Omgevingswet op de planken

Toneelsessies houden ambtenaren spiegel voor

Verlangt de Omgevingswet het vaarwel van ‘de oude ambtenaar’ en de komst van ‘de nieuwe ambtenaar’? Het is een vraag die bij de gemeente Ede de rillingen over de rug doet lopen. ‘Ik vind zulke labels stuitend en diskwalificerend naar collega’s die vanuit de beste intenties voor de samenleving elke dag druk bezig zijn’, zegt Merel Lindhout, afdelingsmanager P&O bij de Veluwse gemeente, heel beslist.

Adrian Los, clusterdirecteur ruimtelijke ordening en grondzaken, valt haar bij: ‘Ik heb in mijn cluster nooit gezegd: “Wij worden ambtenaren die vanaf nu geen nee, tenzij, maar ja, mits gaan zeggen.” Maar ik heb het wel met hen over hoe we een plan-atelier kunnen vormgeven. En dan een plan-atelier waarin initiatiefnemers relevante informatie krijgen zodat hun plan aan de voorkant al zo kan worden gemaakt dat het haalbaar is.’

Jazeker, de Omgevingswet verlangt veel van ambtenaren en daarvoor kunnen ze zeker nieuwe vaardigheden gebruiken. De gemeente Ede riep niet voor niets de hulp in van terugspeeltheater Wordt Vervolgd. Maar laten we alsjeblieft niet doen alsof alle ambtenaren moeten worden omgevormd naar een nieuw type functionaris, zo klinkt het in het Edese stadhuis, waar de twee managers de Edese aanpak toelichten. Hier is gewoon sprake van een geleidelijk ontwikkelingsproces, waar ze in Ede al een jaar of vijf mee bezig zijn.

Vier pijlers
In dat proces bouwt de gemeente op vier pijlers, legt Lindhout uit. De eerste drie pijlers – Bouw op vertrouwen, Van buiten naar binnen denken, en Van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’ – verwijzen alle drie naar een aanpak. De ambtenaar bedenkt niet meer alles vanuit het gemeentehuis. ‘We gaan nog meer de interactie met de burger aan. We faciliteren hem in de oplossing die hij soms veel beter kent dan dat wij hier kunnen bedenken.’ De laatste pijler is dat de ambtenaar Wendbaar en weerbaar is. Dat zijn allemaal waarden, zo merkt Los op, die in de Omgevingswet terugkomen.

Toneel leek Ede een goede manier om aan die pijlers te werken, ‘omdat wij heel erg gewend zijn om veel met elkaar in gesprek te gaan of veel op papier te zetten en juist toneel je dingen laat beleven en ervaren’, aldus Lindhout. ‘Dat is een andere vorm en heeft meer meerwaarde dan nóg een keer met elkaar om tafel gaan zitten voor een presentatie.’ Wordt Vervolgd maakte zes verschillende voorstellingen voor de verschillende domeinen waarin de gemeente werkt. In ruim twintig sessies werden de voorstellingen gespeeld en gingen de ambtenaren zelf aan de slag in een toneelworkshop.

Manager Los heeft een paar sessies gedaan, zowel samen met het management als met verschillende afdelingen. ‘Wat ik er fijn aan vind, is dat je niet wegkomt met abstracte teksten als: “Jij wordt een andere ambtenaar” of “Je zegt niet meer nee, tenzij, maar ja, mits.” Ik geloof niet dat mensen daar iets mee kunnen.’ Los vindt de sessies een mooie mix tussen ‘praten over’ en de werkelijke situatie. ‘Het geeft in gevoel, in handelingen en beeld de kwaliteit van de werkelijke situatie weer en tegelijkertijd de veiligheid en beslotenheid van het met elkaar kunnen uitproberen.’

Onzekerheid
Blijft de vraag of er niet ook ambtenaren zijn die zich liever vasthouden aan de regels en niet zitten te wachten op de onzekerheid die ontstaat als er meer ruimte voor initiatief bij de burger ligt. ‘Hoe langer hoe minder wordt vanuit één discipline, één vak of één verantwoordelijkheidsterrein antwoord gegeven op een vraagstuk’, zo schuift Los het als een niet-bestaand probleem aan de kant. ‘Ambtenaren, zeker ook in Ede, zijn gaan opschuiven naar de weerbarstige werkelijkheid waarin ze opereren en waarin ze collega’s, partners en de omgeving nodig hebben.’ De gemeente moet echter nog wel een stuk verder opschuiven, geeft hij aan. ‘Als het bijvoorbeeld gaat over transparant maken waar de gemeente Ede voor staat, daar moeten we echt nog wel iets voor doen.’

