‘Is een knopje opslaan mogelijk?’

Oefenen met het Digitaal Stelsel Omgevingswet

Op een donderdagochtend in juni melden zich een stuk of twintig ambtenaren bij een online bijeenkomst om het Digitaal Stelsel Omgevingswet uit te proberen. Elke drie maanden worden de laatst toegevoegde functionaliteiten getest. Vandaag kruipen de ambtenaren, vooral van gemeenten, onder andere in de rol van een architect die in Utrecht voor de verbouw van een pand een bouw- en een kapvergunning wil aanvragen, en in de rol van de eigenaar van een restaurant aan de Kromme Rijn in Cothen, die een terras gaat maken en wil weten wat de regels zijn voor aanleg van een steiger.

Daarvoor worden de deelnemers losgelaten in het ‘Omgevingsloket bèta’ met een scenario op zak dat ze geacht worden te doorlopen. Terwijl ieder thuis achter zijn eigen computer door het scenario ploetert, dan wel glijdt, kunnen ze een vragenformulier invullen waarin ze antwoord geven op vragen als ‘is het gelukt om de regels over het aanleggen van een steiger te bekijken?’, met als antwoordopties ‘Ja’, ‘Nee, want ...’ en ‘Bij nee, hoe verstorend is dit?’ (op een 10 puntsschaal).

Locatiegegevens
‘Heel anders dan normaal gesproken’, zo blikt Chris van Rossum van de gemeente Haarlem een paar dagen later terug op de bijeenkomst, die voor het eerst online was. ‘Normaal zit je met tweetallen en kun je sparren en spiegelen over antwoorden’, zegt hij. ‘Nu mis je de interactie.’ Die interactie beperkt zich tijdens deze bijeenkomst in eerste instantie vooral tot de chat, waarin deelnemers zich bijvoorbeeld afvragen waarom ze regels niet kunnen ‘uitklappen’ – ‘welke browser heb je?’, ‘Chrome’, ‘oké, dat kan het niet zijn’ – of waarin ze een tekort van het systeem opmerken: ‘Als je de activiteit invoert, verliest de engine de locatiegegevens.’

Vertrouwelijk
Nadat de deelnemers opgesplitst in groepen, maar toch vooral op hun eentje, twee keer een uur met de scenario’s geoefend hebben, is het laatste half uur gereserveerd om samen de ‘bevindingen’ te bespreken, oftewel: wat schort er nog aan? Daarvoor hebben de proefkonijnen tijdens het oefenen hun bevindingen in telegramstijl in een Excel-bestandje getikt. ‘Het vertrouwelijk maken van een document’, heeft Susanne Middelkamp, adviseur informatiemanagement bij waterschap Vechtstromen, daar ingevoegd.

Op verzoek van de moderator Miguel Hassink van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) licht ze haar bedenkingen toe: ‘Bij het vertrouwelijk maken van een document, staat: “U hoort later pas of het document vertrouwelijk wordt behandeld”. Als ik als burger een document indien, denk ik dan: “Ik zeg dat een document vertrouwelijk behandeld moet worden, maar vervolgens bedenkt die gemeente zelf wat ze ermee gaat doen. Dan dien ik dat document niet in.” Ik denk dat die tekst moet zijn: “Mochten wij uw document niet vertrouwelijk kunnen behandelen, dan krijgt u hier bericht van en dan zult u de melding opnieuw moeten indienen.”’

Een andere deelnemer valt haar bij en merkt op dat niet duidelijk is wat er onder ‘vertrouwelijk’ wordt verstaan. ‘Plus, in de tekst erbij staat dat je de tekst kunt bijvoegen zonder de vertrouwelijke informatie. Ik raakte verdwaald, laten we het daarop houden.’

‘Genoeg input om er nog eens op door te gaan in een separaat groepje’, concludeert Hassink, waarna hij de volgende bevinding voorleest: ‘Ik vind het niet duidelijk dat het systeem alles opslaat. Ook is er geen knopje afsluiten. Is een knopje opslaan/afsluiten mogelijk? Dat zal een geruststelling voor velen zijn.’ ‘Die opmerking hebben we vaker zien terugkomen’, zegt Hassink. Volgens de technisch ondersteuner is het mogelijk zo’n knop toe te voegen, ook al wordt alles al automatisch opgeslagen. ‘Dus het zal meer een fake opslaanknop zijn die je geruststelling biedt dan dat we technisch gezien er iets aan koppelen.’

Haakjes en oogjes
Chris van Rossum, projectleider digitalisering omgevingswet en procesmanager VTH (Vergunning, Toezicht en Handhaving) van de gemeente Haarlem, heeft er alle vertrouwen in dat hij en zijn collega’s op 1 januari 2022 in het DSO aan de slag kunnen. ‘Ik ben bij veel klankbordgroepen betrokken en volg het nauwgezet’, vertelt hij. ‘Ze doen erg hun best om het allemaal in orde te krijgen. Ik zie het langzamerhand groeien naar een goed stelsel. Er zitten wel wat haakjes en ogen aan en die proberen ze nu recht te trekken.’ Trouwens, iets meer dan een haakJE of een oogJE, zo verbetert hij zichzelf, is het koppelen van omgevingsplannen aan het DSO. ‘Dat is natuurlijk wel een groot issue. Dat is de reden geweest dat het hele DSO is uitgesteld. Daar zijn ze hard mee bezig. Ik hoop dat dit betekent dat er snel werkende applicaties op de markt komen. Wij als gemeenten zitten natuurlijk te springen om een keuze te kunnen maken uit werkende software.’

