Het kantoor: nu en post-corona

De werkplek pre-corona was te versnipperd. Waar de digitalisering al een gestage opmars kende, versnelt de coronacrisis de transformatie van het werken op kantoor, op locatie en thuis. Wat blijft is een nieuw geïntegreerd totaalconcept rondom ‘thuis’, ‘onderweg’ en het kantoor als ‘gildehuis’.

Korte en lange termijn

Het woord 'anderhalvemetersamenleving' zal met het woord 'coronacrisis' vermoedelijk gaan strijden om de titel 'Woord van het jaar 2020'. Wat beide naast hun gezamenlijke oorzaak gemeen hebben is dat we vermoedelijk niet snel van hen af zijn. In het begin van de crisis dachten we dat we deze met een paar weken, hooguit enkele maanden, wel achter ons konden laten. Dat was de ‘korte termijn’. Voor de lange termijn moesten we ons gaan richten op de post-corona situatie: nadenken over datgene wat we structureel gaan overhouden aan deze crisis.

 

Die korte termijn lijkt nog wel een jaar te kunnen duren. Diverse instellingen in het hoger onderwijs houden rekening met de bekende beperkingen gedurende het gehele studiejaar 2020/2021. Mogelijk worden bepaalde maatregelen verder versoepeld en kunnen bepaalde evenementen weer doorgang vinden vanaf 1 september a.s. Maar het kantoor zal voorlopig wel 'coronaproof' blijven met een lage bezettingsgraad, desinfectiemiddelen en veel thuiswerk. Laten we hopen dat er in Nederland geen tweede golf van besmettingen komt.

 

Tegelijkertijd, laten we ook optimistisch blijven. De ontwikkeling van een vaccin lijkt serieuze voortgang te boeken. We leren het gedrag van het virus steeds beter kennen evenals de effectiviteit van behandelmethoden tegen COVID-19. De korte termijn duurt wellicht langer dan gehoopt. Maar de post-corona situatie breekt een keer aan. We zouden de ‘anderhalvemetersamenleving’ niet moeten projecteren op de lange termijn. En dan is de vraag: wat 'beklijft' er van de coronacrisis in onze kantooromgeving als er weer meer ruimte voor contact op de werkvloer komt? Wellicht gaan we nooit meer handen schudden (we zijn gewend geraakt aanraking te vermijden) maar gaan we wel weer intensiever 'fysiek' samenwerken.

 

Pre-corona: rust, ruis en rumoer

Wat kunnen we van de lange termijn verwachten? In het spectrum van werkplekvormen op kantoor voorzie ik dat we meer extreme kanten gaan opzoeken. In de recente kantoorontwikkelingen (in het pre-coronatijdperk) volgde de kantoorwerkplek al de activiteiten die iemand verrichtte. Niet de aloude, verfoeide kantoortuin, daar hebben we al lang geleden afscheid van genomen. Maar een variatie aan werkplekvormen passend bij wat iemand op een dag doet. Het spectrum was breed. Ontmoeting had al een nadrukkelijke plek gekregen, vaak in de vorm van werkcafés, in prettig vormgegeven samenwerkruimten en in brede gangen en verkeersruimten waar je kunt 'aanlanden'. Aan de andere kant van het spectrum hebben moderne kantoren concentratieplekken of stiltezones met meerdere werkplekken (vergelijkbaar met het regime van de stiltecoupé in de trein). Hier kan men ongestoord werkzaamheden verrichten, waarvoor een rustige werkplek belangrijk is (rapporten schrijven, e.d.).

 

Daar tussenin treffen we vaak een zone met werkplekken waar wat meer 'ruis' is. Je kunt er goed werken aan een arbo-genormeerd bureau, maar je treft er ook collega's voor korte gesprekken (collegiaal overleg) of op een nabijgelegen zitje. Er mag gebeld, gepraat en vooral ook gelachen worden. Het zijn de bekende wandelgangen waar je collega’s informeel treft.

 

Kortom: rust, ruis en rumoer, dat zijn de woorden om de moderne kantooromgeving mee samen te vatten.

