Besluitvormingsprocessen richting toekomstbestendige energiesystemen in de gebouwde omgeving

Het toekomstige energiesysteem vraagt om een nieuwe manier van samenwerking en besluitvorming. Het vervangen van aardgas door nieuwe duurzame lokale bronnen, leidt er steeds vaker toe dat bewoners, bedrijven en lokale overheden gezamenlijk de energievoorziening gaan vormgeven. Kortom, steeds meer besluitvorming over het energiesysteem voor de gebouwde omgeving vindt plaats op lokaal niveau met veel actoren. De gemeente speelt daarin een cruciale rol. Deze besluitvorming moet verder ontwikkeld worden en op dit moment stuit men nog op vele knelpunten en uitdagingen die bijvoorbeeld voor vertragingen zorgen.

Er is regie, coördinatie en afstemming nodig. Daarvoor is een beter inzicht nodig in:

• hoe worden besluiten nu genomen?
• om welk type besluiten gaat het?
• onder welke omstandigheden en condities worden deze besluiten genomen?
• welke middelen zijn er nodig zijn (bijvoorbeeld kennis of geld)?

Op basis van vier cases en met behulp van de ENABLER-methode, zijn de besluitvorming in de warmtetransitie en de knelpunten in kaart gebracht. Deze vier cases betreffen wijken waar een besluitvormingsproces plaatsvindt over een publiek warmtenet of met een trekkende rol voor een lokaal initiatief. De cases bevinden zich in Den Haag, Zaanstad, Haarlem en Amsterdam.

Knelpunten in de besluitvormingsprocessen

Uit het onderzoek kwamen diverse knelpunten naar voren voor lokale besluitvorming in relatie tot de warmtetransitie. Alom bekend is dat de capaciteit bij de gemeenten en de lokale warmtebedrijven beperkt is op het gebied van integrale planvorming, de (technische) uitvoering en het beheer. Er spelen grote financiële onzekerheden en er is een oneerlijke verdeling van de risico’s van innovatie. Die oneerlijke verdeling van de risico’s zorgt ervoor dat partijen terughoudend zijn als het gaat om investeringen in innovatieve oplossingen. Dit leidt tot vertraging in het besluitvormingsproces. Uit het onderzoek volgen verder nog vier knelpunten die vragen om betere afstemming binnen en tussen organisaties. Na de knelpunten presenteren wij nog tips waarmee deze knelpunten kunnen worden overbrugd.

Afstemming tijdlijnen van besluitvorming

In alle cases werd ervaren dat tijdlijnen van besluitvorming bij de verschillende actoren niet goed op elkaar zijn afgestemd. De vastgoedontwikkelaars en de warmteleverancier moeten bijvoorbeeld, ook na aanbesteding van de warmtevoorziening, wachten op de gemeente voor de ontwikkelvisie voor het gebied. De ontwikkelvisie is nodig om het definitieve ontwerp van het warmtesysteem en de te ontwikkelen gebouwen vorm te geven.

Tip:  breng de besluitvorming van betrokken partijen en de afhankelijkheden daartussen tijdig in kaart.
Doe dit samen met de actoren, definieer samen de toekomstige gewenste situatie en maak een overzicht van de betrokken actoren en hun individuele besluitvormingsprocessen op de weg daarnaartoe. De analyse van deze informatie maakt het mogelijk om kritieke momenten in de besluitvorming te identificeren. Hoe dit te doen? De besluitvormingskaarten en de vragen die de ENABLER methodiek hanteert om de besluiten in kaart te brengen kunnen hierbij een behulpzaam format zijn.

Afstemming rollen en verwachtingen

Zowel de benodigde kennis voor de besluitvorming als de verantwoordelijkheden en het mandaat om besluiten te nemen is versnipperd binnen en tussen partijen. Dit kan bijvoorbeeld vertraging veroorzaken bij de uitbreiding van het warmtenet met nieuwe aansluitingen, omdat onduidelijk is waar de rol is belegd om nieuwe aansluitingen te realiseren. De mismatch in rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen ontstaat onder andere doordat de verantwoordelijkheden niet opgenomen zijn in de governance van het warmtenet, of omdat de governance niet meer aansluit op de hedendaagse behoefte van het warmtenet.

