmelden voor een opleiding, training of cursus. De praktijk is veelal dat leidinggevende noch P&O-adviseur tot actie overgaan omdat ze er beiden van uitgaan dat de ander wel het voortouw neemt’, zegt Remmits. ‘ Dus gebeurt er soms niets, en dat blijkt dan pas een jaar later, bij het volgende POP-gesprek.’

Daarbij maakte het niet uit om wat voor soort opleidingsplannen het ging: werkgerelateerde of meer persoonsgerelateerde. Het blijven steken in plannen was slechts één euvel. Door gebrekkige coördinatie kwam het ook regelmatig voor dat medewerkers dubbel werden aangemeld voor een opleiding. Of dat medewerkers zich aanmeldden en zich vervolgens (om wat voor reden dan ook) weer afmeldden, zonder dat aan P&O door te geven. Niet zelden bestelden de diverse gemeentelijke afdelingen afzonderlijk cursusdagen.

De Vocht: ‘We hadden bij P&O die opleidingsplannen van de afdelingen wel, maar opleidingen en trainingen werden toch op ad hoc basis ingekocht, vaak buiten mijn medeweten om. Daar kom ik pas achter als ik de rekeningen binnen krijg. Weg mogelijk inkoopvoordeel.’ Dat kan en moet efficiënter, vond het hoofd bedrijfsvoering. Dus bedacht Remmits een plan om alles wat met opleidingsplannen van de zo’n 125 medewerkers te maken had, uit te besteden.

‘Ik zag dat we als gemeente met maar een paar opleidingsinstituten zaken deden, zoals de Bestuursacademie Zuid Nederland, de Bestuursacademie Nederland en de Segment-groep. Door het onder te brengen bij één partner moesten we in elk geval afspraken kunnen maken over collectiviteitkorting’, zegt Remmits.

‘Maar het draait niet alleen om het geld. Ik vind het niet te verantwoorden dat er tot 40 procent van het opleidingsbudget overblijft. We hebben als gemeente een enorme ambitie. Die is niet waar te maken als de organisatie zich niet ontwikkelt. Extra handicap is dat we geografisch gezien ongelukkig liggen, zo aan de grens met België. Voor elke kleine gemeente is het al moeilijk om ervaren mensen te krijgen, voor een grensgemeente geldt dat nog eens extra.’

Primeur

‘Het was geen onwil dat er weinig terecht kwam van de POP-plannen. Niet van P&O, niet van de afdelingsmanagers, niet van de medewerkers,’ bezweert programmamanager Erna Swaans van de Bestuursacademie Nederland, BAN. Dat de opleidingsbehoefte vaak niet verder komt dan het geduldige papier, heeft volgens haar vooral met het logistieke proces te maken. Haar uitdaging is nu dat in Bergeijk te gaan veranderen. De Bestuursacademie Nederland, één van de twee partijen die de gemeente uitnodigde in het kader van de uitbesteding, mag zich na de onderhandelingen met Remmits ‘first supplier’ noemen.

‘Ook voor de BAN is het nieuw. In sommige gemeenten doen we delen van het opleidingsplan, maar nergens het totale pakket. Dat bestond ook niet, nergens. In die zin is Bergeijk voor ons en voor onze sector een pilot.’ Wat de gemeente zelf blijft doen, is het inventariseren van de opleidingswensen- en plannen van de medewerkers op basis van de jaarlijkse POP-gesprekken. Wat is uitbesteed aan de BAN, is de uitvoering van het plan.

‘Dat nemen we helemaal voor onze rekening. Studieadvies geven, compententiescans afnemen, trainingen verzorgen, het contracteren van aanbieders van cursussen die we niet zelf in huis hebben, de administratieve organisatie en de facturatie. Daar heeft de gemeente allemaal geen omkijken meer naar omdat wij dat nu doen’, zegt Swaans.

