Het nieuwe hybride werken

In de afgelopen periode is het (samen)werken en de rol van het kantoor in het mogelijk maken van werk in een totaal ander daglicht komen te staan. De coronacrisis heeft laten zien dat werken vanaf een andere locatie ook goed mogelijk is. Organisaties, waaronder gemeenten, vragen zich direct af wat de impact hiervan is op hun vastgoed. Is er nog wel behoefte aan kantoorhuisvesting in de toekomst? Wat is die behoefte? En hoe vertaalt die behoefte zich naar de huisvesting? Waar de ene organisatie thuiswerken tot de norm verheft, geeft de andere organisatie extra aandacht om de kantooromgeving aantrekkelijk te houden zodat het kantoor het hart van de organisatie blijft.

Het is niet de sterkste, de slimste of de snelste, maar degene die zich het beste kan aanpassen aan veranderende omstandigheden, die overleeft…

 

In oktober 2020 heeft HEVO een webinar georganiseerd over de impact van de coronacrisis op de kantoorhuisvesting. Ook heeft HEVO in opdracht van enkele gemeenten van juni t/m september 2020 enquêtes uitgevoerd onder circa 1.500 medewerkers van gemeenten. In dit artikel geven we een toelichting op een aantal trends en ontwikkelingen en de impact hiervan op de huisvesting: zowel tijdens de coronacrisis als erna (wanneer de anderhalvemetersamenleving achter ons ligt).

 

Een versnelde popularisering van digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken

Door de coronacrisis is het digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken bij bedrijven en instellingen, waar dat eerst nog niet mogelijk was, versneld geïmplementeerd. Het succes daarvan is afhankelijk van hoe duidelijk en open er over dit onderwerp wordt gecommuniceerd, hoe goed medewerkers hierin worden ondersteund en welke afspraken er worden gemaakt.

 

Doordat ineens altijd en overal gewerkt kan worden hebben medewerkers het gevoel altijd ‘aan te staan’. De grens tussen werk en privé vervaagt. Daarnaast vraagt het digitaal werken en vergaderen veel meer van ons brein dan dat een fysiek overleg dat doet.

 

Thuiswerken als onderdeel van de bedrijfscultuur

Door een versnelde popularisering van digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken zal thuiswerken of het werken op afstand steeds meer het nieuwe normaal gaan worden, ook ná de coronacrisis. Medewerkers gaan bewuster nadenken over waarom en wanneer ze naar kantoor gaan. Echter, de behoefte om naar kantoor te gaan zal blijven. De coronacrisis laat immers zien dat medewerkers het gebrek aan sociale interactie missen bij het werken op afstand. Ook het gevoel van betrokkenheid bij je organisatie en binnen je team wordt minder bij het volledig werken op afstand. Daarnaast leent niet iedere thuissituatie zich voor thuiswerken en is het zeer persoonsafhankelijk of thuiswerken effectief is en prettig werkt.

 

Doordat thuiswerken steeds meer onderdeel zal worden van de bedrijfscultuur en manier van werken, is de behoefte aan werkplekken op kantoor minder hoog.

 

Een andere behoefte aan werkplekken op kantoor

Er ontstaan meer extremen op kantoor. In de recente kantoorontwikkelingen volgde de kantoorwerkplek al de activiteiten die iemand verricht resulterend in een variatie aan werkplekvormen passend bij wat iemand op een dag doet. Van rumoerige werkplekken waar ontmoeting een nadrukkelijke plek krijgt tot rustige werkplekken of stiltezones waar men ongestoord kan werken: mensen hebben bij het thuiswerken vooral het 'live' contact met collega's gemist. Er is sterke behoefte aan ontmoeting en 'live' samenwerking. Ook na de coronaperiode blijft het belangrijk om deze activiteiten op kantoor te faciliteren.

 

De concentratiewerkplekken hebben, voor diegenen die al weer op kantoor komen, ineens een belangrijke tweede functie gekregen. Als men op kantoor komt voor het ontmoeten van collega’s of externen zit men tussendoor ook geregeld in digitaal overleg. Hiervoor zijn open of halfopen ruimten niet geschikt. Er zal dus een sterkere behoefte zijn aan concentratieplekken. De audiovisuele apparatuur in project- en vergaderruimten dient hierop ingericht te worden.

 

De extremen in het kantoorconcept (rust en rumoer) worden belangrijker. Een plek voor ontmoeting en een plek om 'hybride' te kunnen werken.

