Bouwteams in de praktijk

Het bouwteam is in trek. Het is een samenwerkingsmodel waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer in een vroege fase gezamenlijk werken aan het ontwerp en de voorbereiding van een project. Het idee is helder: door al vroeg samen te werken, ontstaan betere plannen, worden risico’s beter beheerst en kunnen projecten efficiënter worden uitgevoerd. Maar hoe zorg je ervoor dat een bouwteam écht succesvol is?

Uit de praktijk hebben we negen belangrijke lessen gehaald over wat werkt – en wat niet. In deze blog deelt adviseur Ninke Hanenberg inzichten die helpen om bouwteams effectiever in te zetten en samenwerking naar een hoger niveau te tillen.

Voorafgaand aan het bouwteam

1. Kies bewust: een bouwteam is niet altijd de beste keuze

Niet elke complexe opgave vraagt om een bouwteam. Deze samenwerkingsvorm is vooral zinvol bij grote onzekerheden die de opdrachtgever zelf onvoldoende uit kan werken zonder uitvoeringskennis. Een bouwteam biedt dan de ruimte om gezamenlijk met opdrachtnemer – en soms een derde partij – onzekerheden verder in kaart te brengen, voordat deze afgeprijsd en toebedeeld hoeven te zijn. Die ruimte betekent ook dat kaders minder strak kunnen zijn en sneller ter discussie worden gesteld. Goed om je daarvan bewust te zijn.

Vraag je daarom af:

• Zijn er risico’s die je zonder uitvoeringskennis lastig in kaart kunt brengen?
• Verwacht je optimalisaties in het ontwerp of de uitvoering die je zonder uitvoeringskennis moeilijk kunt overzien?
• Is het – gezien de onzekerheden – lastig voor de markt om vooraf een vaste prijs af te geven?
• Moet er afgestemd worden over de verdeling van belangen en verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer?

Als samenwerking hierin cruciaal is, dan kan het bouwteam bijdragen aan het projectsucces. Is dat niet de kern, dan kan een bouwteam ook een blok aan het been zijn.

2. Voorkom dat zaken vooruitgeschoven worden

Het bouwteam is geen excuus om beslissingen vooruit te schuiven. Dit is een valkuil bij contracten waar niet alles vooraf vast hoeft te liggen. Door tijdsdruk lijkt het soms makkelijk om lastige vraagstukken naar de bouwteamfase te verplaatsen, maar dit vergroot de werkdruk, zorgt voor onduidelijkheid en leidt af van de kernopgave.

Een goede voorbereiding is essentieel. Denk vooraf helder uit waarvoor je het bouwteam inzet—en waarvoor niet. Bepaal wat je als opdrachtgever al weet en wilt beslissen, en waar je de expertise van de aannemer bij nodig hebt. Dat laatste vormt de scope van het bouwteam.

Onderschat de tijd en moeite niet om scherp te krijgen wat je nog niet weet. Een slecht doordacht plan leidt vaak tot problemen in de bouwteamfase of daarna. Laat de invulling van het bouwteam ook niet volledig aan inschrijvers over. Je hebt vaak al een beeld van de gewenste samenwerking, dus geef richting mee en laat de inschrijvers daarop reflecteren en aanvullen. Zo krijg je vaker wat je wilt en wordt het een gezamenlijk gedragen plan.

3. Bouw voldoende budget en tijd in

Betaal een eerlijke prijs en gun partijen de tijd om de bouwteamfase goed uit te voeren. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar gaat nog vaak mis. Het is geen fase om te knijpen op tijd of budget—onzekerheden maken het lastig om vooraf exact te bepalen wat nodig is. Enige mate van flexibiliteit is daarom essentieel.

Een goede samenwerking kost tijd en wordt vaak onderschat. Reken bijvoorbeeld af op regie of volgens de principes van Cost+, en houd ruimte in de planning om bij te sturen. Vertraging in de voorbereiding weegt meestal minder zwaar dan vertraging in de uitvoering, dus investeren in een goede bouwteamfase loont altijd.

Tegelijkertijd moet het geen onbeheersbare ‘urenfabriek’ worden. Zorg voor grip en bouw prikkels in, zoals een pain/gain-mechanisme, om focus en voortgang te waarborgen. Duidelijkheid over de te leveren producten en diensten helpt ook.

4. Houd ruimte voor nieuwe inzichten vanuit de aannemer

Eigenlijk heel logisch. Als je vooraf vaststelt dat uitvoeringskennis ontbreekt om risico’s goed te beoordelen of het ontwerp af te ronden, is de kans groot dat bepaalde risico’s worden onderschat. Wil je dat het bouwteam hiermee aan de slag kan, zorg er dan voor dat de organisatie hierop voorbereid is. Sta open voor nieuwe inzichten en tegenvallers en creëer ruimte om het gesprek hierover te voeren. Dat voorkomt verrassingen en helpt om samen tot de beste oplossingen te komen.