Omdat de Bestuursacademie betaald krijgt per daadwerkelijk gevolgd scholingstraject, verwacht Bergeijk dat er veel meer terecht komt van de opleidingsplannen. ‘Nu kijkt iemand mee met opleidingsbehoeften die er zelf belang bij heeft dat opleidingsplannen worden gerealiseerd’, aldus Remmits. Wat dat in de praktijk betekent, heeft beleidsadviseur Jolanda Louwers al ervaren. Zij kreeg een cursus time-management, iets dat er maar nooit van kwam.

‘De waan van de dag ging altijd voor. Nu werd ik opeens op een niet vervelende manier herinnerd aan mijn opleidingsbehoefte’, zegt ze. De Bestuursacademie bewaakt dus vanwege eigen geldelijk belang of gemaakte afspraken worden nagekomen. Daarenboven zegt Swaans ernaar te streven de gemeenten kosten te besparen door opleidingen zoveel mogelijk in huis te verzorgen. Dat kan omdat de instelling steeds kan bijhouden welke opleidingen en trainingen door medewerkers gevolgd gaan worden.

Voor de Bestuursacademie zijn individuele trainingen buitenshuis wellicht lucratiever, maar Swaans zegt dat het uitgangspunt is Bergeijk zo voordelig mogelijk te bedienen. ‘Aan het eind van het jaar willen we de gemeente graag in alle transparantie laten zien wat we voor ze hebben bespaard’, zegt ze. De gemeente houdt bij de uitbesteding immers altijd een belangrijke troef op zak: de beslissing het jaarcontract met de commerciële partij al dan niet te verlengen. Dat Bergeijk behouden blijft, lijkt zo goed als zeker. De gesprekken over een tussentijdse verlenging van het contract lopen. Remmits heeft nu al in de gaten dat door het medeverantwoordelijk maken van de Bestuursacademie flink (efficiency) voordeel is te halen voor Bergeijk.

‘Het kost ambtelijk minder tijd en capaciteit. Waar mogelijk worden de trainingen in huis gegeven of anders in de lokale gemeenschapshuizen. Dat is kostenreducerend en daarbij profiteert ook de lokale economie ervan’, zegt hij. ‘In deze tijden van krimp is dat zeer welkom voor ons huishoudboekje maar ook van de ondernemers hier.’

Concurrentie

Minstens zo belangrijk is volgens Remmits dat de organisatie zich ontwikkelt en professionaliseert. ‘Plus: we krijgen zicht en grip op de organisatie. De budgetten worden bewaakt door de Bestuursacademie. Daarmee houden we als MT continu zicht op de kosten die het opleidingsplan met zich meebrengt. In een oogopslag hebben we inzicht wie, wanneer, welke opleiding of training volgt en wat de kosten zijn.’ Door de te verwachten efficiencyslagen verwacht hij bovendien dat Bergeijk kan blijven volstaan met het huidige, relatief lage opleidingsbudget.

‘Met inzet die we nu plegen om het maximale uit de 1,5 procent te halen, is het effect misschien wel groter vergeleken met gemeenten die op 2 procent zitten’, zegt hij. De belangen van de Bestuursacademie zijn groot. Het spreekt voor zich dat, in deze tijden waarin de gemeentelijke begrotingen en dus ook opleidingsbudgetten onder druk staan, het instituut het concept graag aan meer gemeenten wil slijten. Dat verzekert de BAN van omzet. En het sluit de concurrentie uit.

‘Andere instituten komen nu niet meer binnen’, zegt P&O-adviseur De Vocht. De belangstelling voor de manier van werken is volgens hem groot, met name in de directe omgeving. Swaans zegt inmiddels namens de Bestuursacademie in onderhandeling te zijn met de zogeheten A2-gemeenten (Valkenswaard, Cranendonck, Waalre en Heeze-Leende), iets ten oosten van proefgemeente Bergeijk. ‘Voorwaarde voor toepassing van ons concept is wel dat de gemeente haar jaargesprekken op orde heeft. In veel gemeenten is dat niet het geval. Als de opleidingswensen niet zijn geregistreerd, kunnen we niet veel.’