 

Keuzemogelijkheden: thuis of op kantoor

Sommige activiteiten lenen zich goed om thuis uit te voeren. Voor andere activiteiten is samenwerken op kantoor wenselijk. HEVO identificeert zes categorieën werkzaamheden:

 

Productie (individuele bureau)werkzaamheden

1. Elkaar informeren
2. Beslissingen nemen
3. Oplossingen zoeken
4. Persoonlijk (informeel) contact
5. Leren en ontwikkelen

1, 2 en 3 kunnen prima thuis. Dat is effectiever en efficiënter omdat men ongestoord en tijd- en plaatsonafhankelijk kan werken. Activiteiten 4, 5 en 6 doen we liever op kantoor, het liefst samen in een fysieke ruimte. Deze vragen interactie.

 

Andere mobiliteitsoverwegingen

Wanneer het hybride werken een vast onderdeel van het werkpatroon wordt, zullen we flexibeler omgaan met de reisbewegingen. Waarom zouden we immers in de file gaan staan als we ook eerst een paar uurtjes vanuit huis kunnen werken? Mogelijk dat de hoeveelheid reisbewegingen in zijn algemeenheid zal afnemen. Het digitaal ontmoeten heeft zijn effectiviteit immers bewezen. Dit plaatst de locatie van de kantoorhuisvesting van je organisatie in een ander perspectief.

 

Het belang van een gezonde werkomgeving wordt erkend

Het groeiende belang van een gezonde werkomgeving wordt niet alleen ingezien door werknemers, maar ook door werkgevers. Werkgevers worden met name gedreven door de voortdurende strijd in het aantrekken en behouden van talent en het optimaliseren van de totale operationele kosten waarvan circa 90% naar personeelskosten gaat. Zo is er een toenemende belangstelling voor de oorzaken van stress; een veelvoorkomend probleem op de werkvloer en belangrijke oorzaak van een burn-out en depressie.

 

Onder andere het uitgebreide onderzoek van de Universiteit Twente, Vrije Universiteit Amsterdam en CBRE, omschreven in de e-paper ‘Het sneeuwbaleffect van healthy offices’ uit 2017, bevestigt dat een gezond gebouw bijdraagt aan gelukkigere én productievere werknemers.

 

Het is dan ook niet verwonderlijk dat er een verschuiving plaatsvindt om niet alleen te kijken naar de prestaties van het gebouw, maar juist de gebruikers en hun functioneren in het gebouw centraal te stellen. Vandaar dat het meten van de gezondheid van een gebouw ten opzichte van zijn gebruikers zowel nationaal als internationaal is omarmd gezien de ontwikkeling van diverse nieuwe certificatiesystemen en beoordelingsinstrumenten waarvan WELL het meest bekend is.

 

De WELL Building Standard is een certificeringssysteem voor alle gebouwtypen dat de behaaglijkheid en gezondheid die mensen ervaren binnen gebouwen meet en monitort. WELL is gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek naar aantoonbare factoren die invloed hebben op het welzijn. Hierbij zijn tien thema’s naar voren gekomen waarop de certificering plaatsvindt: luchtkwaliteit, waterkwaliteit, voeding, licht, beweging, thermisch en akoestisch comfort, materialen, geestelijke gezondheid en gemeenschap. De WELL Building Standard biedt dan ook een framework aan concrete oplossingen in de aanpak van corona op de werkvloer. Hier valt te denken aan schoonmaakprotocollen en -voorzieningen, aanbieden van gezonde voeding, stimuleren van beweging, mentale gezondheid en sociale interactie, verwerken van natuur in het interieur en verbeteren van de ventilatie en (dag)lichtkwaliteit.

 

De bewustwording over het hebben van een gezonde werkomgeving nam voor de coronacrisis al toe. Laten we hopen dat de coronacrisis ons ook iets goeds brengt en de behoefte aan een gezonde werkomgeving laat versnellen.

 

Tot slot

Dat de coronacrisis impact heeft op onze manier van (samen)werken lijdt geen twijfel. Echter is het moeilijk op deze korte termijn te bepalen wat die impact precies gaat zijn. Mensen blijven immers gewoontedieren en vallen al snel terug in oude gewoontes als de omstandigheden dat toelaten. Neem daarom op de korte termijn geen overhaaste beslissingen op basis van emotie en geluiden uit de markt, geen enkele organisatie is hetzelfde!

 

Kim Vermeulen

 

Meer weten?

Neem dan contact op met Kim Vermeulen, telefoon 073 6 409 409 / kim.vermeulen@hevo.nl of met Nick Opbroek, nick.opbroek@hevo.nl.