 

Thuiswerk versus privéomstandigheden

Mensen hebben de afgelopen maanden tijdens het thuiswerken in coronatijd vooral het 'live' contact met collega's gemist. Er is sterke behoefte aan ontmoeting en 'live' samenwerking, zeker voor bepaalde typen mensen. Het recente onderzoek van de Radboud Universiteit wijst uit dat niet iedereen floreert bij het thuiswerken én dat persoonlijkheid ertoe doet [1]. Mensen die van nature emotioneler of empathischer van karakter zijn hebben hier meer moeite mee dan mensen met een consciëntieuze of extraverte aanleg. Verder leent niet iedere thuissituatie zich voor thuiswerk. Ben je niet zo ruim behuisd, zijn er na schooltijd kinderen over de vloer, is er veel herrie in de buurt? Het zijn allemaal beperkende factoren die er mede voor zorgen dat mensen graag naar kantoor gaan om te werken.

 

Het gildehuis

Er waren al nieuwe vormen van samenwerking in opmars (werken in projectverband, Agile werken, SCRUM-sessies etc.). Je kunt voor deze ontmoeting en samenwerking de vergelijking trekken met het 'gildehuis' uit de Middeleeuwen [2]. Vaklieden, die deel uitmaakten van gildes, werkten voornamelijk thuis omdat ze daar hun werkplaats hadden. In het dorp of de stad stonden de gildehuizen waar mensen vanuit hetzelfde gilde met enige regelmaat samenkwamen: soms voor spontane ontmoeting (even onder de mensen zijn) en vaak om informatie uit te wisselen, nieuwe technieken en innovaties te bespreken/leren, om plannen te bespreken, gezamenlijke projecten op te zetten, etc.

 

Tot slot

Vanuit het gildehuis van vroeger terug naar het kantoor van nu. De concentratiewerkplekken hebben - voor diegenen die alweer op kantoor komen - ineens een belangrijke tweede functie gekregen. Als we op kantoor komen voor ontmoeting, zitten we toch ook geregeld in digitaal overleg via Teams, Skype, Zoom, WebEx, Google Meets of welke toepassing dan ook gebruikt wordt met collega's en andere mensen die elders werken. Voor dergelijk overleg zijn open of halfopen ruimten niet geschikt. Er zal dus een sterkere behoefte zijn aan concentratieplekken en dit aantal zal moeten groeien. Audiovisuele apparatuur in projectruimten (en vergaderruimten) zal erop ingericht moeten zijn dat mensen 'live' in de ruimte aanwezig zijn en gelijktijdig kunnen communiceren via een beeldverbinding met mensen die vanaf een andere locatie aanhaken.

 

De 'extremen' in het kantoorconcept (rust en rumoer) worden belangrijker. Het kantoor wordt een plek voor ontmoeting én een plek om 'hybride' te kunnen werken. En het kantoor, de thuiswerkplek, een eventuele werkplek elders of onderweg én de digitale werkplek versmelten tot één geïntegreerd totaalconcept. Op lange termijn zal de inrichting van ‘thuis’ veranderen. Woningen moeten meer mogelijkheden voor thuiswerk gaan bieden. En ook de weg tussen beide mag niet onberoerd blijven. Meer plek om tijdens een reis te kunnen aanlanden en werken is cruciaal. Thuis, onderweg en kantoor: ze worden een toekomstbestendig concept, waarin mensen naadloos van de ene naar de andere werkplek kunnen overschakelen. Het Nieuwe Werken Nieuwe Stijl.

 

[1] Thuiswerk versus privé, in: Binnenlands Bestuur, jrg. 41, week 26

[2] Met dank aan Piet van Schijndel, voormalig directievoorzitter van Interpolis, die het idee al in 1998 opperde

Ook interessant

• Minder stress en een betere balans door een mensgerichte werkomgeving
• Agile werken in een moderne kantooromgeving
• Veilig weer naar kantoor
• Studentenhuisvesting en de impact van de coronacrisis

 

Meer weten?

Neem dan contact op met Michiel Otto, telefoon 073 6 409 409

Mail Michiel