Ambtenaar 2.0 breekt uit stolp

Waarschijnlijk had niemand verwacht dat minister Van der Hoeven (Economische Zaken) ging crowdsourcen. Maar geïnspireerd door een lezing van innovatie-expert Charles Leadbeater over het nut van social communities riep de minister op om ‘alle kennis in netwerken op internet in te schakelen om innovatiebeleid in co-creatie te ontwikkelen’. Kortom, het ministerie gaat beleid maken via het internet.

Het gebruik van web 2.0 geeft ambtenaren de mogelijkheid om op nieuwe manieren via internet met elkaar en met maatschappelijke organisaties en burgers te communiceren. Met wiki’s, online fora en sociale netwerken kan de overheid sneller en makkelijker input voor beleid krijgen uit de samenleving. Toch wordt nog maar 1 procent van de overheidsinvesteringen in ICT ook daadwerkelijk besteedt aan 2.0-middelen.

Co-creatie

Het co-creatie project van EZ is een van de eerste concrete voorbeelden binnen de rijksdienst. Op LinkedIn, een populaire netwerksite onder professionals, is het discussieforum Innovatie 2.0 - Community of Talents geopend, ‘voor discussie, vragen en het delen van kennis over innovatie en innovatiebeleid’. En kennis is inderdaad verreist, want de onderwerpen zijn niet simpel. EZ wilde input op de vraag hoe moderne internettoepassingen toegevoegd kunnen worden aan de Wet bevordering speur- en ontwikkelwerk (WBSO). Dat is een fiscale regeling voor onderzoek en ontwikkeling.

Een andere vraag ging over het meetbaar maken van ‘innovatiegericht inkopen’, waarmee de overheid innovatie via aanbestedingen stimuleert. Nogal technische discussies dus, maar volgens projectleider Linda van Duivenbode bij uitstek óók discussies waaraan mensen vanuit de praktijk een goede bijdrage kunnen leveren. ‘Ambtenaren weten hier veel van, maar er bevindt zich altijd extra kennis en ervaring buiten de deur. Dus het loont om dat te gebruiken’, zegt Van Duivenbode, zelf beleidsmedewerker innovatiebeleid bij EZ.

Op de vraag hoe de overheid het innovatiegericht aanbesteden van producten of diensten kan bevorderen kwamen veel reacties. Binnen 12 werkdagen werden 101 reacties op LinkedIn geplaatst door 23 mensen, onder wie mensen uit het bedrijfsleven, consultants, ambtenaren en een hoogleraar. Vooral de snelheid waarmee reacties binnenkwamen viel op. Maar is EZ ook tevreden met de kwaliteit? Van Duivenbode: ‘Ja, via deze weg konden we onze ideeën voor beleid in een vroeg stadium toetsen bij mensen uit de praktijk. Zo hoorden we dingen die beter konden of waar we nog niet aan gedacht hadden. Bovendien leerden we van de discussies tussen leden onderling. We ontdekten zo wat wel en niet gedeeld werd door de groep.’

Beter inzicht

Volgens EZ hebben de bijdragen geleid tot een ‘beter inzicht’ en kon de prestatie-indicator voor innovatiegericht inkopen worden aangescherpt. Maar het is nog onduidelijk wat er op korte termijn met het grootste gedeelte van de feedback van de LinkedIn-groep gaat gebeuren. Zo zijn er nogal wat reacties gekomen op de ongelijke kansen voor kleine ten opzichte van grote ondernemingen bij een aanbesteding. Deze en andere uitkomsten van de discussie zijn naar de minister gestuurd met een voorstel voor toekomstig beleid.

Het materiaal wordt daarnaast op de virtuele kennisbank pianoo.nl gezet. Van Duivenbode denkt dat co-creatie via internet vaker kan worden ingezet bij de overheid. ‘Wij gaan er in ieder geval mee door. Het is gewoon een handig instrument wat de ambtenaren erbij hebben gekregen. We kijken nu hoe we dit meer kunnen gaan gebruiken.’ De LinkedIn-groep, die inmiddels meer dan drieduizend leden heeft, blijft ook bestaan. ‘Er zijn nu nog steeds discussies tussen de leden onderling. Bovendien hebben we een nuttig netwerk gebouwd, waarbij we mensen ook het gevoel geven dat het lijntje naar het ministerie wat korter is geworden.’

Hoe heeft dit het werken van de ambtenaren beïnvloedt? ‘Het zwaartepunt van de beleidsontwikkeling is verschoven van het eind naar het begin. Je moet dus meer aandacht geven aan de input en de verwerking daarvan. Het is niet meer of minder werken, maar anders werken.’ Andere voordelen van digitale kennisdeling dienen zich aan, denkt Van Duivenbode. ‘Je hoeft minder vaak opnieuw het wiel uit te vinden. En je vindt andere ambtenaren die met jouw thema bezig zijn, ook sneller. Buiten de ministeries om.’

Consultatie

Ook het ministerie van Landbouw zette al wat eerste stappen om op een nieuwe, digitale manier te werken. Al in 2007 werd een ‘internetconsultatie’ georganiseerd rond de Nederlandse inzet voor het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (GLB) van de Europese Unie. Net als bij EZ organiseerden ambtenaren een forumdiscussie met professionals. Ook werden ideeën voorgelegd die later naar de minister en de Tweede Kamer werden gestuurd. Voor Roald Lapperre, directeur van de programmadirectie GLB, was het een manier om de ‘discussie uit de Haagse kaasstolp te halen’.

Lapperre: ‘We kunnen op een nieuwe manier communiceren met de samenleving. Zo betrekken we nieuwe en andere groepen bij ons werk en dragen we tegelijk informatie over.’ Voor de virtuele discussie meldden zich 1090 mensen, van wie ongeveer de helft werkzaam in de agrarische sector. De deelnemers konden reageren op vragen van het ministerie maar ook met elkaar in discussie gaan.

Volgens Lapperre leverde het forum waardevolle informatie op voor de ambtenaren. ‘Je moet de waarde van directe communicatie met de samenleving niet onderschatten. Het beleidsconcept gaat er op vooruit, je creëert een breder draagvlak, je informeert mensen en er ontstaat vanzelf een netwerk.’

Lapperre denkt niet dat inzet van digitale middelen nu al tijdsbesparing oplevert. ‘Ik geloof in de combinatie van traditionele middelen, zoals onze keukentafelgesprekken met maatschappelijke organisaties én nieuwe technologie. Zo ontmoeten we een generatie die participatie via internet normaal vindt.’

Doseren

Lapperre probeert ook op andere gebieden het internet in te zetten. Zo maken hij en zijn collega’s gebruik van een digital workspace. Dit is een beveiligde plek op internet waar collectief aan documenten wordt gewerkt. ‘Je kunt onafhankelijk van tijd en plaats met elkaar werken aan een beleidsstuk. Bovendien geven we andere directies binnen het ministerie ook toegang, waardoor we extra input krijgen op ons werk en het resultaat beter wordt.’

Verandert dit het werken van ambtenaren? ‘Het is vooral handig en interessant om met de nieuwe middelen te werken. Het brengt je in contact met andere netwerken en ideeën. De volgende stap is het gebruik van RSS, Twitter en sociale netwerksites, maar je moet het een beetje doseren en kijken welke applicaties het meest zinvol zijn.’