Waar liggen kansen om de scholenbouw te versnellen?

Het bouwen van scholen neemt veel tijd in beslag. Schoolbesturen en gemeenten richten zich dan vaak op bouwbedrijven, in de veronderstelling dat snelheid daar het grootste verschil maakt. Maar volgens Willem Adriaanssen, procesmanager en strategisch adviseur duurzame huisvesting bij HEVO, ligt de sleutel tot versnelling juist in de besluitvormende en voorbereidende fasen. Zijn advies? Bekijk bouwtrajecten altijd integraal. De grootste tijdwinst wordt geboekt vóórdat de eerste schop de grond in gaat!

Voortraject duurt te lang

Willem steekt meteen van wal: ‘In de markt zien we dat organisaties vaak geneigd zijn de versnelling bij externe partijen te zoeken. Bij scholenbouwtrajecten is dat dus het bouwbedrijf.’ En hoewel Willem vindt dat je daar ook altijd naar moet kijken - iedere tijdwinst is immers mooi meegenomen - pleit hij vooral voor een meer integrale kijk op het hele bouwtraject. ‘Neem de gemiddelde duur van de bouw van een basisschool’, zegt hij. ‘Het daadwerkelijk bouwen duurt misschien een jaar. Als je heel erg je best doet, dan versnel je dat proces met 10 procent, en ben je een maand eerder klaar.’

‘Maar’, zo voegt Willem er meteen aan toe, ‘de totale doorlooptijd, mét besluitvorming en voorbereiding, duurt misschien wel acht jaar! Dan is een maand tijdsbesparing niet zo veel. In de voorbereidende fase kan een maand gelijkstaan aan ‘er is iemand ziek, dus we stellen de vergadering uit tot volgende maand’.’ Wat Willem maar duidelijk wil maken, is dat bouwtrajecten niet lang duren omdat het bouwen zo lang duurt. ‘Nee, bouwtrajecten duren lang omdat het voortraject zo lang duurt.’

Eigen organisatie en planning

Er zijn verschillende oorzaken die tot vertraging kunnen leiden in het voortraject. Dat kan zitten in de organisatie, de personele bezetting, zelfs de vergaderplanning. ‘Als je de verschillende verantwoordelijkheden in een project steeds aan één persoon koppelt, dan loop je het risico dat deze personen niet vervangbaar is’, legt Willem uit. ‘Vaak is het automatisch zo belegd in organisaties. Maar dat hoeft niet. Je kunt het ook zo inrichten dat er een duidelijke en eenvoudige structuur is waarbij de afhankelijkheden zo klein mogelijk worden gemaakt en mensen vervangbaar zijn.’

Hetzelfde geldt voor de procesplanning. ‘De meeste planningen zijn lineair bedacht’, weet Willem uit de praktijk. ‘In deze planningen volgt de ene stap logischerwijs op de volgende. Maar vaak gaan die planningen ervan uit dat alles meteen goed gaat. Dat er iets wordt opgeleverd en dat er bij het volgende afstemmingsmoment meteen goedkeuring is. Maar in de praktijk kan het ook anders lopen. Daar kun je rekening mee houden door van tevoren al extra afstemmingsdata in te plannen. Zijn ze niet nodig? Prima. Zijn ze wel nodig? Dan zijn ze vast ingepland en kun je voorkomen dat er te veel vertraging ontstaat.’

Willem is zich ervan bewust dat de hierboven genoemde adviezen kunnen overkomen als vanzelfsprekendheden of ‘open deuren’. Maar het weerhoudt hem niet ervan ze te herhalen, want ze zijn gebaseerd op wat hij in de praktijk tegenkomt. ‘Het belangrijkste is dat organisaties zich bewust zijn van de complexiteit bij bouwprojecten’, benadrukt hij. ‘Hoe álles met elkaar samenhangt. Dat geldt voor de organisatie en planning, maar ook voor het integraal inzicht in de voorbereidingsfase.’

Kennis, inzicht en ervaring

‘Juist in die voorbereidende fase zijn er heel veel zaken waaraan je aandacht moet besteden’, vervolgt Willem. ‘Daar komt het aan op kennis, inzicht, en bij voorkeur wat ervaring om zaken van tevoren te overzien. Zomaar een voorbeeld… bij slopen en bouwen ben je verplicht een flora- en fauna-onderzoek te doen. Als je dat vergeet, en je ontdekt vlak voor de start van het bouwen ineens dat er een bedreigde vleermuis op jouw terrein leeft, dan loop je onmiddellijk forse vertraging op.’