Leveranciers konden lange tijd die software, die gemeentelijke informatie over omgevingsplannen moet koppelen aan het landelijke stelsel, niet maken omdat de standaarden van het landelijk stelsel nog niet definitief waren. Pas sinds april is die standaard er. Er waren intussen wel al gemeenten die leveranciers opdracht hadden gegeven om deze applicatie te leveren, maar die hadden geen zekerheid over wat ze precies zouden ontvangen, omdat de software nog in ontwikkeling is. ‘Daar ligt het spanningsveld’, aldus Van Rossum. ‘Hoe langer je wacht, hoe meer leveranciers werkende software hebben, maar hoe minder tijd je hebt om te implementeren en te oefenen.’

‘Daar heeft hij helemaal gelijk in’, reageert Miguel Hassink, die als business liaison manager bij de VNG als koppelstuk tussen DSO en gemeenten fungeert, op Van Rossums dilemma. Wat zou de VNG’er twijfelende gemeenten adviseren? ‘Wij adviseren gemeenten om nu al wel de eerste stappen te zetten in de aanbesteding, zodat je eind dit jaar, begin volgend jaar kunt beginnen met de implementatie. Dat is het ideale scenario’, stelt hij. Oefenen en inregelen van de processen is nu eenmaal zeer belangrijk, verklaart hij.

Daarom gaat de VNG leveranciers stimuleren presentaties van ‘conceptuele software’ te geven, om zo het vertrouwen te winnen van de klanten. ‘Dan is de noodzaak om lang te wachten weg.’ Gemeenten kunnen in hun contract aangeven wat de eisen zijn waaraan de software moet voldoen, meent hij. ‘Maar ik begrijp ook goed dat gemeenten huiverig zijn, die willen iets in handen hebben gehad.’

Laagdrempeliger
Voor de twee andere applicaties die gekoppeld moeten worden aan het DSO – VTH en Toepasbare Regels – is wel al duidelijk wat de vereisten zijn. Van Rossum over VTH: ‘Op die markt zijn genoeg leveranciers met werkende software; daar hebben we de aanbesteding afgerond en zijn we bezig met implementatie.’ Overigens ziet de Haarlemse ambtenaar het DSO als een verbetering van het huidige systeem: ‘Ik zie veel meer functionaliteiten en het wordt laagdrempeliger.’ En zo hoort het ook. ‘De hele gedachte van het DSO is dat er één digitaal loket is en dat je een gelijke informatiepositie hebt; dus alle informatie die ambtenaren hebben, heeft de initiatiefnemer ook.’

Dat enthousiasme ziet Hassink terug bij de ambtenaren die periodiek oefenen met het DSO. ‘In het algemeen zijn de gebruikers enthousiast over wat ze krijgen en wat ze zien.’ Hoe verklaart hij dat? ‘In het DSO worden overtollige vragen weggelaten. Zo kan een gemeente bij een kapvergunning zelf instellen dat als eerste wordt gevraagd naar de diameter van de boom. Als die kleiner is dan 50 centimeter is de conclusie gelijk bekend en hoef je andere vragen niet meer in te vullen.’ Bovendien kunnen gemeenten eigen registraties gaan toepassen. ‘Bijvoorbeeld van beschermde bomen. Dan kan een gebruiker precies zien: die boom mag ik niet kappen. Je kunt gegevens veel beter verbinden; dat is de openstelselgedachte.’

Ook Henriët Akkerman, vergunningverlener bij de gemeente Coevorden en deelnemer van de gebruiksevaluatie, is positief. ‘Ik zie ten opzichte van het huidige Omgevingsloket Online vooruitgang op bepaalde gebieden. Bijvoorbeeld als iemand een vergunningaanvraag indient, staat er heel duidelijk wat de indieningsvereisten zijn en welke stukken je moet aanleveren. En er staat ook een heldere toelichting bij, wat die stukken zouden moeten inhouden. Ik denk dat als je dat straks als gemeente goed inricht en per categorie aanvraag bepaalt wat je van iemand wilt zien, je veel betere en completere aanvragen kunt krijgen.’

Minder eenduidig is het beeld dat Susanne Middelkamp van waterschap Vechtstromen heeft. Enerzijds is ze blij met het DSO. ‘Wij hadden in het verleden weleens dat mensen iets deden wat van ons niet mocht. Dan werd daarop gehandhaafd en dan werd gezegd: “Maar we hebben toch een bouwvergunning van de gemeente? Dan mag het toch?”

Omdat het nu allemaal bij elkaar staat, weet je als burger in ieder geval waar je aan toe bent’, vertelt ze. Maar ze heeft wel zorgen over de uiteindelijke uitvoering. ‘Het bevoegd gezag zet meestal alleen informatie over een beperkt aantal activiteiten in het digitale systeem’, zegt ze. ‘Dan heb je als burger nog steeds geen compleet beeld na die vergunningcheck.’ Ligt dat niet meer aan het bevoegd gezag dan aan het DSO? ‘Het is moeilijk te scheiden’, aldus Middelkamp. ‘De burger gaat naar de website en ziet maar een gedeelte van wat-ie zou moeten zien omdat wij als bevoegd gezag er soms voor kiezen er niet alles in te zetten.’

Hassink refereert aan ‘een paar grote discussies’ die nog gevoerd moeten worden, zoals over het ambtshalve invoeren van een aanvraag, waarbij de ambtenaar een aanvraag op papier krijgt van een burger. ‘Dan moet jij die aanvraag gaan doen namens die burger. Hoe werkt dat dan? Moet dan via DSO? Of rechtstreeks via VTH? Daar doen we nu een enquête over onder gemeenten. We krijgen daar onvoldoende grip op. Dat soort vraagstukken zijn we nog aan het uitzoeken.’