Stug registreren

Vlaardingen is allang klaar en de gemeente Stede Broec sinds kort ook. De meeste andere gemeenten zijn ongetwijfeld druk bezig om hun Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) op orde te krijgen. Maar nu al is zeker dat vele tientallen en waarschijnlijk zelfs honderden gemeenten de wettelijk voorgeschreven datum van 1 juli 2009 niet gaan halen.

De Basisregistratie Adressen en Gebouwen moet een eind maken aan de wirwar aan gegevens die gemeenten her en der hebben opgeslagen. Dankzij de BAG beschikt straks elk adres en gebouw over exact dezelfde omschrijvingen. Deze informatie wordt opgeslagen in een centraal register; de zogeheten ‘landelijke voorziening’. Hierin zijn onder meer de coördinaten, het bouwjaar, het aantal vierkante meters, de planologische bestemming en het huidige gebruik van een pand vermeld.

Voor gemeenten en andere overheidsinstellingen moet de BAG leiden tot het eenvoudiger uitwisselen van bestanden. Eerst is er een overgangsfase, maar met ingang van 1 juli 2011 zijn alle overheidsorganisaties verplicht om van de basisregistratie gebruik te maken. Verder zijn hulpdiensten in het hele land er dankzij de BAG voortaan van verzekerd dat zij bij calamiteiten snel over eenduidige informatie kunnen beschikken over bijvoorbeeld de exacte ligging van een pand en het bruto vloeroppervlak van een gebouw.

Helse klus

Intussen blijkt het voor gemeenten een helse klus om alle gewenste gegevens boven tafel te krijgen. Een gemeente als Zoetermeer heeft 800.000 euro uitgetrokken om de operatie tot een goed einde te brengen. In totaal zijn dertig tot veertig ambtenaren de afgelopen anderhalf jaar betrokken geweest bij alle voorbereidingen. ‘Wij zijn bijna klaar. Op 1 juli zijn onze gegevens op orde’, vertellen projectleider Cor Habermehl en kwartiermaker Herman Binnendijk met enige opluchting. ‘Of we dan ook daadwerkelijk zijn aangesloten op de landelijke voorziening, zal afhangen van het ministerie van Vrom.’

Habermehl en Binnendijk steken niet onder stoelen of banken dat Zoetermeer flink moest aanpoten om alles in gereedheid te brengen. ‘Er wordt erg veel van de gemeenten gevraagd’, meent Habermehl. ‘Gezien de hoeveelheid werk was een gefaseerde invoering volgens mij beter geweest. De lat is nu wel erg hoog gelegd. Je kan ook te snel te veel willen. We zijn nooit verplicht geweest om al die gegevens te ordenen, en nu moet alles in één keer.’

Binnendijk sluit zich hierbij aan: ‘Vergelijk het met de wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Die is in december 1994 van kracht geworden. Maar we hebben er tien tot dertien jaar over gedaan om alles op orde te krijgen. Bij de eerste waarderingsronde leidde 12 procent van alle aanslagen tot een bezwaarschrift. Nu zitten we op 2,5 procent. Dat is een heel groeitraject geweest. En bij de BAG zou alles in één keer helemaal goed moeten zijn. Dat kan bijna niet.’

Bovendien is de BAG volgens Binnendijk omgeven met veel administratieve rompslomp. ‘Begrijp me goed: we krijgen alle medewerking van Vrom, en die contacten verlopen uitermate plezierig. Maar we moeten bijvoorbeeld een logboek bijhouden van alle aanpassingen die we doen, en waar we tegenaan lopen. Bij dat logboek zitten stapels bijlages. Vrom wil echt de details van de details weten.’

Gevolgen onderschat

Binnendijk heeft de indruk dat op centraal niveau de gevolgen voor gemeentelijke organisaties zijn onderschat. Een investering in software is bij lange na niet voldoende om aan alle voorwaarden te voldoen. ‘Invoering van de BAG is veel meer een processlag dan een ict-slag. Je ontkomt er bijna niet aan om je interne organisatie aan te passen.’

