Meer grip op dijkversterkingsopgave voor Waterschap Zuiderzeeland

Het is veruit het grootste project dat Zuiderzeeland ooit onder handen heeft gehad. De versterking van 17,6 kilometer IJsselmeerdijk, tussen Lelystad en de Ketelbrug. Er zijn miljoenen euro’s mee gemoeid, en het waterschap draagt zelf het risico voor overschrijdingen van het budget. “Er staat voor ons dus wel iets op het spel”, constateert projectmanager Teun Wendt van het waterschap dan ook. “Maar als waterschap zijn wij een beheerorganisatie. Daar is onze boekhouding op georganiseerd. Prima, maar een groot project als dit heeft een totaal andere financiële structuur.” Projectbeheerser Bianca Hetebrij: “Je wil de status op elk moment duidelijk hebben, en dat ook kunnen communiceren richting het dagelijks bestuur. Met de Excel-bestanden waarmee we normaal werken, lukt dat niet. Daarom hebben we AT Osborne gevraagd om een oplossing.”

Maatwerk in een standaard tool

Kimon Panagiotopoulos van AT Osborne sprong graag in op de vraag van Zuiderzeeland. “Wij zijn als consultants vaak op projectbasis bij opdrachten betrokken, maar we bieden ook producten aan zoals het dashboard PRISMA. We vragen de klant uit om de sturingsvraag met het dashboard scherp te krijgen en gaan dan met een klein team aan de slag om het op maat te ontwerpen en te bouwen. PRISMA sluit direct aan op de data die de klant al heeft. Ze worden vanuit bestaande systemen geladen en na een inhoudelijke check overzichtelijk gepubliceerd. Dat is een hele stap vooruit in vergelijking met Excel-sheets. Die bevatten interne verwijzingen en zijn foutgevoelig en onoverzichtelijk. Bovendien wordt PRISMA gebouwd in Power BI. Zuiderzeeland en veel andere organisaties beschikken daar al over, dus je hoeft geen extra software aan te schaffen.”

Overzicht in één oogopslag

PRISMA draait inmiddels enkele maanden bij Zuiderzeeland. Hoe bevalt het? Bianca: “Het is een enorme vooruitgang. Met PRISMA zien we nu in één oogopslag wat de status is op het gebied van capaciteit, kosten en risico’s.” Teun: “In een visueel aantrekkelijke weergave heb je alles bij elkaar. Dat levert ook tijdwinst op. Je trekt data zo uit je systemen en kunt het snel en mooi presenteren.” Een voorbeeld. Zuiderzeeland heeft enkele tientallen mensen op het project Versterking IJsselmeerdijk zitten. De uren die zij schrijven, geven aan of het project qua capaciteit in de pas loopt met het budget. “Het was complex en bewerkelijk om daarvan een goed en betrouwbaar overzicht te krijgen”, vertelt Bianca. “PRISMA biedt dat overzicht wel. Bovendien kunnen we het per deelteam bekijken. Mochten er ergens uren overschreden worden, dan zien we dat direct en kunnen we bijsturen.” Teun vat het als volgt samen: “Met PRISMA houden we de vinger gemakkelijker aan de pols.”

Investering meer dan waard

Het op maat snijden van PRISMA voor Zuiderzeeland kostte drie maanden. Daarna volgde een maand testen. “Tijdens dat hele proces hebben we Bianca er nauw bij betrokken”, vertelt Kimon. “Op die manier bouwt Zuiderzeeland namelijk zelf kennis op, zodat ze geen service-abonnement bij ons hoeven af te sluiten.” Een prettige aanpak, vindt Bianca. “AT Osborne heeft mij bij de hand genomen en met veel geduld alles goed uitgelegd. Ze hebben ook een handboek gemaakt als naslagwerk. We moeten op dit moment nog wat aspecten finetunen, en daar helpt AT Osborne ons bij. Dus ook de nazorg is goed.” Teun: “De investering in PRISMA is het voor ons zeker waard geweest. Als je met zo’n groot project als een dijkversterking aan de gang gaat, is een goed dashboard essentieel. Zonder houd je de kosten niet onder controle en loop je schade op waarbij de kosten van PRISMA in het niet vallen. Bovendien staan er bij ons nog meer grote projecten op de rol. Dankzij PRISMA zijn we daar qua projectaansturing in ieder geval al klaar voor!”