Tijdens het bouwteam

5. Pak als opdrachtgever je rol in het bouwteam

Als opdrachtgever ben je een volwaardige speler in het bouwteam—pak die rol actief op. Wees betrokken bij het ontwerpproces en breng je eigen perspectieven en belangen in. Leg de taakverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vooraf goed vast in het contract. Wil je bijvoorbeeld regie houden op omgevingsmanagement? Zorg dat dit helder is, zodat je weet wat je van elkaar kan verwachten. Zo kan de aannemer zijn rol effectief invullen en ontstaat er minder discussie over de resultaten van het bouwteam.

Het is niet altijd nodig om de organisatie één-op-één te spiegelen; soms werkt dat zelfs averechts en is één integraal team beter. Wat wél essentieel is: zorg op alle niveaus voor sterke gesprekspartners. Dit helpt om grip te houden op de uitkomsten en de voortgang, en voorkomt dat het bouwteam verzandt in uren zonder concreet resultaat.

6. Houd de prijsbepaling voor de realisatiefase glashelder

Begin met een transparante en goed doordachte begroting als startpunt. Zorg dat de alle partijen deze bij aanvang van het proces volledig begrijpen om later discussies over dit startpunt te voorkomen. Waar exacte prijzen lastig te bepalen zijn, werk je met een best guess, onderbouwd met duidelijke uitgangspunten.

Leg in het contract vast hoe ontwerpbeslissingen worden vertaald naar prijsgevolgen. Zorg voor een continue wisselwerking tussen ontwerp, risico’s, planning en prijs. Waarbij besluiten op één onderdeel altijd integraal worden afgewogen op basis van de impact op andere onderdelen. Voorkom dat lastige ontwerpbeslissingen tot het einde blijven liggen. Dit zijn vaak punten die de meeste afstemming nodig hebben en kunnen voor onaangename verrassingen zorgen. Het introduceren van duidelijke baselines helpt om keuzes gestructureerd en tijdig te maken.

Zo wordt de prijsovereenstemming voor de realisatiefase een logische optelsom van het startpunt en de overeengekomen wijzigingen.

7. Doorbreek traditioneel gedrag, begin bij jezelf

De sleutel tot succesvolle samenwerking in een bouwteam? Laat wantrouwen achterwege, wees transparant over eigen fouten en investeer in open, goed contact. Gemakkelijk gezegd, maar niet gemakkelijk gedaan. Als je ervan uitgaat dat de ander strategisch gedrag vertoont, dan stel je jezelf strategisch op. Daarmee lok je verkeerd gedrag van de ander uit. Dit betekent dat je zelf dus eerst vertrouwen moet géven, voordat je weet of je het ook terugkrijgt en dat is kwetsbaar.

Niet iedereen heeft het van nature in zich om een open houding te hebben en te houden – en ervaringen uit het verleden kunnen ook meespelen. Houd hier rekening mee bij het samenstellen van je projectteam. Je hoeft niet op elke positie iemand met de perfecte samenwerkcompetenties te hebben. Richt je liever op een aantal sleutelposities en zorg dat deze mensen het boegbeeld van samenwerking worden. Dit werkt als een olievlek naar de rest van het team. Extra ondersteuning, zoals teamdagen of coaching, kan helpen om dit verder te versterken. Nog een tip: maak het een beetje leuk. Ga eens borrelen met het team of doe een activiteit samen. Kortom, leer elkaar echt kennen.

8. Houd rekening met de invloed van moederorganisaties

Moederorganisaties spelen een grote rol achter de schermen. Begrijpen zij de bouwteamconstructie, of sturen ze – bewust of onbewust – aan op traditioneel, contraproductief gedrag? Pak dit proactief aan.

Een stuurgroep op directeurenniveau kan helpen, maar zorg dat deze niet alleen samenkomt bij problemen. Laat hen ook in goede tijden elkaar leren kennen, zodat de lijnen kort blijven als het project tegenwind krijgt. Bied daarnaast heldere kaders waarbinnen het project zelfstandig kan opereren, zonder onnodige inmenging van de stuurgroep.

9. Vergeet de onderaannemers niet

Het bouwteammodel is een twee-fasen-model, waardoor de aannemer pas later zekerheid heeft over de realisatie. Die onzekerheid werkt door in de contracten met leveranciers en onderaannemers. Door dergelijke belangrijke partijen actief bij het bouwteam te betrekken, zorg je dat zij meegaan in de bouwteamgedachte. Dit versterkt de samenwerking en helpt om vertrouwen op te bouwen in de hele supply chain.

Samenwerking blijft een werkwoord, ook na het bouwteam

Een bouwteam zorgt voor een sterke samenwerking, maar zodra de realisatiefase start en er vaak weer sprake is van een traditionelere contractvorm, kan ook het traditionele gedrag er weer insluipen. Zonde, want juist die samenwerking maakt het verschil. Zorg daarom dat de bouwteammentaliteit niet verdwijnt. Leg vast wat werkte en bouw hierop voort in de realisatie. Bijvoorbeeld door fysiek samen te blijven werken of structureel tijd in te ruimen voor overleg, buiten de formele bouwvergaderingen om.