In Zoetermeer heeft dit inmiddels geleid tot het voorstel om een aparte BAG-afdeling te vormen die gaat bestaan uit ongeveer vijftien fte. De betrokken ambtenaren komen uit de bestaande sterkte en zijn dus afkomstig van andere afdelingen. Landmeters, geografen, WOZ-ambtenaren en bijvoorbeeld ook vastgoedbeheerders maken straks deel uit van het BAG-team. De nieuwe afdeling moet ervoor zorgen dat de basisregistratie actueel is en blijft.

Zoetermeer heeft ervoor gekozen om bij de voorbereiding alles zoveel mogelijk in eigen hand te houden. Alleen op onderdelen waarvoor de kennis niet in eigen huis beschikbaar was, werd incidenteel de hulp ingeroepen van externe deskundigen. Ambtenaren die nodig waren voor de BAG, kregen de ruimte en werden vervangen door inhuurkrachten.

Op deze wijze wilde de gemeente voorkomen dat kennis die gaandeweg werd verworven, zou wegvloeien buiten de organisatie. Binnendijk: ‘We hebben werkgroepen gevormd en de verschillende bloedgroepen bij elkaar gezet. Wat moet er gebeuren, en hoe gaan we dat organiseren? Het grote voordeel is dat we daardoor weer allemaal van elkaar weten waar we mee bezig zijn.’

Veel voordelen

De verwachting is dat de BAG uiteindelijk voor gemeenten veel voordelen met zich meebrengt. Gegevens kunnen niet zoekraken en informatie is niet meer versnipperd over verschillende afdelingen. Straks werkt elke afdeling met dezelfde basisregistratie. Iedere ambtenaar baseert zich dus automatisch op dezelfde gegevens. Afwijkingen zijn uitgesloten.

Binnendijk verwacht kostenbesparingen: ‘Voorheen waren er zeven, acht afdelingen die er allemaal hun eigen bestanden op nahielden. Daardoor kon het gebeuren dat bij een vergunningaanvraag voor een woninguitbreiding drie van onze medewerkers ter plekke kwamen. Eerst een landmeter die ging kijken voor het invoeren van gegevens op de basiskaart. Vervolgens een bouwinspecteur voor de registratie in het vastgoedsysteem. En ten slotte een taxateur voor de aan te passen WOZ-waarde van het pand. In de nieuwe situatie doet de landmeter zijn werk, en kunnen de twee anderen zich baseren op de door hem in de basisregistratie verwerkte gegevens.’

De BAG past in het streven naar het verder vormgeven van de elektronische dienstverlening door de overheid: de e-overheid. Om die reden wordt de BAG in de toekomst gekoppeld aan de Basisregistratie Personen. De verwachting is dat de vervuiling in gemeentelijke basisadministraties beperkt blijft. Mede-overheden hebben een meldplicht bij de bronhouder als zij vermoeden dat er iets niet klopt.

Als de Belastingdienst een belastingaanslag als onbestelbaar retour krijgt, wordt dit gemeld bij de gemeente waar de belastingplichtige voordien woonde. Vervolgens kan de gemeente met behulp van de landelijke database proberen te achterhalen waar betrokkene naartoe is verhuisd. ‘Alleen als de persoon in kwestie naar het buitenland is vertrokken wordt het moeilijk, maar anders kan iemand in principe niet meer buiten beeld raken’, zegt Habermehl.

De koppeling van basisregistraties is uiteindelijk ook voor hulpdiensten van belang. Habermehl: ‘Bij evacuaties of het afbakenen van een gebied kunnen hulpdiensten straks in één oogopslag zien hoeveel mensen er in dat gebied wonen en bijvoorbeeld ook wat hun leeftijden zijn. Als hulpverlener ter plekke kom je dan minder snel voor verrassingen te staan.’

VNG en Vrom zoeken oplossing

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) onderzoekt waarom gemeenten zoveel problemen ondervinden met de invoering van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Alle gemeenten zijn schriftelijk opgeroepen om de door hen gesignaleerde problemen aan de koepelorganisatie door te geven. De VNG gaat vervolgens met het ministerie van Vrom in overleg om oplossingen te bedenken.