Maar ook voor de integrale ambtenaar die zijn werk samen met collega’s en omgeving uitvoert, is het wel eens lastig om af te wegen waar het eigen initiatief van de samenleving botst op de regels, beaamt Lindhout: ‘De meeste spanning zit in: ik moet het straks kunnen uitleggen aan de burger. Daarom zijn regels makkelijk, vanwege gelijke monniken, gelijke kappen. Nu wordt het misschien grijzer of fluïde en dat maakt het spannend. Dat vraagt van je bestuur en ambtelijk apparaat dat als er in vergelijkbare situaties anders wordt gekozen je blijft staan en je het kunt uitleggen.’

Alle Edese ambtenaren moeten dat incasseringsvermogen, dat valt onder de pijler Wendbaar en weerbaar, straks in huis hebben, benadrukt Los, want ze moeten het stuk voor stuk zelf kunnen uitleggen aan de burger. ‘Wij zeggen al jaren: in deze organisatie leggen wij de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk neer.’

Ach ja, er zijn best nog wel een paar hobbels te nemen voor de ambtenaar die de Omgevingswet op zich af ziet komen, geven de twee managers toe. Hoewel de woorden ‘hobbels’ en ‘obstakels’ niet tot het Edese jargon horen. ‘Mag ik het uitdagingen noemen?’, vraagt Los. ‘Die hebben we bewust in dat toneelspel gestopt. Je hebt een bepaald niveau gesprek nodig om enerzijds echt ruimte te geven, maar anderzijds ook helderheid te verschaffen over waar de grenzen liggen. Bijvoorbeeld waar problemen beginnen te ontstaan voor bereikbaarheid, voor overburen of milieuwetgeving.’

In gesprek gaan met initiatiefnemers of de omgeving mag niet omslaan in zomaar doen wat de initiatiefnemer of omgeving vraagt. ‘De samenleving vraagt: leg nou uit wat echt belangrijk is. Als we dat goed doen, vind je de ruimte om samen mooie oplossingen te vinden. Het niveau van de interactie is iets waar we nog echt wel in mooie groeien, deze jongen ook.’

De drempel over
De acteurs van terugspeeltheater Wordt Vervolgd stonden met zijn vijven ruim twintig keer op de planken, telkens voor een groep van dertig tot veertig ambtenaren van de gemeente Ede. ‘De opdracht was de organisatievisie van de gemeente tussen de oren te krijgen en voelbaar en zichtbaar te maken bij de achthonderd ambtenaren. Een organisatievisie bestaat uit mooie woorden, het ging erom dat het zou gaan leven’, vertelt Joke Rood van Wordt Vervolgd. ‘We beginnen zo’n dagdeel met een spiegelscène, op grond van de informatie die we van tevoren gekregen hebben. Die scène is zwaar aangezet en wij spelen alsof wij afkomstig zijn uit de fictieve gemeente Zwier. Daarna kijken we: in hoeverre heeft Zwier raakvlakken met de gemeente Ede?’

De acteurs speelden daarnaast scènes die ze ter plekke bedachten met de informatie die ambtenaren inbrachten. ‘Onze vorm van theater gaat erom dat we niet zozeer de anekdote, maar de essentie van het verhaal teruggeven.’ In kleine groepjes werkten de ambtenaren aan een eigen voorstellinkje, bijvoorbeeld over de pijler Bouw op vertrouwen. ‘Dan moet je een situatie neerzetten hoe het vroeger was, hoe het nu is en hoe het zou moeten en daarna moeten ze afspreken: hoe gaan we daar aan werken en wat gaan we in de praktijk anders doen?’

Voor de ambtenaren is zo’n toneeltraining geen routineklusje, ze moeten een drempel over. ‘De drempel om anders met elkaar om te gaan dan alleen maar discussiëren en meningen uitwisselen. Dat is een heel vertrouwde manier van met elkaar omgaan. Nu ging het erom ervaringen te delen en beeldend vorm te geven aan wat je ervan vindt. Dan maak je je kwetsbaarder. Dat is een drempel, maar die namen ze heel makkelijk. Dat dat werkt’, lacht ze, ‘wijt ik aan onze aanpak.’

Toen Patricia Verhelst, communicatieadviseur met de Omgevingswet in haar takenpakket, op een donderdagochtend naar de Wordt Vervolgd-sessie ging, hield het spel van de acteurs haar een spiegel voor, vertelt ze. ‘Ik zag ons, zoals we werken, met een hoop wet- en regelgeving die we moeten uitvoeren. Dan vergeet je soms dat je met mensen te maken hebt, die gewoon een vraag stellen en misschien helemaal niet weten van al die regels. Terwijl je, als je het op een menselijke manier behandelt, bijvoorbeeld zoals je thuis dingen oppakt, veel meer met elkaar in contact komt.’

Daar gaat ze, dankzij de toneelsessie, in de toekomst meer op letten, zegt ze, op die menselijke maat. ‘Ik denk dat je beter gaat luisteren of vraagt naar de vraag achter de vraag. Meer kijken wat er mogelijk is, in plaats van wat er niet mogelijk is.’