Tip: creëer bewustzijn bij de verschillende partijen over verschillende typen besluiten en de consequenties van deze besluiten op de voortgang in de warmtetransitie.
Dit met het doel om het eigenaarschap van de besluiten te beleggen bij de juiste partijen en daar meer duidelijkheid in te creëren voor de overige actoren.

Tip: ga vroegtijdig en continue investeren in het bouwen van vertrouwen tussen partijen.
Vertrouwen tussen partijen vergroot de kans op betere afstemming onderling, meer kennis- en informatiedeling en bereidheid tot échte samenwerking en het delen van risico's. Leg gezamenlijk vast onder welke voorwaarden de partijen samenwerken aan een warmteoplossing, wat je van elkaar nodig hebt in het proces en welke cruciale momenten je voorziet in de besluitvorming. Dit vergroot het onderlinge vertrouwen.

Afstemming kennisontwikkelingen borging van kennis

Er zijn twee knelpunten geconstateerd als het gaat om kennis. Ten eerste zijn er waargenomen kennishiaten: de kennis is er wel, maar dat dat is niet bij iedereen bekend. Dit ontstaat door een gebrek aan continuïteit in de kennisborging bij de gemeente. Ten tweede zijn er feitelijke kennishiaten, waarbij de kennis ontbreekt of nog niet beschikbaar is. Het gaat bijvoorbeeld om kennis over nieuw beleid of nieuwe technologie.

Op basis van de uitdagingen in de besluitvorming en de rol die kennis daarbij speelt, worden vanuit de cases de volgende behoeften afgeleid: 

• Een algemene behoefte aan kennis- en informatiegelijkheid, zodat partijen dezelfde uitgangspunten hebben, er sneller keuzes kunnen worden gemaakt en er in gedeelde belangen kan worden gedacht.
• Gestructureerde en opbouwende kennisvergaring en -uitwisseling in de lokale context.
• Ondersteuning en capaciteit van gespecialiseerde instanties bij projectontwikkeling, -uitvoering en -beheersing.
• Ondersteuning bij en uitwisseling van kennis en ervaring over een gezamenlijke participatieaanpak, waarbij de rollen van de verschillende partners helder zijn.
• Delen van ervaringen en kennis (van succesvolle en minder succesvolle projecten) in een community. Bijvoorbeeld om hoge risicopercepties te beperken.

Tip: werk aan een collectieve kennisbasis en het verbeteren van de uitwisseling van kennis.
Dit kan door het aanstellen van een kennisintermediair (zie onderstaand kader). De kennis die samen wordt opgebouwd moet van hoge kwaliteit zijn en gezamenlijk worden gevalideerd. Kennisuitwisseling kan bijdragen aan het voorkomen van de mismatch tussen partijen met mandaat, verantwoordelijkheid en middelen en partijen met de juiste kennis.

Coördineren van besluiten

Naast de kennisintermediair identificeren wij in dit onderzoek een behoefte aan een het betere coördinatie van besluiten. De verantwoordelijkheid voor de coördinatie van het besluitvormingsproces zou belegd kunnen worden bij een besluitvormingscoördinator of regisseur. De besluitvormingscoördinator heeft tot taak de besluiten en deelbesluiten over het warmtesysteem van de betrokken actoren, goed gecoördineerd (zowel inhoudelijk als in de tijd) plaatsvinden.

Het verdient dus aanbeveling om in deze rollen te investeren. Door gemeenten die daarvoor de middelen hebben, maar ook door nationale en regionale ondersteuningsinitiatieven voor de energietransitie om deze mogelijkheden breed toegankelijk te maken voor alle gemeenten. Nationale programma’s kunnen bijvoorbeeld werken aan pools van besluitvormingscoördinatoren en kennisintermediairs voor gemeenten die nog niet in een fase zijn dat zij voltijd deze rollen in dienst nodig hebben, of daar niet over de nodige middelen beschikken. Op deze manier kan het opleiden en de borging van de kennis door de besluitvormingscoördinatoren en kennisintermediairs op een centrale en efficiënte manier. Het Nationaal Programma Lokale Warmtetransitie, VNG, provincies en de IpO kunnen hier een belangrijke bijdrage leveren.