Ook hierbij geldt dat alles met elkaar samenhangt. ‘Hoe meer je van tevoren in kaart brengt en kunt overzien, hoe zekerder het is dat jouw project volgens planning uitgevoerd kan worden’, vertelt Willem. ‘Eigenlijk is het gewoon een kwestie van risicomanagement en daarvoor kun je het best professionele hulp inschakelen. Doe je dat niet, dan kunnen bouwprojecten op een spelletje Monopoly gaan lijken; ‘onderzoek vergeten, ga terug naar start’.’

Van initiatief tot haalbaarheidsfase

Volgens Willem zijn er een aantal fasen in het reguliere voortraject van bouwprojecten waar organisaties bijzondere aandacht aan kunnen besteden. Dat is in de eerste plaats de initiatieffase. Bij onderwijshuisvesting zijn schoolbesturen en gemeenten van elkaar afhankelijk. En in het ideale geval is er overeenstemming over de urgentie voor nieuwbouw of renovatie van een school. ‘Toch gaat het daar in de praktijk soms mis’, beschrijft Willem. ‘Als je als schoolorganisatie niet heel duidelijk in kaart hebt gebracht waarom juist jóuw school in aanmerking komt, dan kan het zijn dat je onderop de stapel van projecten belandt. Je moet heel helder in kaart brengen wat de noodzaak is. Is het gebouw verouderd, te klein of te groot, voldoet het aan milieunormen etc.?’

Een goede uitwerking van de details in de initiatieffase heeft direct invloed op de fase waarin gemeenten hun Integrale Huisvestingsplannen (IHP’s) opstellen. Eens in de vier jaar worden deze plannen gemaakt en ontstaat er inzicht in de plannen en budgetten voor maatschappelijke bouwprojecten. ‘Iedere school roept natuurlijk het hardst’, vertelt Willem. ‘Maar vanuit de gemeente bezien, moet je zorgvuldig omgaan met schaarse middelen. In de IHP’s worden de prioriteiten bepaald en budgetten toegewezen. En dan helpt het wel als de urgentie voor jouw schoolbouwproject duidelijk is beschreven.’

Maar zelfs opname in het IHP is nog geen garantie dat het schoolbouwproject wordt uitgevoerd. ‘In de zogenaamde haalbaarheidsfase moeten nog heel veel aspecten bepaald worden’, vertelt Willem. ‘Hoe ontwikkelt het aantal leerlingen zich? Hoe groot moet het gebouw worden? Op welk terrein? Moet er gesloopt worden? Is er tijdelijke huisvesting nodig? Moet het omgevingsplan worden aangepast? Stuk voor stuk vragen die, afhankelijk van het antwoord, potentieel voor veel vertraging kunnen zorgen.’

Campussen: synergie én extra uitdaging

Op het gebied van onderwijs zien we steeds vaker dat scholen hun krachten bundelen, zowel met andere scholen als met verschillende soorten organisaties, zoals kinderopvang, bibliotheken en sportclubs.

De realisatie van dit soort campussen kan leiden tot synergie en aanzienlijke kostenbesparingen. ‘Maar óók tot nieuwe uitdagingen’, merkt Willem op. ‘Waar een bouwproject voor een zelfstandige school al complex kan zijn, daar neemt de complexiteit nog exponentieel toe als het om een campus gaat. Bijvoorbeeld bij de gebiedsontwikkeling en grondverwerving, maar ook bij de samenwerking met andere organisaties op een terrein en in een gebouw. Of bijvoorbeeld bij de ruimtelijke procedures als het omgevingsplan moet worden aangepast.’

Tijdwinst door integrale aanpak

Vanwege zijn uitgebreide ervaring met duurzame scholenbouwtrajecten weet Willem als geen ander in kaart te brengen waarop organisaties zouden moeten letten. ‘Soms kan het lijken alsof ik geen optimist ben’, merkt hij lachend op. ‘En het klopt dat alle fasen die ik beschrijf, best wel complex zijn. Er is geen eenvoudige kant-en-klare totaaloplossing. En er zijn geen garanties dat alles gaat lukken als je het op een bepaalde manier aanpakt. Daarvoor zijn er te veel factoren in de lokale situatie rond projecten.’ Maar toch weet Willem dat er ook goed nieuws is. ‘Het goede nieuws is dat er juist in de complexiteit van het voortraject héél veel tijdwinst te behalen valt door bouwtrajecten vanaf het begin integraal te benaderen.’ ‘Niet te veel focussen op afzonderlijke deelprojecten’, adviseert Willem, ‘maar investeren in het integrale proces. Alles hangt met elkaar samen. Je wilt niet ergens in dat integrale proces iets kleins vergeten waardoor het héle proces vertraging oploopt.’